Outsourcing: Wie Sie die Wirtschaftlichkeit richtig prüfen / 5.1 IT-Outsourcing

Das IT-Outsourcing ist vielen noch als die Nutzung des früheren externen Rechenzentrums bekannt. Das aktuelle Angebot ist zwar umfassender und vor allem flexibler, grundsätzlich kann jedoch ein Vergleich gezogen werden. Die Auslagerung der Informationsverarbeitung, ganz oder teilweise, ist gekennzeichnet von den folgenden Kriterien:

• Die Informationstechnologie verlangt ein hohes Investitionsvolumen, das durch den Dienstleister aufgebracht werden muss. Daher sind auch die pauschalen Teile in der Kostenabrechnung in der Regel sehr hoch. Für den Kostenrechner bedeutet dies, dass er auf die Nutzung der im Unternehmen verbleibenden alten IT-Einrichtungen achten muss. Unter Umständen lassen sich diese an den Dienstleister verkaufen.
• Für den Betrieb der IT-Systeme, deren optimale Anpassung und für die Betreuung der Anwender ist umfangreiches Know-how notwendig. Dieses muss stets auf dem neuesten Stand gehalten werden. Auch hierfür werden in der Regel pauschale Kostenberechnungen durchgeführt.
• In den meisten Unternehmen besteht eine sehr enge Verbindung zwischen den internen Abläufen und der Informationsverarbeitung. Dies erschwert die Ausgliederung als separate Aufgabe und macht umfangreiche Schnittstellen und Kommunikationsvereinbarungen notwendig.

Zwei wesentliche Vorteile müssen bei der Wirtschaftlichkeitsanalyse berücksichtigt werden. Zum einen wird mit hoher Wahrscheinlichkeit dem Unternehmen modernste Technik zur Verfügung gestellt werden, zum anderen kann gerade für das IT-Outsourcing in kleinen und mittleren Unternehmen eine wesentlich bessere Auslastung beim Dienstleister als beim Anwender erreicht werden. Das hat wesentlichen Einfluss auf die Kosten.

Wegen der Vielfalt der in der IT notwendigen Aufgaben und der engen Verbindung zu fast allen unternehmerischen Funktionen ist eine leistungsgerechte und planbare Bezahlung der Leistungen des Partners sehr schwierig. Die als Antwort darauf erfundenen Service Level Agreements sind sehr komplex und müssen mit Sachverstand vereinbart und kontrolliert werden. Ohne diese Vereinbarungen ist IT-Outsourcing jedoch nur schwer vorstellbar.

Die aktuell immer mehr genutzten Cloud-Dienste entsprechen im Grunde dem alten Rechenzentrum, das bereits zu Beginn der wirtschaftlichen Nutzung der Datenverarbeitungsanlagen IT-Leistungen für Dritte erbracht hat. Die Nutzung der Cloud als Datenspeicher oder die Verwendung von Software aus der Cloud ist ein Outsourcing von bestimmten IT-Aufgaben. Der Unterschied zum früheren Rechenzentrum liegt im wesentlich verbesserten Zugriff auf Daten und Anwendungen und in der individuellen Nutzung ohne umfangreiche und aufwändige Vereinbarungen. Allerdings ist so auch keine individuelle Verhandlung zu den Konditionen möglich. Die Abhängigkeit vom Internet ist sehr hoch.