Ralf Greiner

Sie wollen mit Daten aus langen Listen rechnen und Summen nach bestimmten Kriterien bilden? Dann sind Pivot-Tabellen das richtige Werkzeug für Sie. Allerdings kann man bei Ausgangsdaten mit mehr als 4 Spaltennamen beim Aufbau der Pivot-Tabelle schnell durcheinander kommen. Ein einfaches "Anklicken" der Spaltennamen nach dem Motto "Pivot wird es schon richtig machen" funktioniert bei mehr als 4 Spalten leider nicht. Mithilfe der folgenden Faustregel können selbst aus Ausgangsdaten mit vielen Spalten übersichtliche Pivot-Tabellen erstellt werden:

Die Faustregel in Kürze

  1. Inhalt mit "pro"-Satz festlegen wie z. B. "Bedarf pro Abteilung".
  2. Der Spaltenname, der nach dem Wort "pro" steht wird in den Bereich "Spalten" gezogen.
  3. Der Spaltenname mit den zu berechnenden Zahlenwerten wird in den "ΣWERTE"-Bereich gezogen.
  4. Die Spalte, die für den Empfänger am zweitwichtigsten ist und den Inhalt der Spalten besser erklären soll wird in den Bereich "Zeilen" gezogen.
  5. Die Spalten, nach denen im "pro"-Satz nicht konkret gefragt wurde werden in den Bereich "Filter"gezogen.

Abb. 1:Pivot-Tabellen aus Daten mit mehr als 4 Spalten erstellen

Die Faustregel im Detail

  1. Legen Sie fest, welche Spalten Sie wie SEHEN wollen und stellen einen passenden Satz dazu auf, wie z. B. "Mengen pro Kunde"; "Artikel pro Jahr", "Bedarf pro Abteilung".
  2. Der Spaltenname, der nach dem Wort "pro" steht wird in den Bereich "SPALTEN" der Pivot-Tabellen-Felder gezogen. Im Beispiel ist es das Wort "Abteilung".
  3. Die Spalte, in der die Zahlenwerte stehen (hier "Bedarf 1.1.2018"), die aufsummiert werden sollen, zieht man in den "ΣWERTE"-Bereich der Pivot-Tabellen-Felder.
  4. Die Spalte, die für den Empfänger am zweitwichtigsten ist (hier "Referat") und den Inhalt der Spalten ("Abteilung") besser erklären soll zieht man in den Bereich "ZEILEN"der Pivot-Tabellen-Felder.
  5. Die Spalten, nach denen es gut wäre, filtern zu können (hier "Zweckbestimmung"), werden in den Bereich "FILTER" gezogen. Sollte es keine Vorgabe geben, werden einfach alle Spalten, nach denen nicht konkret gefragt wurde in den Filter gezogen. Dadurch ist die Pivot-Tabelle flexibel, da sie alle Daten beinhaltet.

Abb. 2:Pivot-Tabellen aus Daten mit mehr als 4 Spalten erstellen

 
Praxis-Tipp

Weniger ist mehr

Es kann einiges an Zeit ersparen, wenn vor der Erstellung des Berichts gezielt beim Empfänger nachgefragt wird, was der Bericht genau enthalten soll.

Dieser Inhalt ist unter anderem im Controlling Office enthalten. Sie wollen mehr?

Jetzt kostenlos 4 Wochen testen

Anmelden und Beitrag in meinem Produkt lesen


Meistgelesene beiträge