Mit den richtigen Angaben in der Original-Rechnung (Rechnung) können sich Unternehmer viel Ärger und Zeit (für Rückfragen) ersparen.
2.1 Zeitpunkt der Rechnungsstellung
Die (Schluss-)Rechnung sollten Unternehmer möglichst sofort nach Leistungserbringung stellen. Muss z. B. das Werk zuvor noch abgenommen werden, sollten Unternehmer darauf drängen, dass die Abnahme zügig nach Fertigstellung vorgenommen wird. Eine zügige Rechnungsstellung signalisiert keine Liquiditätsschwäche, sondern Professionalität und ist Ausdruck eines gut funktionierenden Rechnungswesens. Es ist nur eine Frage der Organisation, damit Lieferung der Ware und zugehörige Rechnung am gleichen Tag beim Kunden eingehen.
2.2 Inhalte der Rechnung
Auch bei der Rechnungsstellung müssen inhaltliche und formale Fehler vermieden werden. § 14 Abs. 4 UStG muss pedantisch beachtet werden, weil anderenfalls die Gefahr besteht, dass sich der Kunde u. U. darauf beruft, dass die zivilrechtliche Fälligkeit der Forderung nicht besteht. Die Kunden werden immer spitzfindiger, wenn es darum geht, Gründe zu finden, Forderungen nicht sofort zahlen zu müssen.
Außerdem verlangt der Fiskus, dass derjenige, der den Vorsteuerabzug geltend macht, nachweist, dass die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sind.
Bei Dauerschuldverhältnissen kann sich eine Rechnung auch aus verschiedenen Elementen zusammensetzen (Miet- oder Pachtvertrag und monatliche Kontoauszüge oder andere Zahlungsbelege), wobei sich ein Teil der Rechnungsbestandteile wie Leistungsgegenstand, leistender Unternehmer und Leistungsempfänger und – bis auf Weiteres – monatliches Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz aus dem Vertrag ergeben und der konkrete Leistungszeitraum aus dem jeweiligen Kontoauszug ersichtlich ist.
Bei Dauerschuldverhältnissen erfüllt ein Vertrag nur dann die Funktion einer Rechnung, wenn im Vertrag die Umsatzsteuer offen ausgewiesen ist und zusätzlich Zahlungsbelege vorgelegt werden, aus denen sich die Abrechnung für einen bestimmten Zeitraum ergibt.
Die Fälligkeit des Mietzinses bei Gewerberaummietverhältnissen hängt nicht davon ab, dass der Mietvertrag nicht den Rechnungserfordernissen des Umsatzsteuergesetzes entspricht und der Vermieter dem Mieter entgegen § 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG noch keine Rechnung erteilt hat. Zwar ist eine solche Rechnung nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG Voraussetzung für den Vorsteuerabzug mit der Folge, dass der Vermieter im Hinblick auf seine Nebenpflicht aus § 242 BGB, den Mieter nicht zu schädigen, verpflichtet ist, dem Mieter eine Rechnung zu erteilen. Daraus lässt sich aber nicht ableiten, dass die Fälligkeit hinausgeschoben sein soll. Die Rechnungslegung ist nach allgemeiner Auffassung grundsätzlich keine Fälligkeitsvoraussetzung.
Eine richtige Rechnung enthält zwingend folgende Angaben:
- "Firmenbriefbogen" mit vollständigen Namen und Anschriften des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers,
- Ausstellungsdatum,
- fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig vergeben),
- Menge und die Art der gelieferten Ware bzw. der Leistung; zur Identifizierung des Leistungsgegenstands in einer Rechnung können andere Geschäftsgrundlagen herangezogen werden, wenn die Rechnung darauf verweist und diese eindeutig bezeichnet sind;
- den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
- in den Fällen des § 14 b Abs. 1 Satz 5 UStG einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.
Folgende Angaben sind sinnvoll:
- Bestelldatum und Kundennummer,
- Angaben zu Verzugszinsen,
- Zahlungs- bzw. Fälligkeitsdatum,
- Kontonummer mit IBAN und BIC,
- Ansprechpartner für Rückfragen,
- Hinweis auf die bei Bestellung erfolgte Vereinbarung eines Eigentumsvorbehalts.
Besonderheiten bei elektronischer Rechnung und Gutschrift beachten
Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Die Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen sind gegenüber der Rechtslage vor dem 1.7.2011 deutlich reduziert. Es können u. a. auch Rechnungen, die per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug ...