Allgemeine Controllingkonzepte sind in fast allen Unternehmen etabliert, daher stellt sich die Frage, ob ein separates IT-Controlling erforderlich ist. Empirische Untersuchungen zeigen, dass IT-Controllingkonzepte in mittelständischen Unternehmen noch selten anzutreffen sind. Und obwohl IT-Controlling von zahlreichen Verantwortlichen als wichtig und sinnvoll angesehen wird, fehlt es bei der praktischen Umsetzung erheblich. Controlling in den klassischen Produktionsbereichen ist transparenter und leichter nachzuvollziehen als im oft diffusen Bereich der IT-Technologie. Der Bedarf für IT-Controlling ist dabei offensichtlich.
Fehlschläge können reduziert werden
Schier unerschöpflich ist die Zahl der Berichte und Erfahrungen mit fehlgeschlagenen IT-Projekten, die entweder (besonders bei Prestigeprojekten) zu ungenutzten E-Commerce-Ruinen werden oder deren Kosten und Zeitrahmen jede Planung weit überschreiten. Dabei zeigt sich, dass gerade in diesen Bereichen grundlegende Regeln der Wirtschaftlichkeitsrechnung und des Projektmanagements ignoriert werden.
Der Einsatz einer erprobten Standardsoftware kann Risiken reduzieren, erhöht im Gegenzug aber auch die Investitionskosten und die Komplexität der Anwendung. Das führt häufig zu einer fehlerhaften Einführung. Die Vorteile einer Prozessoptimierung und die damit einhergehenden wirtschaftlichen Vorteile gehen verloren. Der zeit- und kostenmäßige Aufwand für z. B. Schnittstellenmanagement und Schulung der Mitarbeiter wird regelmäßig unterschätzt.
Der Einsatz der richtigen Migrationsstrategien und eines Changemanagement fordern gleichzeitig den Einsatz eines intensiven IT-Controlling, der bei der Auswahl der richtigen Strategien entscheidend beitragen kann.
Fehlende Transparenz der IT-Kosten
Wenn im Bereich Controlling das Thema Kostenerfassung und verursachungsgerechte Kostenverteilung behandelt wird, konzentrieren sich die Aktivitäten regelmäßig auf den Bereich der Produktion und produktionsnahen Abläufe. Der Bereich der IT-Kosten wird als Fixkostenblock hingenommen. Ein häufiger Grund ist die Tatsache, dass der Funktionsbereich der IT nicht immer einfach abzugrenzen ist.
Gehören die Kosten einer Telefonanlage, eines Smartphones oder einer Videokonferenzanlage zu den IT-Kosten? Funktionen wachsen zusammen und verändern damit auch die Kostenanalyse. Zahlreiche Umfragen und wissenschaftliche Analysen, wie sie z. B. durch Prof. Andreas Gadatsch durchgeführt wurden, haben ergeben, dass die Mehrzahl der Unternehmen die eigenen IT-Kosten nicht oder nur unzureichend kennen. Nur wenige kennen ihre IT-Kosten genauer.
Da die Details der Kosten und deren Kostenzuordnung häufig nicht bekannt sind, werden diese dann mit einfachen Umlageschlüsseln verrechnet oder nach dem Gieskannenprinzip als prozentualer Anteil auf die Produktkosten aufgeschlagen. Damit sind aber wichtige Informationen zur Steuerung eines Unternehmens verloren.
Controlling häufig nicht möglich
Aus der Kombination dieser Ergebnisse lässt sich schlussfolgern, dass die meisten Unternehmen ihre Kosten nicht genau kennen und diese daher pauschal verteilen. Ein ernsthaftes Controlling lässt sich mit dieser Datenbasis nicht erreichen.
Ansteigende IT-Budgets
Die Kosten der Hardware scheinen kontinuierlich zu sinken, gleichzeitig steigt die Leistungsfähigkeit der Hardware, unabhängig davon, ob wir diese Leistungsfähigkeit betriebswirtschaftlich wirklich benötigen. Ein Desktop kostet heute etwa das Gleiche wie vor 20 Jahren, leistet aber ein Vielfaches. Die Entwicklung der reinen Softwarekosten ist vergleichbar.
Entscheidend ist aber der Anstieg der Anforderungen und Möglichkeiten in der IT-Welt. Themen wie Enterprise Resource Planing, Customer Relationship Management, IT-Sicherheit etc. fordern umfassende und komplexe Software sowie erweiterte Kommunikationsmöglichkeiten. Nicht nur manuelle Tätigkeiten werden durch den Einsatz von IT-Lösungen zunehmend ersetzt, sondern mittlerweile kommunizieren Maschinen und Systeme eigenständig untereinander.
Nachdem die "dritte industrielle Revolution" mit dem Einsatz von Elektronik und IT zur Automatisierung und Steuerung von Prozessen in den Unternehmen Einzug gehalten hat steht den Unternehmen die "vierte industrielle Revolution" bevor. Hier geht es um den komplexen Einsatz von cyberphysischen Systemen, die unter dem Schlagwort "Industrie 4.0" auch als "digitale Revolution" bezeichnet wird. Die damit einhergehenden IT-Kosten und die Anforderungen an ein aussagekräftiges IT-Controlling werden steigen.
Mangelnde Einflussnahme auf indirekte IT-Kosten
Ein großer Teil der IT-Kosten werden weder detailliert erfasst noch verursachungsgerecht budgetiert. Viele indirekte Kosten, wie z. B. Systemausfallzeiten durch fehlende Schulung oder Sicherheitsmaßnahmen werden nicht separat erfasst, so dass keine Einflussnahme durch das Management möglich ist. IT-Arbeitsplätze verursachen neben den transparenten direkten Kosten (z. B. Anschaffungskosten für Hardware und Software) hohe indirekte Kosten (z. B. unbewusst...