Learning Management Systeme im Zentrum der Weiterbildung

Onboarding, Compliance-Themen, digitale Kompetenzen, Fachkompetenzen, Soft Skills und Leadership-Themen - die Weiterbildungswelt in Unternehmen ist vielfältig und umfangreich, die Verwaltung von Lerninhalten digitaler Lernprogramme bis zu Präsenztrainings umso aufwendiger, je mehr und je häufiger Personen geschult werden müssen. Digitale Lernsysteme ermöglichen Unternehmen kurzfristig auf Krisen und Veränderungen zu reagieren, auch in der Weiterbildung. Abgesagte Präsenzseminare, neue Anforderungen, akuter Schulungsbedarf und Mitarbeitende ohne eigenen Computerarbeitsplatz erfordern flexible Lösungen.

KI-gestützte LMS auf dem Vormarsch

Kontinuierliche und bedarfsorientierte Weiterbildung ist in einer Zeit der ständigen Transformation zum Erfolgsfaktor für Unternehmen geworden. In diesem sich schnell verändernden Marktumfeld hat die Einführung von generativer künstlicher Intelligenz (KI) zu einer tiefgreifenden Verschiebung des Interesses geführt, sowohl bei den Anbietern als auch bei den Nutzern, wodurch KI-Innovationen nunmehr eine Notwendigkeit für die Marktteilnehmer darstellen.

Dabei spielen um KI-Funktionen ergänzte Learning Management Systeme in ihren vielfältigen Ausprägungen eine wichtige Rolle. Als Single Entry Point für Weiterbildung erleichtern sie sowohl den Unternehmen, als auch den Mitarbeitenden die Organisation, Administration und Durchführung von Weiterbildung und sorgen für mehr Flexibilität beim Lernen. Jederzeit und an jedem Ort.

Was ist ein Learning Management System (LMS)?

Ein Learning Management System ist zunächst einmal eine Softwareplattform für die Erstellung, Verwaltung, das Reporting und die Bereitstellung von Lerninhalten und Lernaktivitäten. Idealerweise ist es der digitale Ort im Unternehmen, über den alle Weiterbildungsangebote in Form verschiedenster Lernformate verwaltet werden und auf das alle Lernenden Zugriff haben. Über das LMS werden E-Learnings zugeteilt, gebucht und ausgeliefert und Präsenzseminare organisiert. Der Erfolg von Pflichtschulungen wird mit entsprechenden Tests überprüft und rechtssicher zertifiziert. Moderne LMS nutzen zunehmend KI, um Lerninhalte zu personalisieren und die Erstellung und Kuratierung von Lernmaterialien zu automatisieren, wobei die Fähigkeiten und Kompetenzen der Lernenden im Vordergrund stehen.

LMS sind hoch skalierbare Systeme, die Lernen direkt am PC und mit mobilen Endgeräten ermöglichen, ohne dass die Lernenden dafür ihren Arbeitsplatz verlassen müssen. Das spart Zeit und Kosten. Den Lernenden können persönliche Themenbereiche und Lernpfade zugewiesen werden, die ihnen einen Überblick über die zu absolvierenden Kurse geben und über den eigenen Lernfortschritt informieren. Virtuelle Lerngruppen (Learner Communities) für das kollaborative Lernen sind in vielen LMS ebenso möglich wie der Zugriff auf zusätzliche Informationen oder der Zugang zu integrierten virtuellen Klassenräumen, etwa um ein Webinar zu besuchen oder sich eine Webinar-Aufzeichnung anzusehen, etwa wenn Kurse als Blended-Learning, einer Mischung aus Präsenz- und E-Learning, ausgeliefert werden. Über Standard-Schnittstellen wie SCORM oder LTi lassen sich mit Autorentools selbst erstellte Lerninhalte in verschiedensten Lernformaten vom PDF bis zum Video auf das LMS hochladen oder Lerninhalte von Fremdanbietern nutzen. Learning Management Systeme mit integriertem Autorentool werden auch als LCMS, Learning Content Management System, bezeichnet.

LMS werden heute in der Regel als Cloud-basierte "Software-as-a-Service" (SaaS)-Systeme angeboten, so dass keine eigene Infrastruktur angeschafft und verwaltet werden muss. Außerdem können die Nutzer und Nutzerinnen mit mobilen Endgeräten auf alle Services und Angebote zugreifen. Viele Systeme bieten Schnittstellen an, über die Unternehmen bereits vorhandene Lern- und Talentmanagementsysteme anbinden und integrieren können, so dass die Daten und Inhalte weiter genutzt werden können bzw. das Einsatzspektrum erweitert werden kann.

LMS: Einsatzbereiche und Lernformate

Learning Management Systeme können in verschiedenen Bereichen zum Einsatz kommen und unterschiedliche Lernformate ausliefern. Typische Einsatzbereiche sind zum Beispiel:

• Pflichtschulungen wie Compliance-Themen und Unterweisungen
• Produktschulungen für eigene Mitarbeitende, Partner und Kunden
• digitale Kompetenzen
• Soft Skills
• Sprachkurse
• Interkulturelle Trainings
• Software-Schulungen
• Karriereplanung
• Talentmanagement
• Kompetenzmanagement
• Wissensmanagement.

Zu den beliebtesten Lernformaten, die über ein LMS ausgeliefert werden, gehören:

• Videos und Erklärfilme; Webinaraufzeichnungen
• Webinare
• Blended Learning
• Micro-Learnings
• Standardkurse
• maßgeschneiderte E-Learning-Kurse
• Simulationen
• Virtual Reality-Inhalte
• kuratierte Inhalte
• Podcasts.

Wie funktioniert ein LMS?

Für Lernende ist das LMS zunächst nichts weiter als die bestenfalls personalisierte Webseite, Desktop-Anwendung oder App, über die alle für ihn oder sie zur Verfügung stehenden Lerninhalte abgerufen werden können. Bekommen Lernende per Mail oder über das Intranet einen Hinweis, loggen sie sich ein und sehen ihr persönliches Dashboard. Das User Interface ist idealerweise ähnlich gestaltet wie Anwendungen, die Lernende aus ihrem Alltag kennen. Beliebte Vorbilder sind Netflix, Amazon oder soziale Netzwerke. Im Dashboard sehen die Lernenden, welche Pflichtschulungen sie bereits absolviert haben und welche in nächster Zeit anstehen.

Auch von der Personalempfehlung in Bezug auf die persönliche Kompetenzentwicklung vorgeschlagene Lernpfade und die dazugehörigen Lerninhalte können Lernende über das LMS überblicken und wissen so jederzeit, wo sie stehen. Öffnen sie ein Lernprogramm, können sie über das LMS den Lernfortschritt, die Lerngeschwindigkeit und den Lernerfolg messen, sofern dies vorgesehen und erlaubt ist. Über das LMS können Lernende - sofern sie dazu berechtigt sind - eigene Lerninhalte hochladen und mit anderen teilen oder sich auf der Plattform in einem dazu vorgesehenen Bereich mit einer virtuellen Lerngruppe treffen. Soziale Netzwerkfunktionen helfen zudem beim kollaborativen Lernen und stärken die Zusammenarbeit.

Damit LMS und Lerninhalte von externen Anbietern miteinander kommunizieren, braucht es Schnittstellen. Zu den Standardschnittstellen, die dabei zum Einsatz kommen, gehören SCORM, LTI und xAPI.  LTI (Learning Tools Interoperability) dient unter anderem auch der Integration von Lernwerkzeugen (LTI), xAPI (Experience API)  der Nachverfolgung und Messung von Lernaktivitäten. Die Bedeutung der xAPI stieg mit dem Anspruch, auch informelles Lernen über eine Lernplattform nachvollziehen zu können und die Daten in einem "Learning Record Store" zu erfassen und von dort aus weiterzuverarbeiten, Lerninhalte und verschiedenste Lernformate aus allen möglichen Quellen zu aggregieren, basierend auf Jobrollen und Kompetenzen zu empfehlen, zu personalisieren und Lernende zum kollaborativen Lernen anzuregen.

LMS: Von der Selbstverwaltung zur Cloud-Lösung

Technisch gesehen lässt ich ein LMS grob als Datenbank von Lerninhalten umschreiben, mit User-Interfaces zum Kuratieren, Ausliefern, Abrufen und Einstellen von entsprechenden Inhalten sowie Reporting-Funktionen. Bis 2007 wurden LMS ausschließlich "On-Premise" angeboten. Die Software-Anbieter verkauften die auf den Bedarf des Kunden individuell angepassten Systeme, die dann bei den Kunden auf eigenen Servern betrieben, verwaltet und Instand gehalten werden mussten. Die nötigen Investitionen in Software, Server und Personal stellten eine große Einstiegshürde dar und machten LMS insbesondere für große Unternehmen attraktiv.

Mit dem Aufkommen des Cloud-Computing nach 2007 veränderte sich das Angebotsmodell. Die ersten Anbieter verlagerten ihr LMS in die Cloud, statt es "On-Premise" anzubieten. Das LMS als Cloud-Service, genauer als "Software-as-a-Service" (SaaS), schränkte die Konfigurationsmöglichkeiten der Kunden zunächst ein, bedeutete aber zugleich eine erhebliche finanzielle und administrative Entlastung, da hohe Anfangsinvestitionen für den Kauf von Software und Servern entfallen und Pflege und regelmäßige Updates beim Anbieter verbleiben. Mit dem Ausbau der Internet-Infrastruktur und zunehmender Bandbreite setzten sich LMS in der Cloud immer mehr durch. Der Kunde bezahlt bei SaaS-Angeboten zudem nur die Funktionen des LMS, die er tatsächlich nutzt, und profitiert davon, das System jederzeit flexibel und für sich selbst unkompliziert erweitern zu können. Heute ist diese Form der Bereitstellung stärker verbreitet als die On-Premise-Variante. Einige Anbieter bieten auch hybride Varianten an sowie verschiedene Kauf- und Mietmodelle.

Was Learning Management Systeme können – und was nicht

Von ihrem Ursprung her waren LMS vor allem Verwaltungstools, die u.a. gewährleisten sollten, dass Lernende verpflichtende Kurse nachweisbar absolviert hatten. Der Schwerpunkt lag auf der Verwaltung und Auslieferung der Lerninhalte. Aus Sicht der Lernenden waren sie weniger attraktiv, die Lernerfahrung ließ oft zu wünschen übrig. Ein LMS war nicht dazu gedacht, sich selbstverantwortlich und mit frei gewählten Lerninhalten weiterzubilden und zum Selbstlernen zu motivieren. In diese Lücke stießen neue Lernplattformen, die sich unter anderem daran orientierten, wie Lernende sich privat Wissen aneignen und Probleme lösen, indem sie zum Beispiel Suchmaschinen wie Google, Inhalteanbieter wie Youtube und soziale Netzwerke wie Twitter oder LinkedIn nutzen. Diese LMS wurden mit dem Begriff Learning Experience Plattform (LXP) bezeichnet, da bei ihnen zunächst das Erfahrungslernen im Mittelpunkt stand.

Abgrenzung zwischen LXP, mobiler Lernplattform und Corporate Capability Academy Plattform

Mittlerweile haben viele traditionelle Anbieter ihre LMS um Funktionen erweitert, die zusätzlich zum formellen Lernen in Kursen einen Schwerpunkt auf Social Learning, Mobile Learning, User Generated Content, Learning Analytics, Learning Engagement sowie individualisiertes und personalisiertes Lernen legen. Gleichzeitig haben ursprünglich als LXP konzipierte Lernplattformen aufgerüstet und typische LMS-Funktionen zur Verwaltung von Lerninhalten ergänzt. Die Konzentration auf dem Markt hat auch dazu geführt, dass LMS-Anbieter LXP-Anbieter aufgekauft haben und umgekehrt.

Die Grenzen zwischen LMS und LXP sowie Corporate Capability Academies sind heute fließend. Alle werben außerdem mit Künstlicher Intelligenz. Sie soll für die Personalisierung des Lernens in Form personalisierter Lernempfehlungen auf Basis bereits genutzter Lerninhalte und Lernaktivitäten eingesetzt werden; für adaptive Lernumgebungen, die zum Beispiel den Schwierigkeitsgrad von Aufgaben an den individuellen Lernstand anpassen; die Automatisierung von Aufgaben und das Erstellen von Lernplänen. Hier sind bei Anwendung einer weiterentwickelten KI wie zum Beispiel GPT ebensolche Fortschritte zu erwarten wie bei Chatbots fürs Lernen, die als persönliche Lernbegleiter wirken.

LMS-Anbieter im Überblick

Zu den großen Anbietern für variable Lernsysteme aus Deutschland gehören die IMC AG aus Saarbrücken, die Haufe Akademie aus Freiburg, der Avendoo-Anbieter Magh & Boppert GmbH aus Paderborn oder Time-4-You aus Karlsruhe oder Masterplan aus Bochum.

Insbesondere auf dem internationalen Markt hat es eine Marktkonzentration gegeben. Cornerstone OnDemand etwa hat unter anderem Saba und SumTotal, den LXP-Anbieter EdCast, den Content-Provider Grovo und Clustree aufgekauft, um die Funktionalität des Systems umfassend auszuweiten. Über eine Indexierung von Kursen sollen die Kunden beispielsweise sehr schnell erkennen, über welche Skills ein Lernender verfügt oder wie Inhalte frequentiert werden. Zusätzlich bietet Cornerstone einen Integrationshub an, über den Unternehmen bereits vorhandene Systeme oder externe Lerninhalte integrieren können. Noch relativ neu auf dem Markt ist Microsoft mit Viva. Aus dem Bereich der HCM-Software kommen Workday, Oracle und SAP als bekannte Namen.

Immer mehr Anbieter zeichnen sich durch Cloudplattformen aus, bei denen sich alle möglichen weiteren Funktionen integrieren lassen. Das können Talentemanagement, Onboarding und Recruiting-Tools sein, aber auch andere Trainingssysteme oder HR-Tools wie Eventmanagementsysteme. Immer wichtiger wird die Integration von Shopsystemen, über die sich zum Beispiel die Produkt- und Serviceschulungen von Partnern und Kunden abrechnen lassen. Das Stichwort hierfür lautet "Extended Enterprise". Als weitere Services können Lerninhalte, zum Beispiel aus großen Lernbibliotheken wie Skillsoft, Linkedin Learning, Coursera oder Udemy, integriert werden. Das LMS oder LXP dient dann als eine Konsolidierungsschicht über anderen Lernangeboten und hält an oberster Stelle die Daten zusammen.

Eine relativ neue Kategorie der Lernsysteme sind Coroporate Capability Academy Systems. Diese Systeme sollen sowohl das Lernen in kleinen Kohorten, also das Lernen in der Gruppe von Experten und Profis wie im Klassenraum vom Lehrer, das Selbstlernen per E-Learning, Aufgaben und Coaching unterstützen. Sie können wie eine bereichsspezifische Akademie im Unternehmen eingesetzt werden, also zum Beispiel als Vertriebsakademie oder als Produktmarketing-Akademie. Diese Systeme sind vor dem Hintergrund entstanden, Personen in einem bestimmten Bereich meisterlich fit für die zukünftige Karriere im Unternehmen zu machen. In diesem Bereich gibt es viele junge Unternehmen, aber auch bereits bekannte Namen wie Degreed, die mit einem Zukauf aufgerüstet haben, und 360Learning, die ebenfalls als LMS/LXP-Anbieter bekannt sind.

Obwohl die Verbesserung der Lernerfahrung weiterhin ein wichtiger Kaufanreiz bleibt, hat die Bedeutung der LXP als eigenständige Kategorie nachgelassen, da integrierte Lernsysteme sowohl verbesserte Lernerfahrungen als auch umfassende LMS-Funktionalitäten bieten.

LMS im Unternehmen einsetzen

Für die Personalentwicklung bedeutet der Einsatz eines LMS, das Weiterbildungsgeschehen im Unternehmen jederzeit im Blick zu behalten und - im Rahmen des Datenschutzes und in Übereinkunft mit dem Betriebsrat - insgesamt individuell überwachen und nachverfolgen zu können. Gleichzeitig erleichtert es die Kompetenzentwicklung und das Kompetenzmanagement. Handelt es sich um Schulungen, die von Vorgesetzten freigeschaltet werden müssen, bevor der Lernende darauf Zugriff hat, lassen sich über das LMS die Genehmigungsprozesse automatisieren.

Nicht zuletzt spart ein LMS Zeit und Kosten, weil selbst bei Schulungen, die von allen Mitarbeitenden absolviert werden müssen, keine Reisekosten, Verdienstausfall und Mieten für große Veranstaltungsräume anfallen. Die Schulung und das Zertifikat werden über die Lernplattform ausgespielt, auf der jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin dann lernen kann, wann er oder sie dazu den nötigen Freiraum hat - zu jeder Zeit und an jedem Ort. Die Notwendigkeit, effiziente und zugängliche Lernlösungen für Frontline-Mitarbeiter zu entwickeln, ist besonders dringlich geworden, wobei mobile Lernfunktionen, einschließlich der Möglichkeit zum Offline-Lernen, immer wichtiger werden.Immer wichtiger wird die Einbeziehung von Mitarbeitenden in die betriebliche Weiterbildung, die keinen Computerarbeitsplatz haben oder mit einem Laptop ausgestattet sind. Die Integration mobiler Endgeräte muss daher gewährleistet sein.

Auswahl eines LMS: zehn Tipps

Nicht immer ist es leicht, das richtige Learning Management System für das eigene Unternehmen zu finden. Die folgenden zehn Tipps können dabei hilfreich sein:

1. Wie sieht die Lernstrategie des Unternehmens aus? Sollen mit der Lernplattform zum Beispiel auch Partner und Kunden lernen oder wird sie nur intern verwendet? Die Funktionsvielfalt moderner Lernplattformen ist nahezu unbegrenzt, viele zusätzliche Features und HR-Software können per Schnittstelle integriert werden. Gleichzeitig ist der Markt stark in Bewegung und nicht immer transparent. Es ist deshalb umso wichtiger, sich im Vorfeld genau im Klaren zu sein, wie und wozu die Lernplattform kurz-, mittel- und langfristig eingesetzt werden soll, wie hoch das Budget ist und welche Vorgaben sie erfüllen muss. Ein wichtiger Punkt: Die Einbindung des Betriebsrates, da viele Funktionen mitbestimmungspflichtig sind.
     
2. Wie gut ist die User Experience? Als nutzer-getriebenes System sollte der oder die Lernende immer im Mittelpunkt stehen und das System für ihn oder sie einfach zu bedienen sein. Das "Look-and-Feel" sollte einer gewohnten Benutzeroberfläche ähneln, häufige Referenzen sind Netflix und Amazon.
     
3. Wie gut sind die Content-Management-Funktionalitäten des LMS? Dazu gehört vor allem die Kuratierung der Inhalte, genauer: Personalisierung, Indizierung, persönliche Lernempfehlungen, Suchfunktionen über alle Lerninhalte und Lernformate hinweg und Möglichkeiten, Inhalte zu teilen oder selbst erstellte Inhalte einzustellen.
     
4. Wo wird das System gehostet? Die meisten Lernplattformen werden heute in der Cloud und als SaaS angeboten. Die Hersteller versprechen in der Regel, den europäischen Datenschutzrichtlinien zu entsprechen. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte aber genau prüfen, ob das Hosting in Europa oder, noch besser, in Deutschland erfolgt.
     
5. Ermöglicht das System Performance Support? Den richtigen Inhalt im passenden Format zur richtigen Zeit bereitzustellen ist entscheidend dafür, ob ein System im Workflow genutzt wird.
     
6. Wie gut lassen sich andere (im Unternehmen vorhandene) Lösungen mit der Lernplattform integrieren? Hier spielt das Schnittstellenmanagement eine wichtige Rolle.
     
7. Wie gut unterstützt die Lernplattform Social Learning, also Networking, kollaboratives Lernen, Team-Building und soziale Interaktion?
     
8. Wie gut ist die Integration mobiler Endgeräte? Dabei geht es einerseits darum, Mitarbeitenden Lernen auch dann zu ermöglichen, wenn sie nicht im Büro sind sowie Mitarbeitende anzusprechen, die keinen Computer am Arbeitsplatz zur Verfügung haben, weil sie zum Beispiel in der Produktion oder im Verkauf arbeiten.
     
9. Entsprechen die Analysen und Auswertungen (Reporting und Tracking) den Anforderungen, die sich aus der Lernstrategie ergeben?
     
10. Wie und in welchem Umfang werden KI-Technologien eingesetzt, zum Beispiel zur Automatisierung von Verwaltungsaufgaben, zur Personalisierung von Lernpfaden oder zur Leistungsanalyse?

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