Form follows function ist eine hoch geschätzte Designphilosophie. Nutzwert und Ökonomie stehen im Vordergrund und begründen gleichzeitig eine eigenständige, funktionale Ästhetik. In heutigen Managementberichten ist diese Philosophie leider nur selten zu erkennen. Stattdessen sind viele Berichte eher unübersichtliche Zahlenfriedhöfe. Hier liegt großes Potenzial zur Verbesserung. Mithilfe klassischer Designideen können Berichte ihr oftmals verstaubtes Image ablegen.
Qualität entsteht durch methodische Designarbeit
Interessante, hochklassige Berichte entstehen nicht durch Zufall. Sie sind leicht verständlich und vermitteln die wichtigsten steuerungsrelevanten Informationen in übersichtlicher Form. Dafür brauchen sie eine gut abgestimmte Kombination aus relevanten Inhalten und zielgerichteter Darbietung.
Für Berichtsersteller bedeutet dieses Extra an Qualität einen gewissen Mehraufwand. Das beginnt mit dem eigenen Umdenken und dem Erschließen neuer Methoden und Ideen. Nach den ersten Erfolgen gilt es konsequent zu bleiben und nicht wieder den Weg des geringsten Widerstands einzuschlagen.
Die Mühe zahlt sich aus: Wo es gelingt, einen hohen Qualitätsstandard im Reporting zu verankern, profitieren nicht nur die beteiligten Personen, sondern auch das Unternehmen. Auf dem Weg zu diesem Ziel warten unterschiedliche Herausforderungen - sowohl bei den Inhalten als auch beim Design.
1.1 Inhalte
Entscheider wollen Inhalte leicht verstehen
Entscheider sind in erster Linie an den Berichtsinhalten interessiert. Sie müssen für diese Zielgruppe relevant, aktuell und schlüssig sein. Die große Mehrheit der Unternehmen verfügt über solche interessanten Informationen. I. d. R. gibt es auch Personen, die aufgrund ihres Fachwissens und ihrer Erfahrung richtige Schlussfolgerungen ziehen sowie glaubwürdige Erklärungen oder Empfehlungen abgeben können.
Dieser interessanteste Teil der Kommunikation zwischen Berichtserstellern und Entscheidern findet allerdings häufig außerhalb der eigentlichen Berichte statt: in Telefonaten, E-Mails oder informellen Gesprächen. Solange alles gut läuft, gibt es damit keine spürbaren Probleme.
Unter steigendem Zeit- und Erfolgsdruck wird es aber immer wichtiger, dass der Informationsfluss auch über die Routineberichte funktioniert. Das gilt besonders in größeren Unternehmen, wo persönliche "Nachhilfestunden" durch räumliche Entfernungen, Hierarchien und Fluktuation erschwert werden.
Abb. 1: Gutes Design hilft, Botschaften zu vermitteln; oben: "schlechtes" Design mit geringer Aussagekraft; unten: "gutes" Design mit hoher Aussagekraft
Das größte Problem vieler Berichte ist, dass keine erkennbaren Schwerpunkte gesetzt werden. Wenn Controller die Bedürfnisse ihrer Berichtsempfänger zu wenig kennen und sicherheitshalber möglichst viele Daten abliefern, dann entstehen die gefürchteten Zahlenfriedhöfe.
Das wichtigste Merkmal erfolgreicher Berichte sind die Botschaften, also fachlich fundierte Aussagen, wie z. B. Erklärungen oder Empfehlungen. Sie werden von erfahrenen, versierten Kollegen verfasst und bringen Ordnung in die Flut aus Detailinformationen. Die Botschaften sollten klar formuliert sein und glaubwürdig mit Fakten belegt werden (vgl. Abb. 1).
Priorisierung der Inhalte bringt die nötige Klarheit
Bevor solche interessanten Aussagen formuliert werden können, ist eine anspruchsvolle Aufgabe zu lösen. Wie in der Redaktion einer Fachzeitschrift müssen die Top-Themen zielgruppengerecht ausgewählt werden. Das bedeutet auch, dass viele andere Themen im Hintergrund bleiben. Nur durch Fokussierung auf eine überschaubare Anzahl von Schwerpunkten kann der Bericht für seine Empfänger einen Mehrwert schaffen.
Diese Filterung und Wertung der unzähligen verfügbaren Details kann keine Software leisten. Diese Leistung ist die Wertschöpfung der Controller und anderer Berichtsersteller. Sie basiert auf Kreativität, Erfahrung und menschlichem Urteilsvermögen.
Welche Aussagen haben Vorrang? Welche können vernachlässigt oder im Anhang mitgeliefert werden? Diese Fragen lassen sich durchaus beantworten – mit einem guten Gefühl für die Zielgruppe und einer Portion Mut zur Lücke. Es gibt kein allgemeingültiges "richtig" oder "falsch". Wichtig ist, inhaltliche Entscheidungen zu treffen. Nur so entstehen klare Botschaften und nachvollziehbare Berichtsstrukturen.
1.2 Design
Inhalte bestimmen die Form der Darstellung
Designfragen lassen sich meist schnell lösen, wenn die Berichtsinhalte und Ziele geklärt sind. Auch hier gibt es kein "richtig" oder "falsch". Das Berichtsdesign ist kein Selbstzweck. Es geht nicht um "schön" oder "hässlich", sondern darum, ob die Inhalte verstanden werden. Die häufigsten Probleme beim Berichtsdesign sind dekorative, uneinheitliche Darstellungen, falsche Skalierung und geringe Informationsdichte (vgl. Abb. 2).
Abb. 2: Typische Designverbesserungen: A) Dekoration vermeiden, B) Skalierung beachten, C) Informationsdichte erhöhen
- Dekorative Elemente, wie Hintergrundfüllungen, Farbvarianten, 3-D-Effekte und verspielte Schriften verschlechtern die Le...