Hybrides Projektmanagement: Analoge und digitale Medien ... / 3 Spaces: Vor Ort vs. remote/virtuell

Es können oder dürfen nicht immer alle Teilnehmenden vor Ort präsent sein. Das wurde in der Corona-Krise manifest. Die gesamte Wirtschaft, Firmen und Universitäten mussten Wege finden, wie weiterhin zusammengearbeitet oder gelehrt werden kann, ohne dass die Teilnehmer physisch zusammen sind. Unser Gehirn kann Erkenntnisse besser im Raum verorten. Es gibt physische und virtuelle Räume.

Abb. 5: Spaces: Onsite/Vor Ort vs. remote/virtuell

Tab. 2 zeigt Beispiele der Ausprägungen der beiden Pole sowie deren Vorteile.

Pole	Onsite/Vor Ort	Remote /virtuell
Beispiele	Projektraum Workshop-Raum Sitzungszimmer Schulzimmer Labor, Bibliothek Showroom, Museum Flagship Store	Projektshare Zoom-, Skype- oder Microsoft-Teams-Meeting Online Store
Stärken	Alle Hirnkanäle sind bespielt Sozialität und menschlicher Austausch ist möglich Verständnis schnell möglich Teilgruppen und Break-out Sessions einfach möglich Vertrauensaufbau einfach möglich Fokus auf dem Tisch Ergebnisse sind schnell und einfach aufschreibbar	Einbindung von physisch Verhinderten Kurzzeitige/-fristige Integration von Fachexperten Effizienter Aufruf von digitalen Inhalten ist möglich Mitschneiden der Besprechung ist möglich Beobachten der Interaktionen sind möglich Auswertung der Mausinteraktionen einfach möglich

Tab. 2: Pole: Vor Ort – remote/virtuell

Wenn man es schafft, dass by default immer physisch und virtuell kombiniert vorgesehen ist und der Mensch sich situativ zur Nutzung des idealen Pols entscheiden kann, dann gewinnt der Mensch eine weitere Freiheit, die ihm hilft, seinen Job einfacher, besser oder günstiger zu machen. Die Vorteile der hybriden Arbeit sind:

• Situativ optimale Nutzung beider Pole;
• sich in physischen, virtuellen und hybriden Räumen wohlfühlen und kennen. So können die passenden und optimalen Rahmenbedingungen geschaffen werden (z. B. Wahl des Kontexts, der Tools oder Hilfsmittel);
• effiziente Einbindung von Teilnehmern, die nicht persönlich teilnehmen können;
• die Haptik und das Beobachten der Nutzung ermöglicht das Begreifen und das Erinnern. Teilnehmer, die vor Ort sein können, nehmen gemeinsam vor Ort Teil und können die analogen Artefakte erfassen und beschreiben, sodass die virtuellen Teilnehmer, die Interaktion beobachten und verstehen können;
• Ergebnisse werden laufend digitalisiert, sodass die virtuellen Teilnehmer folgen und mitarbeiten können;
• optimale Nutzung der Ressourcen (z. B. Reisezeit sparen).

3.1 Anwendungsfälle im Projektcontrolling

Viele Unternehmen haben Lizenzen für unterschiedliche Zusammenarbeitswerkzeuge. Es gibt verschiedene Kollaborationslösungen, die frei oder mit einer Lizenz erworben werden können, um virtuell zusammenzuarbeiten oder Meetings oder Workshops durchzuführen. Jede Teamkultur ist anders und benötigt möglicherweise andere digitale Tools und Werkzeuge.

3.1.1 Projektraum Obeya

Obeya ist japanisch und heißt "großer Raum" oder "war room". Das Konzept wurde von Toyota entwickelt und bezeichnet eine Form des Projektmanagements und -controllings im Lean Management. Der Kerngedanke ist, dass alle bei der Planung, dem Management und der Steuerung beteiligten Personen in einem Raum vereinigt sind, um schnellste Kommunikation und kürzeste Entscheidungswege zu erreichen. Im Obeya-Raum sind alle projektrelevanten Informationen zusammengetragen. Dabei sind diese Informationen überwiegend papiergebunden an den Wänden aufgehängt und sind für alle Beteiligten ersichtlich. Das verschafft einen guten Überblick über alle Projekte.

Abb. 6: Projektraum Obeya^[1]

In den letzten Jahren gingen v.a. große und international agierende Firmen dazu über, virtuelle Obeya-Räume zu nutzen, weil die Entwicklung oft in interdisziplinären, global verteilten Teams erfolgt. Im rein digitalen Ansatz gehen jedoch wichtige Elemente des ursprünglichen Konzeptes verloren.

Das traditionelle Obeya-Konzept sieht vor, dass sich alle Akteure gleichzeitig im Raum befinden. Die Interaktion und Kreativität der Lösungsfindung ist erschwert, wenn sich die Akteure nur virtuell treffen.

Virtuelle Obeya-Lösungen eignen sich z. B. für die Durchführung von Teammeetings, um Informationen und Arbeitsstände auszutauschen und einfache Entscheidungen zu fällen.

Weitere beispielhafte Anwendungsfälle in der Produktentwicklung sind:^[2]

• Besprechung von Abweichungsgenehmigungen, Messberichten und Versuchsergebnissen;
• Besprechung von technischen Zeichnungen und physischen Bauteilen;
• Problemlösung, Brainstorming und Entscheidungsfindung im Team;
• Projektbezogene Planungsprozesse.

Die großflächige Darstellung aller wichtigen Inhalte im Raum hilft, die Übersicht zu behalten und rasch einzelne Inhalte vergleichen oder anschauen zu können. Das traditionelle Obeya benötigt einen Raum für diesen einen Zweck. Zudem müssen alle Akteure anreisen.

Im rein virtuellen Obeya ist die Interaktion und Kreativität erschwert und die Lösungs- und Entscheidungsfindung für komplexere Probleme schwieriger. Als Alternative können deshalb hybride Ansätze genutzt werden.

iObeya ist eine Lösung mit einem interaktiven Whiteboard. So können einerseits virtuelle Teilnehmer ...