„DeepView“ – integrierte Konzernplattform für Planung, Reporting und Konsolidierung
Die Otto Group ist eine weltweit agierende Handels- und Dienstleistungsgruppe mit ca. 52.000 Mitarbeitern. Neben dem bekannten Multichannel-Geschäft ist sie auch in den Bereichen Finanz- sowie Logistikdienstleistungen aktiv. Zur Steuerung dieser verschiedenen Geschäftsmodelle wurde im Rahmen des Projektw „DeepView“ eine neue Konzernplattform geschaffen. André Karowski, Bereichsleiter Konzernrechnungswesen Otto Group, und Thorsten Becker, Controller Beteiligungscontrolling Otto Group, stellten das Projekt auf der PFK 2019 vor.
Ausgelöst durch interne und externe Treiber wie neue Anforderungen des Vorstands sowie ein sich immer schneller veränderndes Marktumfeld sollten im Wesentlichen drei Ziele mit „DeepView“ erreicht werden:
- Steigerung von Effizienz und Effektivität, z.B. durch Angleichung der Geschäftsjahre innerhalb des Konzerns
- Verbesserung von Transparenz und Reaktionsfähigkeit, z.B. durch die Einführung eines monatlichen Forecasts
- Schaffung eines Single Point of Truth, z.B. durch die Harmonisierung bestehender Systeme in einem neuen System
Von Bottom-up zu Top-down: neue Instrumente für Planung und Forecasting
Neben der systemischen Neuausrichtung auf SAP BPC wurden gleichzeitig neue Steuerungsinstrumente eingeführt bzw. bestehende Instrumente angepasst. Während sich die ursprüngliche Planung durch einen Bottom-up-Ansatz bei Budget- und Mittelfristplanung ausgezeichnet hat, war die strategische Planung hiervon teilweise entkoppelt und der Forecast beschränkte sich auf eine jährliche Prognose.
Im Zielbild der neuen Planung stand eine durchgängige, Top-down ausgerichtete Planung von der strategischen Planung über die Mittelfristplanung bis in das Budget hinein. Jeder Planungsanlass setzt dabei auf definierten Inhalten der vorgeschalteten Anlässe auf. So wurden strategische Ziele in detaillierte Budgetwerte „transformiert“ (s. Abb.).
Für den Forecast wurde ein neuer monatlicher Prozess etabliert, der frühzeitig die Geschäftsentwicklung widerspiegelt und somit die Möglichkeit bietet entsprechende Steuerungsimpulse zu setzen.
Umsetzung in SAP BPC
Als Systemlösung ist zunächst SAP BPC Standard gewählt worden und sowohl die neue Mittelfristplanung als auch das neue Budget wurden so umgesetzt. Durch einen Strategiewechsel auf Seiten des Softwareherstellers wurde jedoch ein Umschwenken auf SAP BPC Embedded notwendig.
Zusätzlich zum Standardumfang der Software fanden umfangreiche Eigenentwicklungen statt:
- Status- und Prozessmonitor:
Der Status- und Prozessmonitor ermöglicht eine webbasierte Nutzerführung sowie ein Tracking des Fortschritts aller relevanten Schritte im Rahmen der Eingabe der Daten, z. B. im Rahmen des Forecast oder des Monatsabschlusses. - Datenmeldecenter:
Das Datenmeldecenter ermöglicht es dem Datenmelder ebenfalls webbasiert, seine Daten per Eingabemaske oder Uploadfile bereitzustellen.
Bei beiden Entwicklungen wurden eine bessere Übersichtlichkeit und höhere Nutzerfreundlichkeit als in der Standardanwendung angestrebt, um eine bestmögliche User-Unterstützung und Akzeptanz von Seiten der Anwender zu gewährleisten.
Lessons Learned und Ausblick
Aus den Erfahrungen hoben André Karowski und Thorsten Becker vor allem die Bedeutung
- des begleitenden ChangeManagements sowie das Commitment aller Beteiligten zum Projektziel und
- von realistischen Zeitplänen verbunden mit der notwendigen Ressourcenausstattung
hervor.
Für die nächsten Jahre stehen weitere Integrations- und Optimierungsmaßnahmen an, wodurch auch die Konsolidierung integriert und Masken und Berichte weiter optimiert werden sollen.
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