Agiles Projektcontrolling mit Design Thinking: Das Toolset / 4 Quick Check für ein agiles Projektcontrolling mit Design Thinking

Der Quick Check gibt dem Anwender die Möglichkeit, auf Basis der folgenden Punkte ein Projektcontrolling mit Design Thinking im Haus kontinuierlich zu integrieren und den aktuellen Stand zu reflektieren.

Der erste Teil (1. Allgemein) dient der allgemeinen Bestandsaufnahme, wie ganzheitlich Projektcontrolling im Unternehmen verankert ist – gerade im Vergleich zu den Wettbewerbern. Eine nicht sehr hohe Ausprägung kann die Dringlichkeit von Veränderungen deutlich machen, die in den folgenden Punkten reflektiert werden. Die folgenden Abschnitte betrachten das Skillset, das Mindset und die genutzten Prozesse und Tools.

1. Allgemein	1 Sehr gering	2	3	4	5 Sehr hoch
Wie hoch ist die Abweichung der ursprünglich gesteckten Projektziele (Scope, Budget und Zeitplanung) im Vergleich zum tatsächlich Erreichten?
Wie effizient sind die Projekt-Aktivitäten im Vergleich zur Konkurrenz?
Wie hoch ist die Stakeholderorientierung im Unternehmen?
In welcher Ausprägung beeinflussen die Projekt-Aktivitäten nachhaltig die Prozesse in der Organisation?
Wie hoch sind die Mehrwerte des Projekt-Controllings für das Projektmanagement und für die Geschäftsführung?

2. Das Skillset im Projektcontrolling	1 0 %	2 25 %	3 50 %	4 75 %	5 100 %
Sind die Basis-Kompetenzen – IT-Skills, Reporting, Steuerungsfunktion – in der Projekt-Controlling-Abteilung abgebildet?
Werden die verantwortlichen Mitarbeiter der Projekt-Controlling-Abteilung als echte Business-Partner im Unternehmen gesehen, akzeptiert und geschätzt?
Sind die verantwortlichen Mitarbeiter fit in den agilen Management-Methoden, können diese gekonnt anwenden und erzielen nachhaltige Ergebnisse daraus?
Wie stark ist eine offene, faire, transparente und stakeholderorientierte Kommunikation der Kennzahlen und Maßnahmen von Projektcontrolling im Unternehmen?
In welchem Ausmaß sind die Mitarbeiter im Projektcontrolling bereit, ihre eigene Komfortzone zu verlassen zugunsten einer nachhaltigen und zugleich agilen Umsetzung im Projektcontrolling?

3. Das Mindset im Projektcontrolling und im Unternehmen	1 0 %	2 25 %	3 50 %	4 75 %	5 100 %
Wird eine angstfreie und positive Fehlerkultur gelebt, die ständiges Lernen und Innovation fördert?
Werden die Teams interdisziplinär und mit unterschiedlichen Skills und (Charakter-)Eigenschaften zusammengesetzt?
Werden die Stakeholder des Projektcontrollings eingebunden und findet Co-Creation mit Kunden/Nutzern statt?
Ist die Projektcontrolling-Abteilung in der Lage, komplexe und kreative Problemlösungen zu erarbeiten, auch außerhalb der eigenen Komfortzone?
Können die Teams selbstgesteuert arbeiten?
Werden die Prozesse laufend und regelmäßig in den Teams und im Projektcontrolling reflektiert?
Hat das Projektcontrolling die Möglichkeit, gut ausgestattete Kreativ-Räume zu nutzen?

4. Das Toolset im Projektcontrolling	1 0 %	2 25 %	3 50 %	4 75 %	5 100 %
Werden die Prozesse mit Design Thinking bzw. mit einzelnen agilen oder Kreativitätsmethoden erarbeitet?
Entwicklung von Planung, Forecast, Budget, KPIs, KRIs
Anpassung des Kosten-, Erlös- und der Kalkulationsprozesses
Erarbeitung von Business Cases und Break-Even-Analysen
Projektcontrollingprozess
(Produkt-)Entwicklung und Innovationsprozess
Werden die Aufgaben mit Design Thinking bzw. mit einzelnen Tools erarbeitet?
Informationsfunktion
Planungsfunktion
Koordinationsfunktion
Kontroll- und Steuerungsfunktion
Ist das Data Management und Reporting stakeholderorientiert ausgerichtet?
Gemeinsames, transparentes Bild und Verständnis über die Stakeholder-Bedürfnisse
Regelmäßige Retrospektiven und kontinuierliche Verbesserung (KVP) sind Teil des Reportings
Die Know-how-Entwicklung und das Lernen der Organisation werden gemessen
Die Projektplanung, -budgetierung und gemessenen KPIs und KRIs reflektieren die Agilität im Projektcontrolling
Bandbreitenplanung ist im Reporting berücksichtigt
Wichtige Elemente im Reporting sind: Customer Centricity (Kundenorientierung), Employee Centricity (Mitarbeiterorientierung) und Stakeholderorientierung.

Tab. 2: Quick Check^[1]

Der obige Quick Check kann IT-gestützt erfolgen. Aus der Aggregation und Visualisierung im Beispieldiagramm (Abb. 10) lässt sich ableiten, in welchen Punkten Handlungsbedarf besteht. Die Ergebnisse können auf unterschiedlichen Ebenen zusammengefasst werden.

Abb. 10: Ergebnisse des Quick Checks^[2]

[1] In Anlehnung an Link/Heller-Herold, 2021.

[2] In Anlehnung an Link/Heller-Herold, 2021.