IT-Controlling: Kosten- und Leistungstransparenz mit den richtigen Kennzahlen schaffen

Zusammenfassung

Überblick

Effizienz und Effektivität von IT-Systemen entscheiden zunehmend mehr über die Konkurrenzfähigkeit von Unternehmen. Deshalb nimmt die Bedeutung des IT-Controllings weiter zu.

Gleichzeitig nehmen indirekte, versteckte IT-Kosten stark zu, sind aber nur schwer zu identifizieren. Für wirksame Kosten-Nutzen-Analysen müssen diese indirekten Kosten jedoch zwingend ermittelt werden.

Um die IT-Leistungen und Bereiche sinnvoll zu unterstützen, muss der IT-Controller die geeigneten Kennzahlen festlegen, die er auch regelmäßig und wirtschaftlich ermitteln kann.

Der Beitrag beschreibt die Einsatzbereiche des IT-Controllings und die Voraussetzungen in der Kostenrechnung. Danach werden verschiedene Kennzahlen anhand von Steckbriefen vorgestellt. Der IT-Controller kann aus diesen umfangreichen Erläuterungen die Anleitung für die Ermittlung individueller Kennzahlen entnehmen.

1 Aufgabenbereiche des IT-Controlling

Begriff

Der Begriff IT-Controlling wird in vielen Varianten benutzt. In der Literatur und Praxis tauchen zahlreiche Begriffe aus dem IT-Controlling-Konzept auf, z. B.:

• DV-Controlling (Datenverarbeitungscontrolling),
• EDV-Controlling (Elektr. Datenverarbeitungscontrolling),
• INF-Controlling (Informatikcontrolling),
• IV-Controlling (Informationsverarbeitungscontrolling),
• IS-Controlling (Informationssystemcontrolling) und
• IT-Controlling (Informationstechnikcontrolling).

Die Auffassungen für den Aufgabenbereich variieren stark (s. Tab. 1). Eine veraltete und nach heutiger Auffassung nicht mehr zutreffende enge Auffassung beschreibt IT-Controlling als Kontrolleur der IT-Abteilungen oder als computergestützte Kontrolle von IT-Projekten. Definitionen jüngeren Datums betrachten IT-Controlling als Instrument zur Entscheidungsvorbereitung im Rahmen der Nutzung von IT-Ressourcen. IT-Controlling ist die Beschaffung, Aufbereitung und Analyse von Daten zur Vorbereitung zielgerichteter Entscheidungen bei Anschaffung, Realisierung und Betrieb von Hardware und Software. Der Focus liegt dabei auf dem Begriff des Steuerns von Unternehmen (to control bedeutet schließlich steuern und nicht Zahlen sammeln).

Kostenorientierung

Unterschiedliche Erfahrungen der Entscheidungsträger und Verantwortlichen verfälschen oft das Aufgabenfeld des IT-Controlling. Durch den gestiegenen Kostendruck wird das IT-Controlling oft mit einer einfachen Kostenreduktion im IT-Bereich verwechselt. Ursache dafür ist die stärkere Durchdringung der Geschäftsprozesse durch die IT und der hierdurch stark angestiegene Kostenanteil im IT-Bereich. Mangelnde Transparenz dieses Kostenblocks führt bei der Unternehmensleitung oft zu dem Eindruck, dass die IT-Kosten zu hoch sind und reduziert werden müssen. Der IT-Controller wird zum Kostenkontrolleur und Kostensenker degradiert.

Leistungsorientierung

Eine leistungsorientierte Sichtweise dagegen erkennt, dass der IT-Einsatz mit Leistungssteigerung und Effizienzverbesserung eng vernetzt ist. Zunehmend wird erkannt, dass die IT nicht eine "Handwerkerabteilung für Hard- und Software" ist, sondern ein Kernelement zur Sicherstellung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens darstellt. Der IT-Controller unterstützt den IT-Einsatz im Unternehmen im Rahmen eines IT-Controlling-Konzeptes.^[1]

Ansatz	Typische Maßnahme	Gewünschte Wirkung
Kostenorientierter Ansatz	Auslagerung der IT-Abteilung (oder Teile) Stellenkürzungen in der IT IT-Kostenverrechnung per Gemeinkostenumlage Rol als alleiniger Maßstab für Projekte Festlegung IT-Budget als %-Satz vom Umsatz	Senkung der IT-Kosten
Leistungsorientierter Ansatz	Ausrichtung und Steuerung der IT an den Unternehmenszielen Standardisierung von IT-Leistungen Optimierung von IT-Prozessen Verursachungsgerechte IT-Kosten- und Leistungsverrechnung Beitrag zu Unternehmenszielen als Maßstab für IT-Projekte und IT-Budget	Steigerung der IT-Leistung

Tab. 1: Kosten- und leistungsorientierter IT-Controllingansatz im Vergleich

[1] Vgl. Gadatsch/Mayer, 2010, S. 32ff.

2 Notwendigkeit und Einflussmöglichkeiten

Allgemeine Controllingkonzepte sind in fast allen Unternehmen etabliert, daher stellt sich die Frage, ob ein separates IT-Controlling erforderlich ist. Empirische Untersuchungen zeigen, dass IT-Controllingkonzepte in mittelständischen Unternehmen noch selten anzutreffen sind. Und obwohl IT-Controlling von zahlreichen Verantwortlichen als wichtig und sinnvoll angesehen wird, fehlt es bei der praktischen Umsetzung erheblich. Controlling in den klassischen Produktionsbereichen ist transparenter und leichter nachzuvollziehen als im oft diffusen Bereich der IT-Technologie. Der Bedarf für IT-Controlling ist dabei offensichtlich.

Fehlschläge können reduziert werden

Schier unerschöpflich ist die Zahl der Berichte und Erfahrungen mit fehlgeschlagenen IT-Projekten, die entweder (besonders bei Prestigeprojekten) zu ungenutzten E-Commerce-Ruinen werden oder deren Kosten und Zeitrahmen jede Planung weit überschreiten. Dabei zeigt sich, dass gerade in diesen Bereichen grundlegende Regeln der Wirtschaftlichkeitsrechnung und des Projektmanagements ignoriert werden.

Der Einsatz einer erprobten Standardsoft...