Controllingorganisation: Generisches Entwicklungsmodell ... / 2.2 Projektimplementierung

2.2.1 Projektziele

Die Projektziele werden im Einklang mit der bestehenden Situation und den Prioritäten der Organisation bestimmt. Die häufigsten Ziele einer Controllingorganisation sind:

• Organisation der Controllingprozesse;
• Bestimmung des Inhalts von Controllingprozessen;
• Bestimmung der strategischen und operativen Controllinginstrumente;
• Definition und Entwicklung von internen Controllingdokumenten;
• Definition und Erstellung von Controllingberichten;
• Definition von Kennzahlen;
• Definition der Controlling-Glossarbegriffe;
• Verbesserung des Planungs-, Analyse-, Berichts- und Beratungsprozesses;
• Steigerung der Effektivität und Effizienz in der Geschäftsführung.

Klare Ziele zu setzen, Projektteammitglieder mit Zielen vertraut zu machen und Endnutzer einzubeziehen, gehört zu den kritischen organisatorischen Erfolgsfaktoren in solch einem Projekt.

2.2.2 Verantwortlichkeiten im Projekt

Für die erfolgreiche Projektimplementierung der Controllingorganisation ist es notwendig, die Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt klar zu verteilen (s. Abb. 11).

Projektrollen	Organisationseinheit	Vor- und Nachname
	Führungs-, Kern-, und Unterstützungseinheiten	Verantwortung	Stellvertreter
Projektsponsor	…	…	…
Projektteamleiter	…	…	…
Projektteammitglieder	…	…	…

Abb. 11: Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt

Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt

Der Projektsponsor ist am häufigsten zugleich ein Vorstandsmitglied, wobei das Projekt an Bedeutung gewinnt und eine erfolgreiche Projektumsetzung fördert. Eine laufende Beteiligung des Projektsponsors in der Projektumsetzung ist jedenfalls wünschenswert und hat eine positive Wirkung auf den Projekterfolg.

Der Projektteamleiter muss vor allem kompetent und dem Projektteam verfügbar sein. Ein professioneller und proaktiver Projektteamleiter kann

• ein professionelles Projektteam etablieren,
• die Zusammenarbeit erhalten,
• qualitativ Ziele präsentieren und
• mit stetigen Anstrengungen und Kommunikation die Ziele in Bezug auf Qualität, Zeit und Kosten erreichen.

Die Projektteammitglieder sollen

• ausreichend kompetent sein, um zugeteilte Aufgaben zu erfüllen,
• freiwillig dem Projektteam arbeiten und
• zur Projektarbeit ausreichend zur Verfügung stehen.

2.2.3 Matrix von Zielen und Verantwortlichkeiten im Projekt

Bei der Projektimplementierung der Controllingorganisation werden folgende Kategorien unterschieden:

• Inputs – notwendig für den Projektstart
• Prozesse – Ablauf von Projektaktivitäten
• Outputs – die Ergebnisse der Projektdurchführung

Für einige Meilensteine und die erfolgreiche Projektdurchführung ist es notwendig, die Verantwortlichkeiten (Vor- und Nachname), den Termin und den Status der Ausführung (bei regelmäßigen Zusammentreffen des Projektteams) zu definieren. Diese sind in Abb. 12 für alle drei Kategorien beispielhaft dargestellt.

Inhalt	Verantwortung	Termin	Status
Inputs
Kommunikationsaktivitäten – Kommunikation über Zeit-, Inhalts- und Ressourcen-Rahmen des Projekts	...	...	...
Aktivierung – Mobilisierung der Projektteammitglieder	...	...	...
Arbeitsvorgehensweise – Bestimmung und Kommunikation der Projektarbeit	...	...	...
Operative Arbeit – Setzung vom operativen Arbeitsrhythmus
Prozesse
Dokumentation – nach Bedarf die Dokumentation für Auswertung und Interpretation zustellen	...	...	...
Zusammentreffen – nach dem festgestellten Bedarf an einzelnen und gemeinsamen Sitzungen der Prozesseigentümer, sowie an internen Schulungen teilnehmen	...	...	...
Vorschläge – zur Verbesserung von Controllingprozessen	...	...	...
Outputs
Projektmanagement-Dokumente – Projektablauf und grundlegende Vorlagen für die Projektarbeit	...	...	...
Ausbildung – Ausbildungsinhalte/Konzepte, Protokolle über Trainingsprozesse der Eigentümer von Controllingprozessen	...	...	...
Dokument über dem Inhalt und den Controllingprozessen – Erstellung von Controllinghandbüchern und Arbeitsanweisungen	...	...	...

Abb. 12: Inputs, Prozesse und Outputs des Projekts

Die oben aufgeführten Kategorien bilden zusammen mit den dazugehörigen Unterkategorien den Rahmen des Projektplans. Dieser Rahmen wird für die Umsetzung, Überwachung und bei Bedarf für die Korrekturmaßnahmen verwendet. Es wird alles unternommen, um eine erfolgreiche Umsetzung der Controllingorganisation durchzuführen.