Liquidität: Rollierende Finanzplanung - So sichern Sie d ... / 6.4 Dokumentation der Planung

Ein wichtiges Hilfsmittel sowohl bei der Erstellung als auch der späteren Veränderung der Planung ist eine sach- und fachgerechte Dokumentation. Zunächst sollten für jeden Bereich (Betrieb, Investitionen, Finanzen) die Prämissen festgehalten werden, mit deren Hilfe die Planung erstellt worden ist. Damit ist jederzeit nachvollziehbar, warum die Originalplanung so und nicht anders aussieht. Anschließend geht es darum, festzuhalten, wie eine Mittelunterdeckung beseitigt werden kann oder was mit eventuellen überschüssigen Mitteln geschehen soll. Bei jeder Überarbeitung ist es sinnvoll, für den jeweiligen Bereich sowie die Maßnahmen festzuhalten, was sich warum geändert hat und welche Steuerungsmaßnahmen identifiziert und umgesetzt worden sind. Darüber hinaus sollte aufgezeichnet werden, welche Abweichungen und Steuerungsmaßnahmen es in einem Intervall gegeben hat.

Arbeitsblatt Dokumentation

Um nicht auf zusätzliches Papiermaterial oder separat zu erstellende Dateien zurückgreifen zu müssen, enthält die Excel-Datei eine Mappe "Dokumentation", in der Sie wichtige Planungsparameter, Prämissen, Abweichungsgründe und Steuerungsmaßnahmen festhalten können (s. Abb. 9). Mithilfe der Mappe können Sie diese Sachverhalte parallel zur Planung bzw. zur jeweiligen Veränderung in Stichworten festhalten. Das Arbeitsblatt orientiert sich an der Struktur und dem Aufbau der Planungsmappen und ermöglicht so eine schnelle und leichte Zuordnung der jeweiligen Sachverhalte. Im unteren Bereich befindet sich Platz, um Steuerungsmaßnahmen und Ereignisse zu beschreiben, die sich nicht eindeutig einem Bereich zuordnen lassen.

Im Arbeitsblatt brauchen Eingaben nur in den dafür vorgesehenen Textfeldern in den Spalten D-H (Zellen mit blauer Schrift) getätigt zu werden. Falls gewünscht, können die Zeilenüberschriften in den Spalten B und C für die Bereiche und Maßnahmen geändert werden, wenn sich eine andere Strukturierung der Dokumentation als sinnvoll und hilfreich erweist. Daher sind diese Zellen in roter Schrift gehalten.

Abb. 9: Arbeitsblatt "Dokumentation"

Praxis-Tipp

Mappe Dokumentation kopieren bei Platzmangel

Wenn der Platz in der Arbeitsmappe nicht ausreicht, können Sie die Mappe kopieren und ein oder mehrere Dokumentationen anzulegen. Gehen Sie dazu in die Mappe Dokumentation und klicken mit der rechten Maustaste in der unteren Laufleiste auf den Mappennamen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Option "Verschieben/Kopieren" wählen. Klicken Sie zunächst in der unteren linken Ecke in das Feld "Kopieren" und wählen Sie dann in der Laufleiste aus, an welcher Stelle die neue Mappe eingefügt werden soll. Excel erstellt eine neue Mappe mit der Bezeichnung "Dokumentation(2)", die Sie sofort nutzen können; ggf. sollte der Name verändert werden.