Thomas Schirmer, Michael Kiermeier
Ohne eine exakte Zielsetzung läuft es weder im wirtschaftlichen noch im richtigen Leben in die gewünschte Richtung. So wie etwa jeder Sportler ein klar definiertes Ziel haben muss, benötigt auch ein Unternehmen zum wirtschaftlichen Erfolg eine Zieldefinition.
Diese kann durchaus unterschiedlich ausfallen und muss nicht zwangsläufig "mehr Umsatz" oder "höherer Gewinn" heißen. Dazu ein Beispiel: Ein Unternehmen muss folgende Parameter in den Griff bekommen:
Wareneinkauf: Dass im Einkauf der Gewinn liegt, ist bekannt. Allerdings ist es im Tagesgeschäft nicht ganz so einfach, dies auch ausreichend zu kontrollieren, insbesondere wenn die Geschäftszahlen nur am Jahresende betrachtet werden. Unser Beispielunternehmen hat dazu einen Verantwortlichen für den Einkauf bestimmt, der nicht nur die Verhandlungen mit den Lieferanten führt bzw. Angebote einholt, bevor ein Angebot an die Kunden des Unternehmens unterbreitet wird, sondern der auch die verhandelten Konditionen mit den Rechnungen der jeweiligen Lieferanten abgleicht.
In der Praxis ist eine Kontrolle der Eingangsrechnungen mit den Angeboten und Lieferscheinen der Händler unbedingt notwendig, da bei vielen Lieferanten die eine Abteilung (z. B. die Rechnungsabteilung des Lieferanten) oft nicht weiß, was die andere Abteilung (z. B. der Außendienstmitarbeiter vor Ort) mit dem Kunden abgesprochen hat bzw. welche Sonderkonditionen vereinbart wurden. Insbesondere bei Handwerksunternehmen werden z. B. Preise je nach Bauvorhaben und dementsprechend verkauften Materialmengen verhandelt. Mit unserem Tool wollen wir sowohl dem Einkäufer unseres Beispielunternehmens als auch dem Inhaber eine Übersicht an die Hand geben, anhand der eine sehr zeitnahe Betrachtung der Plan- und Ist-Daten ermöglicht wird.
- Personalkosten: Die Personalkosten können fix sein, sie müssen es jedoch nicht. Gerade in Dienstleistungsunternehmen, bei denen variable Arbeitszeiten gelten, ist es wichtig, dass die Personalkosten nicht "davonlaufen". Dementsprechend wichtig ist auch in diesem Bereich das Controlling.
- Fremdleistungen: Im übertragenen Sinne gilt dies auch für Fremdleistungen, wenn sie direkt im Zusammenhang mit einem Auftrag stehen, wie dies etwa bei Subunternehmerleistungen der Fall ist. Mit diesen Leistungen werden oftmals Auftragsspitzen ausgeglichen, um Leerlauf beim eigenen Personal zu vermeiden. Verschieben sich jedoch Arbeitszeiten, die nicht eingeplant bzw. dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden können, lediglich vom eigenen Personal auf die Fremdleistungen, ist der negative Effekt nahezu der gleiche. Wer also viel mit dieser Form der Zeitauslastung arbeitet, sollte auch die Entwicklung dieser Kostenposition im Auge behalten.
Eine weitere Aufgabenstellung ist es, die Liquidität zu betrachten. Einer Person, die mit dem Interpretieren einer betriebswirtschaftlichen Auswertung nicht hundertprozentig vertraut ist, kann Folgendes passieren: Zwar ist der Umsatz befriedigend und der Gewinn reicht auch einigermaßen, allerdings herrscht auf dem Konto laufend die berühmte "Ebbe". Doch woran liegt es eigentlich?
Um dies korrekt analysieren zu können, muss man wissen, dass in der betriebswirtschaftlichen Auswertung bei einem Einzelunternehmen der Unternehmerlohn nicht in den Personalkosten enthalten ist, sondern dem Gewinn entnommen wird. Bei einer GmbH, in welcher der Unternehmer als Geschäftsführer seiner Firma über die Personalkosten verbucht wird, ist dies anders.
Und noch etwas kann zu einer fatalen Annahme führen: Zwar sind die Darlehenszinsen in der betriebswirtschaftlichen Auswertung erfasst, normalerweise jedoch nicht die Darlehenstilgungen. Freut sich also – um ein Beispiel zu nennen – der Inhaber über ein Schwarz auf Weiß vorhandenes vorläufiges Ergebnis von 50.000 EUR, kann seine Freude getrübt werden, wenn er berücksichtigen würde, dass davon 40.000 EUR Privatentnahmen sowie weitere 30.000 EUR Darlehenstilgungen rechnerisch abgezogen werden müssen. Unter dem berühmten Strich würden in diesem Fall also 20.000 EUR fehlen.
Damit Ihnen ein solcher (gedanklicher) Fehler nicht unterläuft, berücksichtigen wir diese Werte in unserem Soll/Ist-Vergleich.
Auch die unterjährig nicht gebuchten Abschreibungen (AfA = Absetzung für Abnutzung) können zu einer Fehleinschätzung bei der monatlichen Betrachtung Ihrer Ergebniszahlen führen, insbesondere wenn dieser Wert sehr hoch ist und erst am Ende des Jahres im letzten Monat aktiviert wird. Der Abschreibungswert ist zwar nicht liquiditätswirksam (das Geld für die Anschaffung der Anlagegüter haben Sie ja bereits gezahlt), jedoch wirkt er sich gewinnmindernd aus, sofern er aktiviert wird. Es kann also insbesondere bei sehr hohen, nicht aktivierten Abschreibungen bei unterjähriger Betrachtung der Eindruck entstehen, dass die Geschäfte gut laufen. Würde die Abschreibung berücksichtigt, könnte sich hingegen ein anderes Bild ergeben.