Das Auge isst mit: Reporting-Standards und Best Practices in Power BI

Best Practices für benutzerfreundliche Power-BI-Reports

Technikbegeisterte Power-BI-Entwickler investieren oft viel Zeit in die Datentransformation und die Entwicklung komplexer DAX-Formeln. Diese Elemente sind essenziell, bleiben jedoch für den Endnutzer unsichtbar. Doch wie beim Essen gilt auch im Reporting: Das Auge isst mit. Selbst die beste technische Basis bringt wenig, wenn die Benutzeroberfläche unübersichtlich oder unintuitiv gestaltet ist.

Damit Ihre Reports nicht nur technisch überzeugen, sondern auch im Alltag verwendet werden, sind folgende Best Practices entscheidend:

1. Startseite für den Überblick

Eine gut strukturierte Startseite ist der erste Schritt zu einem erfolgreichen Report. Sie gibt den Nutzern eine klare Orientierung, bevor sie mit den Zahlen konfrontiert werden. Wichtige Informationen wie der Name des Reports, die Verfügbarkeit der zugrundeliegenden Daten, der Zeitpunkt der letzten Aktualisierung und ein Analysepfad können hier übersichtlich präsentiert werden. Diese Einführung hilft den Benutzern, den Kontext des Reports besser zu verstehen und gibt eine klare Richtung für die anschließende Analyse vor. Zusätzlich können erste globale Filter, wie beispielsweise die Auswahl der Periode, eingefügt werden, die auf alle Seiten des Berichts wirken. Dies erleichtert den Nutzern, ihre Analyse von Anfang an gezielt zu steuern und spart Zeit, da die Filtereinstellungen nicht auf jeder Seite einzeln vorgenommen werden müssen.

2. Einheitliches Layout sorgt für Konsistenz 

Ein einheitliches Layout auf allen Seiten des Reports ist entscheidend für die Orientierung. Nutzer sollten auf jeder Seite sofort erkennen, wo sie sich befinden und welche Informationen angezeigt werden. Da wir von links nach rechts und von oben nach unten lesen, sollte oben links immer ein Titel stehen, der das Thema der Seite beschreibt. In Power BI kann dieser Titel dynamisch gestaltet werden, sodass er sich je nach gewählten Filtern ändert – etwa bei einer Zeitraum – oder Segmentauswahl.

Die Platzierung von Filtern sollte ebenfalls standardisiert sein, um ein konsistentes Nutzererlebnis zu bieten. Eine einheitliche Typografie mit festgelegten Schriftarten und -größen unterstreicht diese Struktur und unterstützt die Benutzerfreundlichkeit.

3. Intuitive Seitenanordnung für eine nahtlose Benutzerführung

Ein Power BI-Report mit mehreren Seiten sollte den Nutzer schrittweise durch die Analyse führen. Die erste Seite sollte einen Überblick über das Unternehmen bieten und die wichtigsten KPIs zusammenfassen. Um Überforderung zu vermeiden, sollten tiefere Analysen und umfangreiche Tabellen auf den nachfolgenden Seiten platziert werden.

Statt für jede Analyse eine neue Seite zu erstellen, sollte jede Seite dynamisch aufgebaut sein, sodass verschiedene Fragen durch den Einsatz von Filtern und Slicern beantwortet werden können. Ein gut durchdachter „roter Faden“ sollte sich durch alle Seiten ziehen, sodass auf der ersten Seite abgeleitete Fragestellungen auf den folgenden Seiten detailliert beantwortet werden.

4. Farbgestaltung mit Bedacht wählen

Die Farbwahl hat eine starke Wirkung auf die Wahrnehmung von Informationen. Es empfiehlt sich, feste Farben für verschiedene Szenarien festzulegen, wie beispielsweise für Ist-, Plan-, Forecast- und Vorjahreswerte. Diese Konsistenz erleichtert es dem Nutzer, wichtige Informationen auf einen Blick zu erfassen. Hier können IBCS-Standards oder unternehmensinterne Regelungen verwendet werden.

Rot und Grün sollten für Abweichungen reserviert werden, um positive und negative Entwicklungen klar und deutlich darzustellen. Durch diese durchdachte Farbgestaltung verbessert sich die Benutzerfreundlichkeit und wichtige Informationen fallen sofort ins Auge.

5. Einheitliche Begriffe und Abkürzungen verwenden

Neben der Farbgestaltung spielt auch die Konsistenz bei der Benennung eine wichtige Rolle. Die wichtigsten Begriffe und Abkürzungen, wie Ist, Plan, Forecast und Vorjahreswerte, sollten in allen Berichten einheitlich verwendet werden.

Auch Fachbegriffe sollten klar definiert und einheitlich verwendet werden. Begriffe wie „Artikel“ und „Produkt“ werden oft synonym verwendet, obwohl sie dasselbe meinen und ein einziger Begriff ausreichen würde. Diese Unterschiede entstehen meist durch den Einsatz verschiedener Tools mit eigener Terminologie. Eine einheitliche Sprache sorgt dafür, dass alle Anwender die Daten korrekt interpretieren können, ohne über die Bedeutung der Begriffe nachdenken zu müssen.

Fazit

Ein gut gestalteter Power BI-Report ist mehr als nur eine technische Leistung – er erfordert einen strukturierten Ansatz, der Technik und Benutzerfreundlichkeit in Einklang bringt. Ein durchdachtes Layout, eine klare Navigation, eine abgestimmte Farbgestaltung und einheitliche Begriffe sind wesentliche Bestandteile, um den Endnutzern einen echten Mehrwert zu bieten. Denn wie beim Essen zählt nicht nur der Geschmack, sondern auch die Präsentation.

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