Wenn Sie in einem Dienstleistungsunternehmen arbeiten und Ihren Kunden Ihre Arbeitszeit berechnen, müssen Sie in der Lage sein, einen kostendeckenden und zugleich gewinnbringenden Stundenpreis zu berechnen. Evtl. erforderliche Materialien oder Leistungen Dritter stellen Sie Ihren Kunden gegen Nachweis zusätzlich in Rechnung.
Bei kleinen Betrieben genügt ein einheitlicher Stundensatz, der für alle Beschäftigten bzw. Arbeiten angesetzt wird. In einem größeren Unternehmen mit unterschiedlich qualifizierten Mitarbeitern sind differenzierte Stundensätze sinnvoll, um Ihren Kunden ein qualifiziertes Angebot unterbreiten zu können. Gleiches gilt, wenn es mehrere Kostenstellen gibt, die verschiedene Leistungen zu unterschiedlich hohen Kosten erbringen.
Anzahl der Stundensätze hängt von Entgelt-Bandbreite ab
Für einen IT-Dienstleister mit 3 Beschäftigten genügt es, einen einheitlichen Stundensatz zu haben, wenn die Mitarbeiter ein ähnlich hohes Gehalt beziehen und ein in etwa gleiches Qualifikationsniveau haben. Für ein Beratungsunternehmen mit z. B. 10, 15 oder mehr Mitarbeitern, die deutlich unterschiedliche Gehälter beziehen, und ggf. mehreren Kostenstellen sollten verschieden hohe Stundensätze berechnet werden, etwa für Senior-, Normal- und Juniorpartner. Denn i. d. R. liegen die Partner in Bezug auf Gehalt und sonstige Kosten deutlich auseinander. Ähnliches gilt für Dienstleister, die z. B. Meister, Gesellen und Auszubildende beschäftigen. Hier sollte ebenfalls mit unterschiedlichen Stundensätzen gerechnet werden. Auch Unternehmen, die unterschiedliche Leistungen auf mehreren Kostenstellen erbringen, z. B. Wartung, Reparaturen und Montage, benötigen differenzierte Stundensätze.
Für die Berechnung der Stundensätze empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen.
Excel-Arbeitshilfe "Kalkulation, Dienstleistung" nutzen
Die Vorgehensweise können Sie mit der Excel-Anwendung "Kalkulation, Dienstleistung" direkt nachvollziehen und entsprechend Ihrer Anforderungen anpassen.
2.1 Schritt 1: Für Kunden leistbare Arbeitzeit berechnen
Zuerst muss die jährliche Arbeitszeit ermittelt werden, die Sie und Ihre Mitarbeiter für Ihre Kunden arbeiten können. Dies lässt sich relativ einfach z. B. mit einer Excel-Arbeitsmappe umsetzen (s. Abb. 1).
2.1.1 Arbeitstage ermitteln
Ausgangsbasis sind die Kalendertage, abzüglich Sonntage, Samstage, Feiertage und anderer Ausfalltage, etwa für Krankheit. Zum Teil müssen Sie die restlichen Ausfallzeiten schätzen oder Sie nehmen die durchschnittlichen Fehlzeiten der letzten Jahre. Am Ende verbleibt die Anzahl der Tage, an denen Sie für Kunden arbeiten können. Die Anzahl der Tage wird mit der tariflichen oder durchschnittlichen täglichen Arbeitszeit Ihres Betriebes multipliziert.
Tarifliche Arbeitszeit
Ausgangsbasis ist immer die tarifliche Arbeitszeit, auch wenn Sie und Ihre Kollegen in der Realität mehr Stunden leisten. Hintergrund ist, dass es mit der tariflichen Arbeitszeit möglich sein muss, die Kosten zu verdienen und einen Gewinn zu erwirtschaften. Würde Ihre tatsächliche Arbeitszeit angesetzt, wird der Stundensatz verwässert. Die berechnete Stundenzahl gilt zunächst grundsätzlich für alle Beschäftigten.
2.1.2 Bruttostunden um unproduktive Zeiten reduzieren
Die ermittelten Bruttostunden, von im Beispiel knapp 1.690 Stunden, müssen nach unten korrigiert werden. Die Korrektur ist notwendig, weil Sie und Ihre Kollegen immer auch unproduktiv tätig sind. Unproduktiv bedeutet, dass Sie einen Teil Ihrer Arbeitszeit benötigen, um z. B. administrative Arbeiten, Reklamationsbearbeitung, Kundenbetreuung oder Neukundenakquise vorzunehmen. Diese Zeit steht Ihnen nicht zur Verfügung, um Kundenaufträge zu bearbeiten.
Schätzungen genügen zunächst
Die Zeit, die Sie und ggf. Ihre Mitarbeiter unproduktiv tätig sind, können Sie mit Aufschreibungen berechnen, z. B. indem Sie über einen längeren Zeitraum erfassen, wie viel Zeit Sie pro Tag produktiv bzw. unproduktiv arbeiten. Oder Sie schätzen den Anteil. Die Praxis zeigt, dass der Anteil unproduktiver Arbeiten meist zwischen 20 und 35 % liegt.
Wenn Sie zunächst z. B. 20 % unproduktive Zeit ansetzen, liegen Sie in einer für viele Betriebe realistischen Größenordnung und können sich detaillierte Aufzeichnungen sparen. In Einzelfällen ist die Ausfallzeit höher; ein niedrigerer Wert ist nur realistisch, wenn Sie in Ihrem Betrieb Bereiche bzw. Mitarbeiter haben, die sich z. B. ausschließlich um administrative Arbeiten oder Kundenakquise und -pflege kümmern und andere, die dafür weniger administrative Aufgaben haben.
Grundsätzlich gilt: Je höher der Anteil unproduktiver Arbeiten, desto höher der Stundensatz, den Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen müssen. Denn Sie müssen Ihre Kosten auf eine geringere Anzahl Stunden verteilen.
Richtige Größenordnung wichtiger als rechnerische Perfektion
Bei der Berechnung der Arbeitszeiten und Stundensätze kommt es weniger darauf an, einen exakten Satz "auf die letzte Nachkommastelle" zu ermitteln. Entscheidend ist, dass die Größenordnung stimmt und dass es Ihnen möglich ist, mit den Stundensätzen Ihre Kosten zu decken sowie einen Gewinn zu erwirtscha...