Neuer Angebotsprozess im Sondermaschinenbau reduziert Ko ... / 5.3 Inhaltliche Strukturierung Angebot

Die wesentliche Phase des Angebotsprozesses ist die technische Auslegung der anzubietenden Maschine. Nachdem im ERP-System der Vorgang vom Status "Anfrage" auf "Angebot" gesetzt wurde, wird dieses Angebot im ERP-System modular in den Angebotspositionen strukturiert.

Detaillierte Angebotsstruktur erlaubt genaue Kalkulation

Dies ist eine gravierende Änderung gegenüber dem vorherigen Prozess. Angebote wiesen zuvor nur eine Standardposition oder maximal 2 – 3 Hauptpositionen auf, denen alle Plankosten zugewiesen wurden. Die gesamte technische Struktur wurde außerhalb des ERP-Systems beschrieben und es gab stets Probleme, während der Auftragsabwicklung einen Plan-Ist-Vergleich auf Positionsebene zu erstellen.

So hatte ein Angebot inkl. Angebotskalkulation im ERP-System zunächst nur die Struktur (s. Abb. 6).

Abb. 6: Frühere kurze Angebotsstruktur

Kalkulationsvorlagen erlauben eine detaillierte Baugruppen-Struktur

Nach Einführung des neuen Angebotsprozesses wurde sukzessive im ERP-System mit Kalkulationsvorlagen gearbeitet, die individuell angepasst wurden. So entstand deutlich mehr Transparenz.

Abb. 7: Neue detaillierte Angebotsstruktur

Neue Dokumente für technische Klärung

Eine weitere bedeutsame Veränderung in der Angebotserstellung betrifft die Klärung der Kundenanforderungen. Nach Einführung des Prozesses ging kein Angebot mehr raus, in dem nicht die wesentlichen Dokumente vollständig ausgefüllt vorlagen:

• Auftrags-Checkliste: rd. 90 Punkte umfassende Checkliste zu allen Rahmenbedingungen des Auftrags, z. B. mit

  • Abnahme-Vereinbarungen geklärt? (FAT vor Ort, SAT)
  • Aufstellort, Einbringöffnung, Belastbarkeit von Fußboden und Decken
  • Energieversorgung beim Kunden (Strom, Druckluft, …)
  • Dokumentation (Handbuch in welcher Sprache und Ausführung?)
  • Werksnormen des Kunden über die Elektrik, z. B. Signalaustausch zwischen den Maschinen
  • Vorgeschriebene Lieferanten, u. a. für Steuerung, Antriebe, Sicherheitstechnik

• Produktdatenblatt: Detailbeschreibung der auf der Maschine zu fertigenden Produkte.

  Es gab immer wieder Diskussionen darüber, ob ein bestimmtes Maß an Kartons oder bestimmte Gebinde Vertragsbestandteil waren. Oft musste nachgeliefert werden, was zu hohen Zusatzkosten führte.

  Das Produktdatenblatt ist nun ein zentrales Dokument, in dem minutiös aufgelistet ist,

  • welche Behälter (i.W. Becher)
  • welche Gebinde
  • welche Verpackungen

  mit dem Kunden vereinbart sind.

• Meilensteinplan
• Anforderung Mustermaterial
• Ansprechpartnerliste
• Bauteileliste (Standardbauteile A+F, ggf. kundenspezifische Vereinbarungen)

• Risiko-Analyse: Dies ist eine Art FMEA, in der die möglichen Risiken bei Konstruktion und Bau einer Maschine sowie bei der Verkettung der Maschinen in den Schnittstellen zu anderen eigenen Maschinen und evtl. Maschinen des Kunden aufgelistet und mit Ampelfarben gekennzeichnet werden. Die Risikoanalyse wird im Team aller Beteiligten, im Wesentlichen durch den Vertriebsmitarbeiter zusammen mit dem Konstrukteur, erstellt.

  Ein Angebot kann grundsätzlich nicht erteilt werden, wenn es noch "rote" Risiken gibt.

Nachdem diese Dokumente vorliegen, kann das Controlling auf dieser Basis eine Kalkulation der geplanten Maschine durchführen.

Abb. 8: Auftragscheckliste

Mehraufwand reduziert Verlustrisiko und spart später Zeit

Diese umfangreiche Liste an Dokumenten ist sicherlich sehr aufwändig zu erstellen. Sofern der Auftrag gewonnen wird, dienen sie allerdings auch unmittelbar der Auftragsdokumentation und sind Basis für die Konstruktionsarbeit. Der Teilprozess für die Erstellung des technischen Konzepts im Rahmen des Angebots sieht in aggregierter Form wie folgt aus (s. Abb. 9).

Abb. 9: Neuer technischer Angebotsprozess