Controlling als Erfolgsfaktor einer agilen Unternehmenstransformation

Zusammenfassung

• Unternehmen stehen heute unter Druck, sich in einer stark verändernden Umwelt zu verändern und neue Unternehmensstrategien zu adaptieren. In dieser Transformation spielt Agilität mit kundenzentrierter Sichtweise eine bedeutende Rolle.
• Als Querschnittsfunktion mit einer breiten, organisationsdurchdringenden Wirkung kommt dem Finanzbereich bei der Entwicklung hin zu einer agilen Organisation eine entscheidende Rolle zu.
• Bei einer agilen Projektmanagementmethodik, wie z. B. der Scrum-Methode, stellt das Controlling die Ausrichtung des Projektes an Governance, Steuerungsmethodik und der bestehenden Struktur sowie die aktive Steuerung sicher und schafft Transparenz über Hierarchiestufen hinweg.
• Der vorliegende Artikel stellt folgende konkrete Ansatzpunkte für Beiträge des Controllings zur Agilität von Unternehmen vor: Organisationsstruktur des Controllings, Grundstrukturen von Finanzsystemen (ERP), Aufbau eines Self-Service Reportings und Einführung neuer Technologien.

1 Herausforderungen für Unternehmen in der heutigen Welt

Unternehmen stehen zunehmend unter dem Einfluss einer sich stark verändernden Umwelt und des digitalen Wandels. Ihr Umfeld wird volatiler, ungewisser, komplexer und mehrdeutiger (VUCA-Welt). Die Dynamik der technologischen Veränderungen beeinflusst klassische Geschäftsmodelle und etablierte Geschäftsprozesse. So sehen sich Unternehmen einerseits mit einem veränderten Nutzerverhalten sowie -bedürfnis und andererseits mit den veränderten Anforderungen und Erwartungen ihrer Mitarbeitenden konfrontiert.

Insbesondere ältere und größere Unternehmen kämpfen zunehmend mit hohen Kosten. Häufig gehen diese Kosten mit komplizierten oder nicht optimierten Prozessen sowie einer hohen unternehmensinternen Komplexität einher. Im Konkurrenzumfeld steigt somit der Druck, sich zu verändern und neue Unternehmensstrategien zu adaptieren. Während dieser Transformationsvorhaben spielt insbesondere die Agilität mit kundenzentrierter Sichtweise vermehrt eine bedeutende Rolle.

Unter Agilität wird die schnelle Anpassungsfähigkeit einer Organisation in Bezug auf Strategie, Führung und Kultur verstanden. Agilität zeichnet sich u. a. durch flexible Organisationen (Teams, Netzwerkstrukturen), flache Hierarchien (schnelle Entscheide), Befähigung der Mitarbeitenden sowie eine offene Kommunikation aus (s. Abb. 1). Die Entwicklung hin zu einer agilen Organisation erfolgt dabei mittels Initiativen. Durch das Abarbeiten von Projekten können sich Unternehmen die erforderten Fähigkeiten aneignen.^[1]

Der Finanzorganisation kommt als Querschnittsfunktion mit einer breiten, organisationsdurchdringenden Wirkung eine entscheidende Rolle zu. Insbesondere das Controlling setzt mit der Steuerung der Wirkungsmechanismen und der Definition der Steuerungsgrößen die Basis für einen erfolgreichen Wandel. Vor allem die Systeme, die Reporting-Struktur, das ganzheitliche Verständnis der Wirkungsmechanismen, die Analyse, die Maßnahmenidentifikation und die Vernetzung in der Organisation bahnen den Weg in Richtung einer agilen Organisation.^[2]

Abb. 1: Von der Organisation als (klassischer) Apparat zum (agilen) Organismus^[3]

[1] Bucher et al., 2019.

[2] Vgl. van Oijen/Verbeeten, 2020.

[3] Eigene Darstellung in Anlehnung an Aghina et al., 2017.

2 Steuerung von Transformationsprojekten

Die Steuerung der Transformationsprojekte kann in 2 Methoden unterteilt werden, nämlich klassisch oder agil. Durch den zusätzlichen Freiraum für eigenständiges, kreatives Arbeiten bei agilen Projektmanagementmethodiken nimmt das Controlling hier eine wichtigere Rolle als bei klassischen Methoden ein, indem es die Ausrichtung des Projekts an den im Unternehmen vorherrschenden Grundlagen für Governance, der Steuerungsmethodik und der bestehenden Struktur sowie die aktive Steuerung sicherstellen kann.

Exemplarisch wird im Folgenden die Bedeutung der Governance in Transformationsprojekten durch die Erläuterung ihrer enthaltenen Elemente näher beschrieben. Diese sind:^[1]

Strategieausrichtung und Portfoliosteuerung

Transformationen des Unternehmens werden aufgrund ihrer Komplexität oft in einzelne Teile strukturiert. So wird die Komplexität reduziert und die einzelnen Projekte sind besser umzusetzen. Die Sicherstellung einer zielgerichteten Ausrichtung an der Gesamtstrategie erfordert allerdings die Vereinigung der Projekte in Portfolien. Die Ausrichtung der Transformationsprojekte an der Strategie ist die Voraussetzung, um bei den Beteiligten Sinn zu schaffen und den Rückhalt des Managements sicherzustellen.

Compliance und Finanzierung

Mit der Ausrichtung des Transformationsprojekts am internen und externen Rechtsrahmen wird Klarheit und Transparenz bei wichtigen Umsetzungsfragen geschaffen. Für die Erarbeitung des Business Cases bzw. zur Identifikation des Mehrwertes des Projektes arbeitet das Controlling eng mit der Linienführung zusammen. Der Identifikation und Kommunikation des Mehrwertes resp. einer agilen Organisation ist dabei besondere Beachtung zu schenken, um in der Organisation die nötige Unterstützung zu erreichen. Schließlich ist die nachhaltige Finanzierung bei Transfo...