Mitlaufende Kalkulation: So behalten Sie bei komplexen und lang laufenden Projekten die Übersicht

Einführung

Die Kalkulation hat bei größeren und länger laufenden Projekten und Aufträgen u. a. die Aufgabe, vor Auftragserteilung einem Kunden einen individuellen Angebotspreis zu berechnen. Nach Erledigung der Arbeiten wird dann überprüft, ob der Angebotspreis realistisch war und ob und wo es in welcher Höhe zu Abweichungen vom Plan gekommen ist. Diese Kalkulationsformen werden deshalb auch als Vor- und Nachkalkulation bezeichnet

Aufgabe der Nachkalkulation ist vor allem, Unwirtschaftlichkeiten aufzudecken und zu analysieren. Daran anschließend werden Maßnahmen formuliert, mit deren Hilfe es beim nächsten Mal besser gemacht werden kann. Auf diese Weise können die in einem Projekt gemachten positiven und negativen Erfahrungen künftig genutzt werden. Der Nachteil ist natürlich, dass es so während der Auftragserledigung bei Abweichungen kaum Möglichkeiten gibt, steuernd einzugreifen.

Was bei kleineren Aufträgen oder Projekten meist unkritisch ist, kann bei den angesprochenen länger laufenden Projekten oder großen Aufträgen durchaus zu größeren Problemen führen. Werden Abweichungen hier erst nach Projektende festgestellt, können u. U. bereits erhebliche Verluste entstanden sein – oder im günstigsten Fall ungeplante Gewinne. Hier bietet die mitlaufende Kalkulation oder Zwischenkalkulation die Chance, parallel zum laufenden Projekt beliebig oft zu überprüfen, ob und wo es Abweichungen gibt. So bleibt den Verantwortlichen die Zeit, noch während der Durchführung Steuerungsmaßnahmen einzuleiten und so dafür zu sorgen, dass das geplante Projektziel noch erreicht werden kann.

Der nachfolgende Beitrag zeigt an einem Beispiel mit Excel-Anwendung, wie eine mitlaufende Kalkulation auf einfache Weise im Betrieb genutzt werden kann.

1 Ziele, Aufgaben und Einsatzmöglichkeiten der mitlaufenden Kalkulation

Die Kalkulation hat zum einen die Aufgabe, für einen Kunden in Form einer Vorkalkulation einen Angebotspreis zu berechnen. Nach Abwicklung des Auftrags wird bei vielen Betrieben zumindest bei ausgewählten Projekten mit Hilfe der Nachkalkulation überprüft, ob der Angebotspreis realistisch gewesen ist und wo es möglicherweise in welchem Umfang Abweichungen gegeben hat. Der Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass es während der Laufzeit eines Auftrags oder Projektes nur bedingt möglich ist, bei sich abzeichnenden Abweichungen zu reagieren, etwa wenn es gravierende Preisänderungen oder viele Überstunden gibt. "Schleichende" Veränderungen oder kleinere Abweichungen, die sich in der Summe durchaus erheblich bemerkbar machen, werden erst nach Projektende aufgedeckt. Bis dahin können entweder mehr oder weniger große negative oder positive Veränderungen aufgetreten sein. Doch unabhängig davon, ob eine Abweichung gut oder schlecht für das Unternehmen ist, müssen die Verantwortlichen wissen, wo es warum dazu gekommen ist.

Dies ist mit Hilfe der mitlaufenden Kalkulation (MLK) möglich, die während der Laufzeit eines Auftrags beliebig oft durchgeführt werden kann, indem die Plandaten der Angebotskalkulation durch Istdaten ersetzt und die beiden Varianten dann gegenübergestellt werden. Die Istdaten fließen über unterschiedliche Datenquellen, etwa Buchhaltung, Produktion, Personalwesen, in die mitlaufende Kalkulation ein.

Die mitlaufende Kalkulation ist auch unter den Bezeichnungen Zwischenkalkulation, entwicklungsbegleitende oder projektbegleitende Kalkulation bekannt. Die Begriffe Projekt, Vorhaben und Auftrag werden im weiteren Verlauf synonym verwendet.

1.1 Einsatz der mitlaufenden Kalkulation nicht immer sinnvoll

Die mitlaufende Kalkulation verursacht für Projektleitung und Kostenrechnung natürlich zusätzliche Arbeit und eignet sich daher nicht für jeden Auftrag oder jedes Projekt. Für kleinere Aufträge, die Herstellung von Massenprodukten, kleinere Serien oder für kurz laufende Projekte lohnt sich der Aufwand oft nicht. Der Zusatznutzen ist meist gering, weil der Auftrag kurz nach der Durchführung schon wieder beendet ist. In den genannten Fällen ist es am besten, wenn es eine einfache Nachkalkulation gibt. Die hierdurch gewonnenen Erkenntnisse fließen dann in die Kalkulation des nächsten Auftrags mit ein. Bei Massenprodukten genügt es in der Regel, wenn eine Überprüfung der Kalkulation ein- bis dreimal jährlich vorgenommen wird. Ausnahmen können in Erwägung gezogen werden, wenn es große Schwankungen bei Materialverbrauch, Bezugspreisen oder anderen Produktionsfaktoren gibt. Auch bei sehr knapp kalkulierten kleinen Projekten kann es im Einzelfall sinnvoll sein, eine begleitende Kalkulation vorzunehmen.

Eine mitlaufende Kalkulation sollte dagegen möglichst immer durchgeführt werden bei

• Entwicklungsvorhaben und -projekten;
• größeren Investitionsvorhaben und -projekten;
• lang laufenden Projekten ab ca. 2–3 Monaten Dauer;
• Projekten mit einem hohen Auftragsvolumen und engem Zeitplan;
• Vorhaben, bei denen noch keine oder nur wenige Erfahrungswerte vorliegen;
• individuellen Aufträgen für wichtige Kunden;
• allen Vorhaben, bei denen mit kurzfristigen Veränderungen wichtiger Parameter (z. B. Preisen, Arbeitszeiten, Verbräuchen, saisonalen Schwankungen) zu rechnen ist;
• Projekten und Vorhaben, bei denen...