Verjährung von Forderungen 2024: 3-Jahresfrist im Blick behalten

Jährlich gehen Millionenbeträge durch Nichtbeachtung der Verjährungsfristen von Zahlungsansprüchen verloren. Ein wichtiger Stichtag ist hierbei immer der 31.12. eines jeden Jahres. Nach Ablauf der gesetzlich festgelegten Frist von 3 Jahren (Regelverjährungsfrist) für Forderungen aus Kauf- und Werkverträgen kann sich der Schuldner auf die Verjährung seiner Schuld berufen und die Erfüllung des Anspruchs verweigern. Unternehmer können ihren Anspruch nicht mehr erfolgreich gerichtlich durchsetzen, obwohl dieser rechtlich gesehen weiterhin besteht, wenn sich der Schuldner auf die Verjährung beruft.

Praxis-Tipp: Vor Ablauf des Jahres 2024 3 Jahre alte Forderungen prüfen

Mit Ablauf des 31.12.2024 verjähren alle Forderungen, die in 2021 entstanden sind. Entstanden ist der Anspruch auf den Kaufpreis oder den Werklohn, wenn der Unternehmer seine vertragliche Leistung erbracht hat. Auf eine Rechnungsstellung kommt es nicht an. Unternehmer müssen also rechtzeitig vor dem 31.12.2024 prüfen, ob sie in 2021 Leistungen an Kunden erbracht haben, die noch nicht gezahlt haben, und sich für geeignete Maßnahmen entscheiden.

Gerichtliches Mahnverfahren: Verjährung von Forderungen hemmen

Vorteil des gerichtlichen Mahnverfahrens ist, dass die Verjährung durch den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids gehemmt werden kann. Für Forderungen aus dem Jahr 2021 muss dann möglichst noch vor Weihnachten 2024 ein Mahnbescheid beantragt werden, der allerdings keine Fehler/Lücken haben darf, damit die zeitnahe Zustellung (u. U. noch Anfang 2025) an den Schuldner gewährleistet ist. Bspw. muss die Forderung exakt bezeichnet werden. Die Zustellung eines Mahnbescheids, mit dem ein Teilbetrag aus mehreren Einzelforderungen geltend gemacht wird, hemmt die Verjährung nicht, wenn eine genaue Aufschlüsselung der Einzelforderungen unterblieben ist und die Individualisierung erst nach Ablauf der Verjährungsfrist im anschließenden Streitverfahren nachgeholt wird.

Tipps für die Praxis im Forderungsmanagement

Folgende Maßnahmen sind auch für den Kleinbetrieb/Handwerker leicht und ohne (großen) Kostenaufwand umsetzbar:

• Der erste Blick bei Auftragsangeboten sollte dem Telefonbuch (übers Internet) gelten. Sind dort keine Eintragungen zur Adresse oder nur Handy-Nummern vorhanden, ist Vorsicht geboten.
• Das Internet ist ebenfalls hilfreich, zumindest bei Firmenkunden, um über deren Homepage Informationen über Geschäftsführer, Inhaber und Firmensitz zu erhalten (Impressum). Mit diesen Angaben können weitere Auskünfte eingeholt werden, z. B. beim Handelsregister.
• Vorschüsse verlangen: Es kommt oft auf die Argumentation an, dem potenziellen Kunden den Sinn und Zweck der Vorschusszahlungen nahezubringen. Zumindest dann, wenn Unternehmer Materialien einkaufen müssen, um den konkreten Auftrag erfüllen zu können, sollten sie auf einen Vorschuss in Höhe der Materialkosten bestehen. Alternativ sollte dem Kunden mitgeteilt werden, dass er sich die benötigten Materialien vorab selbst besorgen soll, indem man ihm geeignete Lieferanten, Geschäfte usw. benennt. U. U. kann diese Vorgehensweise dem Kunden dadurch attraktiv "verkauft" werden, dass man ihm mitteilt, dies sei für ihn auch finanziell günstiger.
• Bei Kaufverträgen lässt sich eine Vorschusszahlung erreichen, wenn der Verkäufer im Gegenzug einen Rabatt verspricht oder kostenlose Zusatzleistungen (Service) für einen bestimmten Zeitraum anbietet.
• Bei der Rechnungsstellung müssen inhaltliche und formale Fehler vermieden werden. Die Vorschriften des § 14 UStG müssen pedantisch eingehalten werden, weil die Gefahr besteht, dass sich der Kunde u. U. darauf beruft, dass die Fälligkeit der Forderung nicht besteht. Das Merkmal "vollständige Anschrift" in § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG erfüllte bisher z. B. nur die Angabe der zutreffenden Anschrift des leistenden Unternehmers, unter der er seine wirtschaftlichen Aktivitäten entfaltet. Zur Frage, welchen Anforderungen Rechnungsangaben zur Bezeichnung der Menge und der Art der gelieferten Gegenstände genügen müssen, kann sich ein Unternehmer darauf berufen, dass die von ihm verwendeten Bezeichnungen "handelsüblich" i. S. d. § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG sind. Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern muss ab 1.1.2025 die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung beachtet werden (BMF, Schreiben v. 15.10.2024, III C 2 - S 7287-a/23/10001:007). Unternehmer sollten sich mit ihrem Steuerberater in Verbindung setzen. Es gelten in bestimmten Fällen Übergangsregelungen!
• Sobald ein Unternehmen die vereinbarte Leistung erbracht hat, sollte die Forderung dem Kunden unverzüglich in Rechnung gestellt werden. In den meisten Fällen ist es möglich, die Rechnung schon mit Auslieferung der Ware mitzuschicken oder bei Werkleistungen an Privatleute die Rechnung (bei Pauschalpreisen) nach der Abnahme zu überreichen.
• Lastschrifteinzugsermächtigungen sichern Liquiditätsvorteile und erleichtern die Verwaltungsarbeit.
• Besonders wichtig ist die Formulierung eindeutiger Zahlungsbedingungen auf der Rechnung, insbes. für die Fälligkeit der Forderungen. Hier empfiehlt sich immer ein Fixdatum, z. B. 30.11.2024.
• Mit der in den meisten Betrieben vorhandenen Software ist es kein Problem, sich Wiedervorlagen für Zahlungseingänge zu notieren, z. B. auch "Outlook"/Aufgaben. Eine andere Möglichkeit ist, dass sich der Unternehmer bzw. dessen Angestellte z. B. am 15. und am 30. eines jeden Monats die Offene-Posten-Liste aus der Buchhaltung zur Überprüfung vornimmt.
• Bekanntermaßen gehen gerade Handwerker die Forderungseintreibung nur sehr ungern an, weil sie z. B. meinen, den Kunden dadurch zu verlieren. Falsches Warten kann aber den Verlust der Forderung bedeuten. Das Mahnwesen im Betrieb sollte eine Person übernehmen, die konsequent und gegenüber offensichtlichen Ausreden immun bzw. schlagfertig ist.
• Um Kunden nicht zu verärgern, sollte man diese unmittelbar nach Überschreitung des festgesetzten Zahlungstermins persönlich anrufen und an die offene Zahlung höflich, aber bestimmt erinnern und einen neuen Zahlungstermin vereinbaren. Anschließend sollte der Inhalt des Telefongesprächs kurz schriftlich zusammengefasst und dem Schuldner geschickt werden mit dem Hinweis, dass bei einer weiteren Mahnung Mahngebühren und Verzugszinsen angefordert werden.
• Es gibt keine Vorschrift, dass man den Schuldner 3-mal mahnen muss. Eine Mahnung darf rechtlich unterbleiben, wenn dem Schuldner ein festes oder berechenbares Zahlungsdatum gesetzt worden ist. Zu viele Mahnungen kosten Zeit und Geld. Unsinnig ist es, auf die 1. Mahnung den Zusatz "1. Mahnung" zu setzen bzw. bei weiteren Mahnungen mit der entsprechenden Durchnummerierung zu arbeiten. Jeder Schuldner weiß dann, dass er nochmals gemahnt wird.
• Unternehmer müssen rechtzeitig vor dem Jahreswechsel prüfen, ob 3 Jahre alte Forderungen an Kunden bestehen, und sich für geeignete Maßnahmen entscheiden, um die Verjährung zu hemmen bzw. zu unterbrechen.
• Sind die Forderungen uneinbringlich geworden, kann der bilanzierende Unternehmer die bereits in Rechnung gestellte und an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer berichtigen bzw. zurückfordern (vgl. § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Der Forderungsausfall ist also stets "nur" mit dem Nettorechnungsbetrag zu verschmerzen. Uneinbringlich ist eine Forderung laut BFH, wenn der Anspruch auf Entrichtung des Entgelts nicht erfüllt wird und bei objektiver Betrachtung damit zu rechnen ist, dass der Leistende die Entgeltforderung – ganz oder teilweise – jedenfalls auf absehbare Zeit nicht durchsetzen kann. Das ist der Fall, wenn und ggf. soweit der Leistungsempfänger das Bestehen dieser Forderung ganz oder teilweise substanziiert bestreitet und damit erklärt, dass er die Entgeltforderung (ganz oder teilweise) nicht bezahlen werde.