Erfolgsfaktor Change Management bei Projekten zur Neuges ... / 7.5 Gewählter Change-Ansatz zur Sicherstellung der Verzahnung zwischen Nutzer und Tool

Zur Verringerung der Widerstände und Verstärkung der Verzahnung zwischen Nutzer und Tool wurden die Interaktionspartner gruppiert, ihr angestrebtes Zusammenspiel durchdacht und zur Erreichung dessen zielgruppenspezifische Ansätze definiert.

Es wurde ein pragmatischer Change Management- und Trainings-Ansatz gewählt, der explizit auf die analysierten Bedarfe abgestimmt war (s. Abb. 8). Hierzu wurde ein 3-stufiger Prozess ausgearbeitet, der zunächst die Beteiligten über die Veränderung informiert.

Abb. 8: Format-Baukasten: Erfolgreiche Integration durch das Informieren, Involvieren und Ein-beziehen der Stakeholder

Der Ansatz wurde umgesetzt, indem vor allem die Führungskräfte mobilisiert und stark in den Prozess bzw. die Formate involviert wurden. Denn sie können durch ihre Überzeugung und die Signalisierung, dass sie hinter dem Veränderungsprozess stehen, maßgeblich die Entwicklung einer Bereitschaft der Mitarbeiter für die Veränderung anregen.

Damit wurde ein transformationaler Führungsstil praktiziert, der zum Ziel hatte, die intrinsische Motivation der Mitarbeiter zu fördern, um die Führungskräfte primär als Vorbilder sowie Coaches und weniger als Befehlsgeber zu platzieren. Es wurde eine Vielzahl an spezifischen Formaten entwickelt und entsprechend der detailliert ausgeplanten Roadmap eingesetzt, um den Bedürfnissen aller Beteiligten gerecht zu werden und Abwechslung zu bieten.

Alle Informations-Formate zeichnen sich durch einen fachlichen Bezug aus, unabhängig davon, ob als Video, Newsletter oder in Form einer Konferenz präsentiert. Dabei waren alle Lösungen auch digital durchführbar bzw. kommunizierbar. So konnte auch in Zeiten der Pandemie die Kommunikation und der Dialog zwischen einzelnen Bereichen über Landesgrenzen hinweg reibungslos gefördert werden, um somit Synergien zu nutzen und dem Silodenken vorzubeugen.

Im nächsten Schritt wurden alle Beteiligten aktiv in die Veränderung involviert - durch interaktive Formate, die einen Austausch zwischen Organisation und Projektteam zu fachlichen und organisatorischen Themen ermöglichten. So konnte auch das Feedback gewinnbringend eingearbeitet und der Beitrag aller zum Erfolg sichergestellt werden inklusive der Stärkung des Wir-Gefühls.

Weiterhin wurden die Beteiligten durch aktive Trainings – stufenweise Anlernung der erforderlichen Kenntnisse und das fachliche bzw. systemseitige Testen als Vorstufe des finalen Report-Rollouts – in den Veränderungsprozess einbezogen. Die Trainings wurden durch geschulte Trainer aus dem Kernprojektteam durchgeführt, indem zuvor das Know-how der anzulernenden Belegschaft identifiziert, adäquate Materialien (Dokumente, Anleitungen, Videos etc.) erstellt und ein genauer Trainingskalender aufgesetzt und kommuniziert wurde.

Somit konnten ihre Ängste hinsichtlich des Tools bzw. der technischen Herausforderung sukzessive abgebaut und ein Umdenken hinsichtlich des Nutzens des Projektes für den Arbeitsalltag initiiert werden. Die Tatsache, dass die Beteiligten schließlich aus Überzeugung mitwirkten, hatte eine schnellere Umsetzung des Projektes (inkl. enorme Kosten-Einsparungen) und eine für künftige Veränderungen sensibilisierte Belegschaft zur Folge.