F&E-Controlling: Bewertung einzelner Entwicklungsvorhabe ... / 4 F&E-Projektbewertung am konkreten Beispiel

Im Folgenden wird am Beispiel einer GmbH aus der IT-Branche beschrieben, wie die Entwicklung einer neuen Software bewertet werden kann. Die GmbH hat den Trend zum Cloud-Lösungen oder Computing on Demand (COD) oder erkannt und plant, ihren Kunden Software für unterschiedliche Themen und Inhalte anzubieten. Cloud-Lösungen zeichnen sich u. a. dadurch aus, dass der Kunde Software nicht mehr kaufen muss, sondern mieten kann. Im Preis inbegriffen sind Updates, die automatisch zur Verfügung gestellt werden Die Mietkosten richten sich in der Regel nach dem Umfang der Nutzung oder der verarbeiteten Datenmenge durch den Kunden. Kunden, die eine Software nur in geringem Umfang nutzen, bzw. Kunden, die nur wenig Daten bewegen, zahlen weniger und umgekehrt. Mit Hilfe von Service-Level-Agreements (SLA) werden dabei die Nutzungs- und Verfügbarkeitsbedingungen, etwa Sicherheit, Autorisierung, Authentifizierung oder Ausfallzeiten, detailliert festgelegt. Die GmbH bedient überwiegend kleine und mittlere Geschäftskunden (KMU).

Der Markt für Cloud-Lösungen ist ein Wachstumsmarkt. Die GmbH kann auf Grund knapper Ressourcen zunächst nur ein Programm entwickeln und am Markt platzieren. Die Geschäftsführung will vom Controlling wissen, mit welcher Software die höchsten Erträge zu erzielen sind und welchem Projekt der Vorrang eingeräumt werden soll. Zur Wahl stehen

• Office on Demand (OOD),
• Archivierung on Demand (AOD),
• Hosting on Demand (HOD).

Die Ausführungen beziehen sich auf fiktive Beschreibungen, Wettbewerber, Daten und Analysen. Die Besprechung der Arbeitsblätter erfolgt am Beispiel des Vorhabens "Office on Demand". Auf die Beschreibung der Bewertung der alternativen Vorhaben wird verzichtet.

4.1 Allgemeine Anmerkungen zum Umgang mit der Datei

Mit der Datei können bis drei F+E-Projektvorhaben in Bezug auf ihre Vorteilhaftigkeit bewertet und verglichen werden. Die Datei ist so aufgebaut, dass sie der logischen Bearbeitungsreihenfolge entspricht, die bei der Umsetzung von Entwicklungsprojekten eingehalten werden sollte. Am Ende werden die Eingaben zusammengefasst und übersichtlich dargestellt.

Die Datei "F+E-Projektbewertung" besteht aus den Arbeitsblättern:

• Checkliste (CL), Beschreibung (BS1, BS2, BS3), Markt und Wettbewerb (MW1, MW2, MW3), Umsatz (UM1, UM2, UM3), Entwicklungskosten (EK1, EK2, EK3), Betriebskosten (BK1, BK2, BK3), Investitionen (IN1, IN2, IN3), Ergebnis (EP1, EP2, EP3), Meilensteine (MS1, MS2, MS3)
• Ergebnisvergleich (EV), Dokumentation (DO).

Da die Blätter für die Bewertung dreifach vorhanden sind, wurden für die Bezeichnung der Blätter Abkürzungen mit den Ziffern 1–3 verwendet. Blätter mit gleichen Ziffern gehören zusammen. Die Checkliste, Ergebnisvergleich und Dokumentation sind nur einmal vorhanden.

Möchten Sie die Bewertung für ein Produkt erstellen, müssen Sie maximal sieben Arbeitsblätter bearbeiten. Sollen zwei oder drei Produkte miteinander verglichen werden, erhöht sich die Anzahl auf 14 bzw. 21. Hinzu kommen wahlweise die Blätter Checkliste und Dokumentation. Der Aufwand hält sich trotz der hohen Anzahl an Blättern in Grenzen. In vielen Fällen können Daten innerhalb der Blätter übernommen und somit Arbeitsschritte eingespart werden. In den Ergebnisblättern sind zudem nur wenige Eingaben erforderlich. Zur Orientierung sind die Arbeitsblätter in Abb. 2 dargestellt.

Praxis-Tipp

Folgen Sie der vorgeschlagenen Bearbeitungsreihenfolge bei den Arbeitsmappen. Sie werden so strukturiert von einem Arbeitsschritt zum nächsten geführt. Beginnen Sie mit den Eingaben für Produkt 1 und beenden Sie die Eingaben mit den Daten für Produkt 3.

Rahmenbedingungen für die Arbeit mit der Datei

Alle Arbeitsblätter sind verbunden; häufig findet ein automatischer Datenaustausch statt. Daher sollten bei der Arbeit mit der Datei möglichst folgende Rahmenbedingungen berücksichtigt werden:

• In Zellen mit grauem Hintergrund dürfen keine Eingaben gemacht werden.
• In Zellen mit weißem Hintergrund sind Eingaben ohne Einschränkungen möglich.
• In Zellen mit weißem UND roten Hintergrund befinden sich Formeln oder es werden Daten aus vorherigen Eingaben als Vorschlagswerte übernommen. Vor jeder Eingabe sollte deshalb geprüft werden, ob der Vorschlagswert übernommen oder eine eigene Eingabe getätigt werden soll.
• In einigen Fällen finden sich in den Zellen rechts oben rote "Fähnchen". Diese zeigen an, dass in einer Zelle ein Hilfetext eingefügt ist.
• Auf Grund des in den Textfeldern nur begrenzt vorhandenen Platzangebots sollten Bemerkungen, Kommentare oder Dokumentationen nur in Stichworten festgehalten werden.

Abb. 2: Aufbau und Struktur der Excel-Datei

Arbeitsblatt Checkliste

Bevor mit der Bewertungsarbeit begonnen wird, lohnt sich ein Blick auf die Checkliste. Hier zahlreiche Aspekte aufgeführt, die dem Anwender die Arbeit bei der Projektbewertung erleichtern. Alle Eingabefelder sind in roter Schrift gehalten, da es sich bei den Punkten um Vorschläge handelt, die überschrieben werden können. Die Checkliste kann so leicht den eigenen Anforderungen angepasst werden. In der Checkliste sind Punkte aufgefüh...