Agiles Projektcontrolling mit Design Thinking: Das Toolset / 2.2 Projektplanung

Wichtige Stakeholder des Projektcontrollings sind das Projektmanagement und die Geschäftsführung – sie haben auf das Projektcontrolling einen starken Einfluss sowie Anforderungen an das Projektcontrolling. In Tab. 1 sind die Aufgaben und Bedürfnisse zusammengefasst.

Projektmanagement	Projektcontrolling	Geschäftsführung
Ausgewählte Aufgaben
Beschaffung und Aufbereitung von Informationen und Zielpräzisierung Definition von zukünftigen Anforderungen, Trends, Megatrends Beschreibung des Projektes, der -struktur und der Qualitätsanforderungen Festlegung der Projektumwelt und wesentlicher Projekteinflussfaktoren Fokussierung des Stakeholder-Management, Customer Centricity Sprint-/Meilenstein-Plan mit Ressourcen- und Personaleinsatzplanung, Zuständigkeit, Kompetenzen inkl. agiler Anpassung Vermeidung von Projektrisiken	Servicefunktion für die Geschäftsführung Unterstützung des Projektmanagements bei der Planung, Umsetzung und der Reflexion in allen Projektphasen und der Erreichung der Projektziele Quantifizierung von Business Cases, inkl. der Kennziffern, Chancen und Risiken, Puffer/Reserven, Frühwarnindikatoren, Resilienz sowie der Maßnahmen Zielgerichtete Berichte mit Kennzahlen, Abweichungsanalysen, Maßnahmenvorschlägen und kritischen Themen	Schaffung der Rahmenbedingungen für das Projektmanagement Projektpriorisierung im Einklang mit der Strategie Erteilung von Projektfreigaben Genehmigung von Projektbudgets, Wunsch nach budgetschonendem Projekt aus quantitativer Sicht Beschluss von Maßnahmen bei Anpassung des Projektziels Entscheidung auf Basis der Projektberichte, inkl. der Kennzahlen, und -meetings

Tab. 1: Projektcontrolling in der Sandwich-Position zwischen Projektmanagement und Geschäftsführung

Auf alle Projekte wirken unterschiedliche Einflussfaktoren, die sich auf die Erreichung des Projektzieles auswirken. Daher ist es sinnvoll, diese Einflussfaktoren inkl. der daraus entstehenden Chancen und Risiken gleich zu Beginn mit in die Projektplanung einzubeziehen. Fakt ist, dass Planungen nahezu nie zu 100 % eintreffen können und eine Zielerreichung innerhalb bestimmter Bandbreiten erfolgt. Ein passendes Tool, um das Ziel genau zu fokussieren, Trends, Megatrends und Einflussfaktoren, die auf das Projekt wirken, darzustellen und daraus die Chancen und Risiken sowie Szenarien für eine Projektplanung mit den KPIs und KRIs sowie mögliche Maßnahmen abzuleiten, ist die Trend- und Szenarioanalyse.

2.2.1 Design-Thinking-Tool: Trend- und Szenarioanalyse – Tool-Beschreibung

Das Ziel der Trend- und Szenarioanalyse ist, Trends zu identifizieren und deren Auswirkungen in unterschiedlichen Szenarien zu quantifizieren. Im Weiteren werden die wichtigsten Faktoren und deren Ursachen, die einen Einfluss auf das Projekt haben, bestimmt. Auf dieser Basis können die Chancen und Risiken identifiziert und Handlungsoptionen abgeleitet werden. Das Trendanalyse-Tool hilft bei der Sammlung wertvoller Information und deren Strukturierung. So werden unterschiedliche Entwicklungen erfasst. Damit erhält das ganze Projektteam ein besseres Verständnis des Umfelds und ist dadurch in der Lage, die Qualität des Projektergebnisses zu erhöhen. Trends und Zusammenhänge können so mit dem Team und den Auftraggebern diskutiert werden und eine zu einfache, subjektive und eventuell monokausale Sichtweise wird vermieden.

Abb. 3: Tool Trend- und Szenario-Analyse bei der Projektplanung^[1]

[1] In Anlehnung an www.dt-toolbook.com/trends.

2.2.2 Der Ablauf (Nummerierung vgl. Template)

Im Zentrum steht das Projektergebnis (z. B. Digitalisierung aller Prozesse).

Auf Basis der Umfeldfaktoren (nach PESTEL: politisch, ökonomisch, sozial, technologisch, Umwelt und rechtlich) werden die wichtigsten Trends und Megatrends erarbeitet (wie z. B. New Work, Gesundheit, Konnektivität, Mobilität, Kultur oder Urbanisierung, Digitalisierung, Nachhaltigkeit).

Die wichtigsten Ausprägungen werden ermittelt und in einem Affinity Chart grafisch dargestellt. Danach wird nach Zusammenhängen bzw. möglichen Überschneidungen gesucht. So können bestimmte Muster und Schlüsselfaktoren sichtbar gemacht werden.

Auf Basis der Einflussfaktoren werden Chancen und Risiken und verschiedene Szenarien (z. B. Kapazitätsengpässe mit der Folge von Budgetüberschreitungen durch den Einsatz externer Mitarbeiter) abgeleitet, quantifiziert, mit KPIs und KRIs hinterlegt. Zusätzlich können qualitative Kennzahlen, wie subjektive Bewertungen, z. B. Abfrage von Zufriedenheit, Motivation, Frustration, mittels Skalenbewertungen, erhoben werden. Abschließend werden daraus mögliche Maßnahmen abgeleitet.

2.2.3 Die Ergebnisse am Ende der Phase

Projekte sind während ihrer Laufzeit unterschiedlichen Einflussfaktoren ausgesetzt, die den Projekterfolg positiv oder negativ beeinflussen können. So kann ein Projekt z. B. dem Risiko von Kapazitätsengpässen ausgesetzt sein, was in Folge, z. B. durch den Einsatz von externen Mitarbeitern, zu höheren Kosten und einer Budgetüberschreitung führen kann. Um – falls das Risiko eintritt – nicht überrascht zu werden und sofort handlungsfähig zu sein, ist es sinnvoll, sich in einem frühen Stadium über Chancen und besonders Risiken konkret Gedanken z...