Benchmarks von Supportprozessen effizient und sicher setzen / 3.2 Datenbasis

Praktisch ist es, nach der Definition des Untersuchungsgegenstandes zunächst festzustellen, welche Daten verfügbar sind. Dabei muss selbstverständlich ein Zusammenhang mit dem Benchmarking vorhanden sein.

Notwendige Informationen

• Die Beschreibung der in den Vergleichsunternehmen vorhandenen Situation bzgl. des Inhaltes des Benchmarking macht den Anfang. Damit wird festgestellt, ob eine Vergleichbarkeit gegeben ist und welche übrigen Informationen notwendig sind.
• Die in dem jeweiligen Unternehmen mit dieser Situation verbundenen Kosten werden benötigt, damit eine Bewertung der aktuellen Situation möglich ist.
• Die untersuchten Prozesse müssen mit Leistungen in Verbindung gebracht werden. Das können Eurowerte sein wie Umsatz oder Profit. Es sind aber auch Mengenangaben oder qualitative Einschätzungen möglich.

Beispiele für benötigte Informationen
Inhalt der Untersuchung	Kosten	Leistungen
Informationsverarbeitung	Systemkosten Personalkosten Wartungskosten Ausbildungskosten	Anzahl der Anwender Umsatz pro IT-Kosteneinheit
Vertriebsweg	Personalkosten Rabatte Marketingkosten	Umsatz Deckungsbeitrag
Fertigungstiefe	Kosten der Beschaffung Abschreibung Fertigungskosten	Herstellkosten Deckungsbeitrag Durchlaufzeit
Fuhrpark	Speditionskosten Abschreibung Energiekosten Personalkosten Reparaturkosten	Umsatz pro Kosteneinheit Transportkilometer Transportmenge

Tab. 1: Beispiele für Daten nach Untersuchungsgegenstand

"Klassische" und alternative Datenquellen

Im Idealfall kommen diese Daten aus einer Prozesskostenrechnung. Das ist jedoch nur möglich, wenn die Kostenrechnung in den beteiligten Unternehmen entsprechend ausgebaut ist und die Daten für den Unternehmensvergleich auch geliefert werden.

Für eine schnelle Durchführung des Benchmarking können aber auch alternative Datenquellen genutzt werden:

• Die Informationen können der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung entnommen werden. Viele Fragestellungen wie z. B. die nach den Kosten unterschiedlicher Vertriebswege können so bereits beantwortet werden.
• Der Lagebericht wird als Teil des Jahresabschlusses veröffentlicht. Darin sind Erläuterungen zu wichtigen Geschehnissen im abgelaufenen Jahr und zu Prognosen des neuen Jahres zu geben. Viele Unternehmen nutzen den Lagebericht auch als PR-Medium und geben Zahlen zu interessanten Inhalten preis.
• Viele Unternehmen sind auf dem Informationsmarkt aktiv vertreten. Sie halten Presseveröffentlichungen bereit oder haben Firmenzeitungen, die auch an externe Stellen gehen. Darin gibt es Fachbeiträge, die sich mit Themen wie Investitionen, Energieeinsparungen usw. befassen. Das Internet kann für spezielle Fragestellungen wesentliche Inhalte liefern.
• Konkurrierende Unternehmen sind oft in gleichen Unternehmensverbänden aktiv. Dort werden Zahlen gesammelt und den Mitgliedern zur Verfügung gestellt. Das geschieht häufig in Form von Durchschnittswerten der Branche. Auch diese sind als Benchmark geeignet.

Hinweis

Der elektronische Bundesanzeiger als Datenquelle

Unter Verwendung von Daten aus Bilanz und GuV können auch Unternehmensvergleiche durchgeführt werden, wenn die untersuchten Unternehmen nicht daran teilnehmen, zumindest bei Kapitalgesellschaften. Deren Jahresabschlüsse müssen im elektronischen Bundesanzeiger (www.bundesanzeiger.de) veröffentlicht werden und stehen dort jedem Interessierten zur Verfügung. Da die Jahresabschlüsse erst spätestens 12 Monat nach dem Bilanzstichtag zu veröffentlichen sind, sind die Informationen meist nicht mehr aktuell. Werden sie aber mit den eigenen Daten der gleichen Periode verglichen und hat sich grundsätzlich an den Strukturen nichts geändert, können dennoch viele interessante Aussagen gemacht werden.

Datenqualität

Durch die Datenquelle wird auch die Qualität der Inhalte bestimmt. Freiwillig aus der Kostenrechnung der verglichenen Unternehmen gelieferte Werte haben sicher die höchste Qualität. Informationen aus dem Internet sollten möglichst aus mehreren Quellen gewonnen und verifiziert werden. Da sich das schnelle Benchmarking häufig auf globale Daten stützt und diese meist freiwillig von den Unternehmen bereitgestellt werden, ist die Qualität der Datenbasis meist sehr hoch. Erst im folgenden Schritt, wenn aus den globalen Daten spezielle Werte errechnet werden, sinkt die Qualität.

Beispiel Informationsverarbeitung I

Die Controller am Rande des Controller-Kongresses in München konnten selbstverständlich alle Daten aufbereiten, die notwendig sind. Da sie jedoch nicht an ihren Arbeitsplätzen waren, mussten auch hier globale Informationen ausreichen. Die IT-Situation kann relativ schnell beschrieben werden. Alle drei Unternehmen nutzen die gleiche Software, zwei haben jeweils einen IT-Mitarbeiter, das dritte Unternehmen beschäftigt 1,5 Mitarbeiter in der IT-Abteilung. Die Anzahl der Anwender schwankt jedoch stark zwischen 12 und 20 bei ähnlichem Umsatz. Auch die Kosten der IT pro Jahr schwanken stark. Ergebnis der ersten Runde ist die folgende Tabelle.

Unternehmen	A	B	C
Umsatz in EUR	7.000.000	6.500.000	8.200.000
Mitarbeiter ...