Auftragsgrößenstruktur: Möglichkeiten der Optimierung - ... / 2 Das Unternehmen und Grundsätzliches zur Excel-Datei

2.1 Gründe für die Durchführung der Auftragsstrukturanalyse im Beispielunternehmen

Bei der GmbH handelt es sich um ein kleines produzierendes Unternehmen aus der Metallindustrie mit 24 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz in der Größenordnung von knapp 3,2 Mio. EUR. Der Gewinn vor Steuern liegt seit Jahren im Mittel bei 250.000 EUR. Die GmbH beliefert vor allem kleine und mittelständische Unternehmen sowie Privatkunden mit Metallprodukten, wie beispielsweise Winkel, auf Maß geschnittene Bleche oder Befestigungsteile. Zum Programm gehören auch Werkzeuge sowohl für den professionellen als auch für den privaten Gebrauch.

Die Privatkunden ordern typischerweise kleine und kleinste Mengen, wobei etwa 40 % der Verkäufe direkt ab Fabrik bzw. Fertigung erfolgen. Der Rest der Bestellungen erfolgt per Lieferung an die Kundenadresse. Auch bei den Geschäftskunden dominieren kleinere Aufträge. Ein kleinerer Teil der Geschäftskunden ist Selbstabholer; die meisten Produkte werden wie bei den Privatkunden verschickt. Die Auftragsgröße reicht typischerweise von etwa 15 EUR bis knapp 550 EUR. Größere Kundenprojekte und individuell zu kalkulierende Großaufträge sind seltene Ausnahmen. Die Annahme und Bearbeitung des Großteils der Aufträge erfolgt durch 3 – 4 Personen entweder in der Auftragsannahme oder im Vertrieb telefonisch, per Fax oder per E-Mail. Bei der Auftragsbearbeitung werden zwar Computer verwendet, trotzdem wird in den meisten Fällen noch manuell mit Formblättern gearbeitet, etwa bei der Auftragsbestätigung.

Im ersten Halbjahr des vergangenen Jahres hat die GmbH bei verschiedenen Stichproben festgestellt, dass die Kosten für die Auftragsbearbeitung im Schnitt bei knapp 30 EUR lagen, unabhängig davon, wie groß das Auftragsvolumen war. So lagen die Kosten für umsatzstarke Aufträge bei diesen Stichproben nur einen halben bis etwa zwei Euro höher als bei kleinen Aufträgen. Bedenklich für die Unternehmensleitung war u.a., dass der Wert vieler Aufträge zum Teil deutlich geringer ausfällt als die Höhe der reinen Bearbeitungskosten, sodass mit jedem Kleinauftrag ein Verlust realisiert wird. Aufträge unterhalb von 30 EUR plus die sonstigen variablen Kosten eines Auftrags müssten aus betriebswirtschaftlichen Gründen eigentlich abgelehnt werden, was aber aufgrund der Kundenstruktur kaum möglich ist.

Diese Ergebnisse haben die Geschäftsführung der GmbH zur einer Überprüfung veranlasst. Sie baten den Kostenrechner festzustellen, ob es sich um zufällige Ergebnisse handelt oder ob die Stichproben repräsentativ sind. Im letzeren Fall sollte eine systematische Verbesserung der Auftragsgrößenstruktur umgesetzt werden. Der Kostenrechner hat die Aufgabe mithilfe der nachfolgend beschriebenen Excel-Datei gelöst. Die Vorgehensweise der GmbH wird im weiteren Verlauf direkt anhand der Excel-Datei besprochen, um die Lösung leicht nachvollziehen zu können.

2.2 Grundsätzliches zum Umgang mit der Excel-Datei

Die Excel-Datei umfasst die Arbeitsmappen:

1	Checkliste	8	Zeit Neu
2	Istanalyse	9	Kosten Neu
3	Grafik Istanalyse	10	Grafik Wiederholung
4	Zeit Ist	11	Ergebnis
5	Kosten Ist	12	Grafik Ergebnis
6	Maßnahmen	13	Dokumentation
7	Wiederholung

Bei der Nutzung der Datei sollte der Anwender folgende Aspekte berücksichtigen:

• In Zellen mit blauer Schrift können uneingeschränkt Eingaben vorgenommen werden.
• In Zellen mit roter Schrift können ebenfalls Eintragungen vorgenommen werden. In diesen Zellen befinden sich aber in der Regel Formeln, die vor einem Überschreiben überprüft werden sollten.
• Eingaben sollten nicht in Zellen mit schwarzer Schrift vorgenommen werden.
• In den Arbeitsmappen sind in vielen Zellen Hilfstexte (Kommentare) eingetragen, um die Arbeit mit der Datei bei der täglichen Arbeit zu erleichtern. Die Kommentare lassen sich, wenn sie nicht mehr benötigt werden, löschen, indem man auf die jeweiligen Zellen mit der rechten Maustaste klickt und dann die Funktion "Kommentare löschen" wählt.
• Bei der Arbeit mit der Datei sollte zudem darauf geachtet werden, dass die Mappen möglichst in der Reihenfolge abgearbeitet werden, in der sie in der Datei angeordnet sind. Dies entspricht im Normalfall auch einer sinnvollen chronologischen Bearbeitungsreihenfolge. Erst bei einer Wiederholung der Analyse kann überlegt werden, ob von der Reihenfolge abgewichen werden soll.