Wann Tabellen und Diagramme im Reporting zum Einsatz kommen sollten

Tabellen und Diagramme in Berichten 

Die Frage nach der richtigen Präsentationsform für Informationen wird seit dem Beginn der 1960er Jahre und damit einhergehend mit der Verbreitung der Computertechnologie und dem unkomplizierteren Erstellen von Diagrammen diskutiert. Als Möglichkeiten der Informationspräsentation bietet sich neben den in diesem Tipp im Mittelpunkt stehenden Tabellen und Diagrammen (synonym Grafiken) auch die Textform an, wobei sich bei Letzterer die folgenden Ausführungen auf ergänzende Kommentare und Botschaften konzentrieren. Die Formulierung und Gestaltung längerer Fließtexte (z. B. in Geschäftsberichten) wird hier nicht näher beleuchtet.

Wann Tabellen zum Einsatz kommen 

Verwenden Sie Tabellen in erster Linie dann, wenn exakte Werte kompakt dargestellt werden sollen. Das Wort Tabelle wird aus dem Lateinischen «tabula» abgeleitet und bedeutet so viel wie «Brett»oder «Tafel». Tabelle steht also für «Zahlentafel», da eine Mehrzahl von Einzelzahlen in übersichtlicher Form dargestellt bzw. angeordnet wird. Die Anordnung der Zahlenwerte erfolgt nach einem Schema, bei dem sich Zahlenwerte in Spalten und Zeilen einordnen lassen. Klassische Tabellen enthalten nur Beschriftungen (Texte) und Zahlenwerte. Grafische Tabellen hingegen nutzen zusätzlich Symbole (z. B. Ampeln, Pfeile, Dreiecke), integrierte Abweichungsbalken oder Sparklines (Minidiagramme in einer Zelle in Form von Säulen oder Linien), um Abweichungen und Trends besser ersichtlich zu machen, bzw. auf Ausreißer hinzuweisen.
Aus der Controllerpraxis sind Tabellen nicht wegzudenken. Ein Großteil der verfügbaren Informationen wird in Tabellenform dargestellt. Die folgende Abbildung veranschaulicht und benennt die Elemente einer Tabelle:

Durch die gezielte Anordnung der Zeilen und Spalten helfen Tabellen dem Leser dabei, Vergleiche anzustellen. Zusätzlich können einfache Beziehungen bzw. Verbindungen unterschiedlicher Daten hergestellt werden.

Was für die Nutzung von Diagrammen spricht

Nutzen Sie Diagramme in erster Linie, um besonders wichtige Informationen zu präsentieren und auf Trends oder Ausreißer hinzuweisen. Das Wort Diagramm leitet sich aus dem altgriechischen ab und bedeutet «geometrische Figur, Umriss». Für unterschiedliche Zwecke werden unterschiedliche Typen eingesetzt, wobei die Bandbreite dabei sehr groß ist und vor allem im Zusammenhang mit Big Data stetig wächst. Die folgende Abbildung veranschaulicht und benennt die grundsätzlichen Elemente eines Diagramms am Beispiel eines gestapelten Säulendiagramms: 

Diagramme dienen der Visualisierung quantitativer Daten und sind in der Lage, die Aufmerksamkeit der Leser auf sich zu ziehen. Sie lassen uns rasch einen guten Überblick über die zu präsentierenden Daten gewinnen. Diagramme bleiben meist besser in Erinnerung als Tabellen. Vor allem im Zusammenhang mit sehr großen Datenmengen gewinnt die visuelle Darstellung durch Diagramme zunehmend an Bedeutung, da diese die kognitive Belastung des Berichtslesers reduzieren können. Allerdings besteht auch die Gefahr optischer Täuschungen und Fehleinschätzungen, z. B. wenn abgeschnittene Achsen, unterschiedliche Skalen oder 3D-Effekte verwendet werden.

Tabelle oder Diagramm? 

Die Frage, ob eine Tabelle oder ein Diagramm für einen bestimmten Informationszweck verwendet werden soll, lässt sich in der Praxis oft nur schwer beantworten. Eine gewisse Hilfestellung kann dabei die sog. Cognitive-Fit-Theorie bieten (Vessey, Cognitive fit: A theory-based analysis of the graphs versus tables literature, in Decision Sciences, Vol. 22., No. 2, 1991, S. 219–240). Sie besagt ganz allgemein, dass für jede Aufgabenstellung durch Vorerfahrungen etc. bereits eine «interne» Präsentationsform in den Köpfen der Berichtsempfänger verankert ist. Wenn z. B. die Berichtsleser über Jahre daran gewöhnt sind, dass die Erfolgsrechnung und die Bilanz in Tabellenform präsentiert werden, sollte diese Gewohnheit nicht durchbrochen werden. Die verwendeten Tabellen können aber optimiert und auch um grafische Elemente (z. B. Sparklines oder Abweichungsbalken) angereichert werden.
Ein anderes Beispiel könnte das Erkennen eines Trends bei Vorliegen einer langen Datenreihe mit vielen Werten sein, wie sie häufig bei Aktienkursen vorkommt. Die große Anzahl an Datenpunkten, die Aufgabenstellung und die Vorerfahrung lassen i. d. R. ein Liniendiagramm als optimale Wahl erscheinen. Wird dem Berichtsleser ein solches für die Aufgabenerfüllung zur Verfügung gestellt, spricht man von einem «fit»der «vom Gehirn gewünschten» und «der im Bericht tatsächlich gelieferten» Präsentationsform. Eine mangelnde Übereinstimmung der Präsentationsformen führt zu einer höheren kognitiven Belastung und damit zu einer Verschlechterung der Entscheidungsfindung im Hinblick auf die vorgestellten Bewertungskriterien Effektivität, Effizienz und Attraktivität.

Kernaussagen mit hervorgehobenen Kommentaren vermitteln 

Nutzen Sie Kommentare und Botschaften, um Kernaussagen zu vermitteln. Die Textform ist die älteste Form der Informationsübermittlung und wird seit jeher als Kommunikationsmittel verwendet. Ein Text kann Gedanken übermitteln und eher eine einheitliche Interpretation gewährleisten, als dies bei Tabellen und Diagrammen der Fall ist. Wichtige zentrale Botschaften sollten daher, unabhängig von der gewählten Visualisierungsform, in hervorgehobenen Kommentaren angeführt werden.

Achtung: Kurze, prägnante Kommentare lenken das Interesse und die Wahrnehmung stark ab und können andere Informationen in den Hintergrund drängen! Sie sind also nützlich, sollten aber sparsam und sinnvoll eingesetzt werden.

Einsatzgebiete von Diagrammtypen 

Nutzen Sie die verschiedenen Diagrammtypen entsprechend Ihres (bekannten) Hauptanwendungsgebiets. Neben der Frage nach dem grundsätzlichen Visualisierungstyp (Diagramm oder Tabelle) ist bei Diagrammen zu entscheiden, welcher Diagrammtyp herangezogen werden soll (z. B. Balken oder Torten, gestapelte Säulen oder Linien, Wasserfall horizontal oder vertikal, neue Visualisierungen wie ein Sankey- oder Sunburst-Diagramm). Je nach Zweck kann ein bestimmter Diagrammtyp besser oder schlechter geeignet sein, die relevanten Informationen zu transportieren. Ein Beispiel liefert folgende Abbildung: 

Im Folgenden werden die grundsätzlichen Anwendungsgebiete unterschiedlicher Diagrammtypen erläutert: 

Wie bereits erwähnt, ist die persönliche Erfahrung bzw. die Gewohnheit des Berichtslesers ein wesentlicher Einflussfaktor auf die Wahl des optimalen Diagrammtyps. Vor allem bei Diagrammtypen, welche noch unbekannt oder wenig bekannt sind, ist Vorsicht geboten. So weisen z. B. Inbar-Diagramme zur Identifikation von Abweichungen in Hinblick auf Effizienz und Effektivität bei erfahrenen Berichtslesern deutliche Vorteile auf. Bei unerfahrenen Berichtslesern bewirken diese Darstellungsformen aber oftmals genau das Gegenteil. Kommen diese Diagramme trotzdem zum Einsatz, sind begleitende Erklärungen und Schulungen unerlässlich.

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