Von der grünen Wiese zu einer integrierten Planung
Der Impuls für das Projekt entstand aus dem Wunsch von Vitus Falk, Teamleiter Controlling bei TIMOCOM, und seinem Team, einen Single Point of Truth für die zentrale Unternehmensplanung zu implementieren. Profitieren von der neuen Planungslösung sollten neben dem Controlling auch die Fachbereiche, die in der operativen Planung involviert sind, sowie die Geschäftsführung. Die Ziele des Projektes waren,
- den manuellen und zeitlichen Aufwand maßgeblich zu verringern,
- dadurch die Planungsdauer zu verkürzen und
- durch eine größere Datengenauigkeit eine bessere Aussagekraft zu schaffen.
Zukünftig sollte die Arbeitszeit maßgeblich dafür aufgewendet werden, Analysen durchführen zu können anstatt die Datengrundlage zusammenzustellen und zu bereinigen. Gleichzeitig sollte das Projekt dazu dienen, Planungsprozesse für das Unternehmen auf den Wunsch der Fachbereiche zuzuschneiden.
Die Entscheidung, ein neues Planungstool einzuführen, traf TIMOCOM im Jahr 2018. Im gleichen Jahr sollte auch bereits erstmalig das Budget im neuen Planungstool geplant werden.
Eine zentrale Anforderung des TIMOCOM-Projektteams waren Auswahl und Aufbau einer Planungslösung, die es in späteren Projektphasen selbst weiterentwickeln und warten kann, ohne auf externe Hilfe angewiesen zu sein. Zusätzlich sollte das Tool gewisse Freiheiten bieten, um auf individuelle Bedürfnisse angepasst zu werden und somit eine TIMOCOM-spezifische Lösung zu implementieren.
Einführung und Einsatz von BOARD in 7 Monaten
Das perfekte Tool gibt es nicht – für das Team rund um Vitus Falk hat sich der Aufwand für Auswahl und Implementierung einer passenden Lösung dennoch gelohnt. Innerhalb von 7 Monaten wurde BOARD als Planungslösung umgesetzt und gleichzeitig zum ersten Mal für die Budgetplanung genutzt. Seitdem wurden zudem
- ein monatlicher Forecast umgesetzt,
- Personal- als auch Vertriebscontrolling voll integriert und
- das Management Reporting in der neuen Lösung dargestellt.
Die Implementierung eines neuen Tools in Verbindung mit der Optimierung der Planungsprozesse hat TIMOCOM vor allem eine wesentliche Zeitersparnis und Reduktion von manuellem Aufwand eingebracht. Beispielhaft nannte Vitus Falk hierfür einen Bericht, der zuvor in manueller Arbeit in ca. 1,5 Manntagen erstellt wurde und nun automatisiert generiert werden kann. Zudem lassen Aktualität und Granularität der Daten nun die gewünschte Zeit für Analysen.
Im Rahmen der Umsetzung gelang es TIMOCOM zudem interne Experten auszubilden, die auch in Zukunft das Tool weiterentwickeln können und somit die Lösung an veränderte unternehmensspezifische Anforderungen anpassen können. Auf diese Experten wird Vitus Falk weiterhin zurückgreifen, denn in naher Zukunft wollen er und sein Team den Budgetprozess handlungsfreundlicher für die Fachbereiche gestalten und neue Key-User ausbilden.
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