Verursachungsgerechte Zuordnung von Kosten
Infolge der Umstrukturierung sind sämtliche Kennzahlen verfügbar, die es ermöglichen, alle Abläufe nicht nur innerhalb des After Sales Service, sondern auch in vielen weiteren Geschäftsbereichen beurteilen und weiterentwickeln zu können – sei es nun das Qualitätsmanagement, die Materialwirtschaft oder Forschung & Entwicklung.
Die Veränderungen, die sich aus den beiden zuvor beschriebenen Maßnahmen ergeben haben, sind beträchtlich. Ihrer Beurteilung soll nun dieses Kapitel gelten. Dabei werden die drei Kernbereiche des After Sales bei LEWA ausführlich erläutert: "Ersatzteile-Verkauf", "Service vor Ort" und "Reparatur im Haus".
Einfache Kostenzuordnung innerhalb SAP
Grundsätzlich kann gesagt werden, dass die Integration in SAP eine einfache, verursachungsgerechte Zuordnung von Material- und Personalkosten auf die einzelnen Aufträge zulässt – was früher unmöglich war. Das Tagesgeschäft läuft besser und es eröffnen sich hervorragende Möglichkeiten, diversifizierte Aktivitäten des Unternehmens zusammenzuführen.
- Das potenzielle Marktvolumen kann auf Basis der verkauften Einheiten abgeschätzt und mit der tatsächlich erreichten Marktausschöpfung abgeglichen werden.
- Alle relevanten Daten stehen zeitnah für die Analyse zur Verfügung.
- Ein einheitliches Reporting ist gewährleistet.
- Die Abbildungslogik der Kunden- und Produktergebnisrechnung ist für alle Bereiche einheitlich – somit gibt es z. B. eine lückenlose Jahresergebnisrechnung für das Unternehmen.
5.1 Optimierung beim Prozess "Ersatzteile-Verkauf"
Zuordnung jedes Ersatzteils zur Pumpe
Bestellte ein Kunde in der Vergangenheit mehrere Ersatzteile, konnten diese Teile nur dem Kunden zugeordnet werden (über seinen Kundenauftrag) – auch wenn er mehrere Pumpen besaß. Jetzt kann jedes Ersatzteil konkret der individuellen Pumpe zugeordnet werden, für die es benötigt wird. Dabei bewegt sich der Mitarbeiter von LEWA im SD-Modul. Daraus resultiert:
- Es ist darstellbar, wie viele Folgeaufträge jede einzelne Pumpe generiert.
- LEWA kann seine Kunden mit der Information unterstützen, wie viele und welche Ersatzteile sie bereits bestellt und im Lager haben müssten.
- Bei einem eingehenden Auftrag kann sofort festgestellt werden, ob derselbe Auftrag bereits bei einer anderen (evtl. ausländischen) LEWA-Niederlassung oder -Vertretung eingegangen ist und bearbeitet wird.
- Die Lagerhaltung kann optimiert werden, wenn bekannt ist, wie viele Ersatzteile ein Pumpentyp durchschnittlich "verbraucht".
- Häufen sich bestimmte Ersatzteilaufträge, ermöglicht das Rückschlüsse auf die Produktqualität.
5.2 Optimierung beim Prozess "Service vor Ort"
Vereinfachte Lagerbewegung ohne Zwischenaufträge
Zum Verständnis: Bei dieser Aktivität entnimmt ein Servicemitarbeiter dem Lager verschiedene Ersatzteile, fährt zum Kunden, führt dort die Servicemaßnahme(n) durch und lagert die Teile, die er nicht verbraucht hat, anschließend wieder ein. Für diesen Vorgang mussten vor dem Re-Design des Prozesses drei Kundenaufträge geschrieben werden:
- Für die Teile-Entnahme: Im SD-Modul muss nach der Belieferung fakturiert werden, d. h., der Vorgang muss abgeschlossen und abgerechnet werden.
Für die Rückgabe der nicht verbrauchten Teile: Da der erste Teil des Vorgangs abgeschlossen war, musste dieser zusätzliche Auftrag den ersten entlasten. Dieser Zwischenauftrag funktionierte wie ein virtuelles Konsignationslager. Darunter versteht man das Warenlager eines Lieferanten, welches sich im Unternehmen des Abnehmers befindet. Die Ware verbleibt so lange im Eigentum des Lieferanten, bis der Kunde sie aus dem Lager entnimmt. Erst zum Zeitpunkt der Entnahme findet eine Lieferung als Grundlage der Rechnungsstellung statt.
Da die Aufträge nicht immer sauber entlastet wurden, wurde im sog. Konsignationslager ein künstlicher Warenbestand aufgebaut, der ein falsches Bild des tatsächlichen Lagerzustands lieferte.
- Für die Leistungserfassung: Für die Entlastung konnte keine Rechnung gestellt werden – also musste für die tatsächlich erfolgte Leistung ein dritter Auftrag geschrieben werden.
Insgesamt ein sehr unwirtschaftlicher Prozess.
- Mit dem fiktiven Ein- und Auslagern wurde das Controlling mit Kosten belastet, die real nicht existierten und wieder zurückgerechnet werden mussten.
- Die Buchhaltung hatte Probleme mit Rechnungsabschlüssen.
- Das Lager stellte sich im System anders dar, als es in Wirklichkeit war.
Jetzt hat LEWA beim Service vor Ort eine vereinfachte Lagerbewegung: Das CS-Modul stellt eine Teileentnahme nur als Verschiebung vom Lager in die Produktion dar – die Teile verbleiben aber bestands- und wertmäßig bei LEWA. Die Bewegung verlangt keine Rechnung und kann ohne Weiteres wieder durch eine Rücklagerbewegung entlastet werden. Der Abschlussbeleg ist im CS-Modul einfach nur die Warenrückgabe-Meldung und es wird tatsächlich erst am Ende eine Rechnung gestellt.
5.3 Optimierung beim Prozess "Reparatur im Haus"
Überblick über die tatsächlichen Prozesskosten
Auch hier muss der Vorgang, wie er in der Vergangenheit ablief, zur Verdeutlichung kurz umrissen werden:
- Bei der Reparatur im Haus wurde die Pumpe ohne SAP-Buchung angeliefert.
- Nach der Bestan...