Agiles Projektcontrolling mit Design Thinking: Das Toolset / 2.4 Konzeptphase

Die wesentlichen Ziele und Aufgaben der Konzeptphase sind:

• Festlegung der Lösung der Aufgabe, der Problemstellung im Projekt;
• Darstellung der verschiedenen Lösungsprinzipien für jede Teilfunktion im Projekt;
• systematische und methodische Bewertungen für die Teilfunktionen;
• Integration des Feedbacks der Nutzer und ggf. Integration in das Projektreporting;
• Bestimmung und Integration der Projektpartner;
• Sicherstellung der Machbarkeit des Projekts;
• Erstellung des Pflichtenhefts bzw. des Lösungskonzepts sowie der Aufwandsschätzung;
• Legung von weiteren Grundlagen für das Projekt und den Projekterfolg;
• Erstellung des Konzepts auf Basis des Meilensteinplans, worin die genauen Inhalte hinter den Meilensteinen konkretisiert werden.

Mit dem Tool Critical-Items-Diagramm gelingt es dem Projektcontrolling und dem Projektmanagement sehr gut, auf Basis des Meilensteinplans und der Erfahrungen aus den vergangenen Projekten, die Inhalte der Meilensteine genau zu beschreiben sowie eine Hilfestellung zu geben, wie diese im Anschluss konkret in die Projektumsetzung bzw. -durchführung gegeben werden können.

2.4.1 Design-Thinking-Tool: Critical Items Diagram – Tool-Beschreibung

Das Critical-Items-Diagramm^[1] zeigt die entscheidenden, erfolgskritischen Elemente und hilft dem Projektteam, den Fokus auf das Wichtigste zu legen und die genauen Inhalte hinter den Meilensteinen klar und transparent zu definieren und zu vereinbaren. In dieser Phase ist ein sehr genauer Blick auf die Stakeholder von Bedeutung – nicht nur auf die Nachfrage der Stakeholder – sondern vielmehr auf die genauen Bedürfnisse der Stakeholder. Entscheidende Elemente können Funktionen darstellen oder Erfahrungen, resp. Bedürfnisse des Nutzers. Idealerweise werden diese Elemente mit Prototypen ggf. in Form von Mock-ups verifiziert.

Abb. 5: Tool Critical-Items-Diagramm in der Konzeptphase^[2]

[1] Lewrick et al., 2019.

[2] In Anlehnung an: www.dt-toolbook.com/critical-items.

2.4.2 Der Ablauf (Nummerierung vgl. Template)

Zuerst wird im Projektteam die Frage geklärt, "Was ist entscheidend für eine erfolgreiche Lösung des einzelnen Meilensteins bzw. des Problems?". Jeder notiert die für ihn/sie entscheidenden 8 Elemente auf Post-ist. Diese Elemente werden anschließend in das Tool Critical-Items-Diagramm überführt, im Team diskutiert und priorisiert.

2.-3. Dabei wird unterschieden, ob es Erfahrungen der Nutzer oder Funktionen für den Nutzer betrifft. Aus Projektsicht müssen diese Elemente besonders beachtet werden. Deren Nicht-Erfüllung stellt ein erhebliches Risiko dar.

4. Mit "How might we..."-Fragen kommt das Team in die Umsetzung. Auf Basis der "How might we..."-Fragen und deren Beantwortung kommen Umsetzungsaspekte in die Diskussion, die in der Konzeptphase helfen, breit aufgestellte Lösungsaspekte zu integrieren.

2.4.3 Die Ergebnisse am Ende der Phase

Am Ende dieser Phase sind auf Basis des Meilensteinplans die konkreten Inhalte der einzelnen Meilensteine sowie die Anforderungen und Kriterien, was den entsprechenden Meilenstein auf "erledigt" stellt, definiert.