Optimierte Steuerung des Vertriebsbereichs mithilfe indi ... / 3.1 Informationsbedarfsanalyse

Input für Anforderungskatalog

Bevor mit der Erstellung der unterschiedlichen Vertriebscockpits begonnen werden konnte, mussten zuerst

• das übergeordnete Ziel,
• die kritischen Erfolgsfaktoren,
• die Kennzahlen,
• die Zielwerte für Kennzahlen,
• die Vergleichswerte für Kennzahlen,
• die Schwellenwerte bzw. Alerts und
• der Detaillierungsgrad,

die der jeweilige Verkäufer zur Erfüllung seiner Aufgabe benötigt, festgelegt werden. Darüber hinaus mussten sich beide Abteilungen auf die Aktualisierungshäufigkeit einigen, da zurzeit Real Time noch nicht möglich ist.

Zielsetzung der Vertriebscockpits

Das übergeordnete Ziel stand für den Vertrieb der KRD Gruppe schnell fest. Das Cockpit sollte den Verkäufern auf einen Blick komprimiert die Informationen bieten, die normalerweise in der Vertriebsbesprechung präsentiert werden. Damit besteht das Hauptziel darin, den Vertrieb frühzeitig auf Abweichungen hinzuweisen und über den Iststand zu informieren. Außerdem wurde sich in dieser Phase darauf geeinigt, dass zuerst ein Prototyp des Vertriebscockpits erstellt wird und in den darauffolgenden Projektphasen die individuellen Cockpits folgen werden.

Da sich der Vertrieb von Anfang an über den Inhalt des Vertriebscockpits klar war und dies auch mit den Vorstellungen des Controllings korrespondierte, konnte direkt mit der Umsetzung der ersten Entwürfe begonnen werden.

Fragenkatalog zur Informationsbedarfsanalyse

Ein kleiner Tipp für den Fall, dass der Inhalt des Cockpits nicht direkt klar sein sollte. Lassen Sie den Vertrieb Fragen formulieren, auf die die Verkäufer Antworten vom Cockpit erwarten. Dadurch entsteht ein Fragenkatalog, der dann zu den Operationen im Vertriebscockpit führt. Ein Beispiel für einen derartigen Katalog zeigt Tab. 1.

1.	Welche Informationen benötige ich?
2.	Was interessiert mich?
3.	Welche Kennzahlen bringen mich weiter?
4.	Helfen mir eher Grafiken oder Texte weiter?
5.	Was ist am wichtigsten?
6.	Wo benötige ich Vergleichswerte/benötige ich sie überhaupt?
7.	Brauche ich eine Unterscheidung zwischen den Firmen oder reichen mir die Zahlen konsolidiert?

Tab. 1: Fragenkatalog für die Verkäufer für die Informationsbedarfsanalyse für die Erstellung eines Vertriebscockpits

In dieser Phase steht besonders die Kommunikation beider Abteilungen im Mittelpunkt, die Verkäufer auf der einen Seite mit ihren Wünschen und Vorstellungen und die Controller auf der anderen Seite als Berater und Machbarkeitsprüfer.