Die Buchungen und die erforderlichen Aufzeichnungen sind geordnet vorzunehmen.[1] Das bedeutet, dass geschäftliche Unterlagen nicht planlos gesammelt und aufbewahrt werden dürfen, weil das mit zunehmender Zahl und Verschiedenartigkeit der Geschäftsvorfälle zur Unübersichtlichkeit der Buchführung führen, einen jederzeitigen Abschluss unangemessen erschweren und die Gefahr erhöhen würde, dass Unterlagen verlorengehen oder später leicht aus dem Buchführungswerk entfernt werden können. Vielmehr müssen die Geschäftsvorfälle leicht und identifizierbar feststellbar und für einen die Lage des Vermögens darstellenden Abschluss unverlierbar sein.[2]
Bei Aufzeichnungen mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems ist ein System zu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.[3].
Die nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO aufzubewahrenden Organisationsunterlagen zur Kassenprogrammierung können nach § 147 Abs. 2 AO auch auf Datenträgern aufbewahrt werden.[4]
Die nicht getrennte Buchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen oder von nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen ohne ausreichende Kennzeichnung kann gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verstoßen. Sie kann auch gegen steuerrechtliche Anforderungen, wie z. B. § 22 UStG, verstoßen.[5]
BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001 :002, BStBl 2024 I S. 374.
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