Gewährleistungskosten kalkulierbar machen / 1.5 Gewährleistungssystem installieren

1.5.1 Vorteile eines GWL-Abrechnungssystems

Ein IT-gestütztes Gewährleistungsabrechnungssystem transportiert den Gewährleistungsantrag einer Werkstatt mittels Prüfroutinen über die Antragsprüfung mit ggf. Teilgenehmigungsbeträgen bis hin zur Bezahlung des Antrags. Ob sich die Einführung eines solchen Systems, dessen Ablauf im Folgenden beschriebenen wird, für das Unternehmen lohnt, ist abzuwägen. Letztendlich zählen die in einem Geschäftsjahr anfallenden Schadensanträge, das zukünftige Absatzvolumen, die Personalbelastung aus einer manuellen Abarbeitung usw. Ein standardisiertes Gewährleistungsabwicklungssystem, das auf einer IT-Lösung basiert, bringt dem Unternehmen neben den Investitionskosten auch Vorteile:

• Vermeidung von auf Rechnungen basierenden GWL-Abrechnungen
• Schnellere Bearbeitung und Buchung von Massendaten
• Vermeidung von Antragsdoubletten.
• Standardisierung der Kostensätze Lohn und Material zur Schadenserstattung
• Transparente und einheitlich strukturierte Daten und daraus folgend gute Analysedaten für Controlling und QM
• Klare und rationelle Prozessabläufe durch die Systemunterstützung
• Vernetzung mit IT-Systemen (Controlling/Finanzbuchhaltung, Auftragsabwicklung, Qualitätsmanagement)
• Eindeutige Fehlercodes und Schadensbilder mit Angabe der Häufigkeiten, um analysieren zu können
• Empirische Daten, die mit statistischen Life-Cycle-Costing-Daten abgeglichen werden können
• Transparenz der Schäden
• Übersichtliche Rechnungsinformationen
• Frühere Abstellung von Mängeln durch klare Fehlerdaten
• IT-gestützte Kopplung des Antrags mit dem Schadensteilprozess, um sicherzustellen, dass die Schadteile zum Hersteller zurückgeschickt werden

Eine Abwicklung von Gewährleistungsschäden über Papierrechnungen zu machen ist nur dann denkbar, wenn das Aufkommen der abgesetzten Produkte und der daraus folgenden Schadensumfänge gering ist. Sobald es hier aufgrund der im Markt befindlichen Produkte zu Volumenproblemen kommt, sollten IT-gestützte Ansätze gewählt werden.

Hinweis

Der Begriff Claim

Der Begriff Claim (Anspruch) ist in der betrieblichen Praxis entstanden. Softwareanbieter verwenden ihn ebenfalls. Er sagt aus, dass die Werkstatt aufgrund der Reparatur einen Geldanspruch gegenüber dem Hersteller hat und diesen über den Claim (nicht die Rechnung) geltend macht. Durch den Claim-Prozess schafft man eine direkte EDV-Verbindung zwischen dem Hersteller und der Werkstatt. Es findet zwischen beiden ein Dialog beim Beantragen der Schadensansprüche statt, der aus der Bewertung der Reparaturleistung und der Gültigkeit des Anspruchs entsteht.

1.5.2 Funktionen eines Abwicklungssystems

Das Abwicklungssystem sollte folgende Funktionen erfüllen:

• Ansprüche (Claims) prüfen und bezahlen.
• Konditionen unterschiedlicher Werkstätten und Händler mit in die Bewertung einbeziehen
• Zuordnungen zu den produzierenden Standorten, falls der Hersteller mehr als ein Werk hat, durchführen können, damit die Kosten nach dem Verursacherprinzip und nicht nach Schlüsselung zugeordnet werden können.
• Schadensdatenbank befüllen. Kontierungen in Zusammenhang mit Fehlercodes (Schadenscodierungen) sind hier nach Auffassung des Autors unerlässlich, da erst sie aus diesem System ein intelligentes System machen.

Einen möglichen Ablauf des Abrechnungssystems zeigt Abb. 2.

Abb. 2: Ablaufdiagramm zur Gewährleistungsabwicklung

1.5.3 Auswahl eines Abwicklungssystems

Problemtisch für das Unternehmen ist, den richtigen Softwareanbieter zu finden. Die Marktführer in der IT sind verhältnismäßig teuer und bieten meist Standardlösungen an, die u. U. Tools enthalten, die man nur bedingt braucht. Systemanpassungen sind teuer. Eigenentwicklungen sind denkbar, sollten aber mit anderen Alternativen verglichen werden. Es muss ein Produkt sein, dass die Anforderungen der modernen Gewährleistungsabwicklung (Massendaten) erfüllt, dass dem Controller gute Analysedaten zur Kalkulation der zukünftigen GWL-Kosten mitgibt und nicht zuletzt muss es auch dem Qualitätsmanagement Fehler- und Analysedaten liefern, um die Qualität zu verbessern. D. h., es müssen die Anforderungen eines technischen und eines kaufmännischen Controllings gewährleistet sein.

Abb. 3: Möglicher Prüf- und Bewilligungsablauf eines Gewährleistungssystems