Planung und Forecasting in einer komplexen und dynamischen Umwelt effektiv umsetzen

Zusammenfassung

Begriff

• Zielsetzung/Planung und Prognose/Forecasting sind zentrale Säulen der Unternehmenssteuerung.
• Die entsprechenden Prozesse in vielen Unternehmen genügen nicht den durch die Umfeldveränderung gestiegenen Anforderungen und bedürfen einer Weiterentwicklung.
• Neben einem richtigen Prozess-Verständnis sind die Integration des relevanten Wissens und die Automatisierung in Form von Vorschlagswerten zentrale Kennzeichen eines modernen Forecasts.
• Eine effektive Zielsetzung als zweite Säule ist gekennzeichnet durch eine Top-down Festlegung in Kombination mit der Betrachtung von Szenarien.
• Wesentliche Umsetzungsvoraussetzungen neben der Methodik sind eine professionelle IT-Unterstützung und ein umfassendes Change Management.

1 Zwei Instrumente als Conditio sine qua non für eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung

Für die Unternehmenssteuerung benötigt man zwei grundsätzliche Informationen:

1. Wo entwickelt sich das Unternehmen hin?
2. Wo soll sich das Unternehmen hin entwickeln?

Diese Grundvoraussetzungen jeder Unternehmenssteuerung werden durch zwei zentrale Steuerungsprozesse abgedeckt: 1. Die Prognose bzw. der Forecast und 2. Die Planung (inkl. Zielsetzung).

Während die Prognose bzw. der Forecast eine realistische Aussage über zukünftige Ereignisse oder Werte ist, umfasst die Planung "das systematische, zukunftsbezogene Durchdenken und Festlegen von Unternehmenszielen sowie Maßnahmen, Mittel und Wege zur Zielerreichung"^[1]. (Vgl. Abbildung 1 mit einer illustrativen Gegenüberstellung von Planung und Forecasting.)

Abb. 1: Grundsätzliche Unterscheidung von Planung und Forecast

Nach Erfahrung der Autoren tun sich schon bei diesem an sich einfachem Grundverständnis nicht wenige Unternehmen schwer; in der Folge hat man dann entweder statt eines realistischen einen zielorientierten ("ambitionierten") Forecast oder statt einer zielorientierten Planung eine rein prognostische Fortschreibungsplanung. Damit fehlt jeweils eine Säule der Unternehmenssteuerung.

[1] Vgl. Horváth (2003).

2 Wesentliche Anforderungen an Planung und Forecasting im aktuellen Umfeld

Aus der Praxis ergeben sich eine Reihe von Anforderungen an Planung und Forecast, deren Relevanz sich durch die zunehmende Dynamik des Umfelds und durch die regelmäßige Komplexität der Unternehmensrealitäten in den letzten 15 Jahren deutlich verstärkt hat. Als wesentliche Anforderungen können hier vor allem genannt werden:

• Schnelligkeit und Flexibilität: Die Prognosen und Ziele/Pläne müssen schnell vorliegen. Dauert der Forecast zu lange, erfolgen die darauf aufbauenden Entscheidungen verzögert oder im schlimmstenfalls zu spät. Benötigt man für Planung und Zielsetzung zu viel Zeit, sind die dort getroffenen Rahmenentscheidungen eventuell schon wieder durch Umfeldveränderungen überholt. Ergeben sich Änderungen, muss das Unternehmen in der Lage sein, diese kurzfristig in den Forecast zu integrieren. Wenn notwendig, müssen Pläne und Ziele entsprechend angepasst werden.
• Effizienz und Automatisierung: Die Durchführung von Planung und Forecasting selbst soll möglichst aufwandsarm erfolgen. Nur dort, wo Mehrwert für das Unternehmen entsteht, z. B. bei der gemeinsamen Diskussion von Handlungsoptionen, ist Aufwand gerechtfertigt. Reine Erfassungs- und Verarbeitungsschritte sollten dagegen maximal effizient durchgeführt werden. Die Basis dafür ist die Nutzung passender IT-Systeme, angefangen von integrierten Datenlandschaften über die Nutzung von Prozessmanagement-Techniken bis hin zur Erzeugung von Vorschlagswerten.
• Integration relevanter Informationen inklusive übergeordneter Ziele und Strategien: Sowohl bei Forecasts als auch bei der Zielsetzung und Planung müssen alle relevanten Informationen Berücksichtigung finden. Werden beispielsweise in einigen Monaten neue Mitarbeiter eingestellt, muss diese Information sowohl im Personal-Forecast als auch im Finanz-Forecast Berücksichtigung finden. Generell müssen die Auswirkungen aller neuen Entscheidungen mit in die betroffenen Prozesse einfließen. Voraussetzung ist eine entsprechende unternehmensweite Integration der funktionalen und finanziellen Steuerungsmodelle. Speziell für Planung und Zielsetzung ist zudem eine Integration der übergeordneten Unternehmensziele und Strategie zwingend; da die Planung die Strategie konkretisieren und die Voraussetzungen für eine Umsetzung schaffen soll.
• Berücksichtigung von Unsicherheit und Risiken: Da zukünftige Entwicklungen mit immer größeren Unsicherheiten behaftet sind, dürfen Forecasts und Pläne nicht ein einziges und somit eindeutiges Bild der Zukunft zeichnen, sondern müssen bestehende Unsicherheiten in Bezug auf die weitere Entwicklung transparent machen. Entsprechend zeigt ein guter Forecast eine wahrscheinlichkeitsbasierte Bandbreite der weiteren Entwicklung, während eine gute Zielsetzung und Planung neben einem Zielszenario auch alternative Szenarien für weitere Entwicklungen umfasst. Eine unsichere Zukunft wird damit grundsätzlich planbar, allerdings nur mit diesen zusätzlichen Dimensionen.

Ein erster pragmatischer Schritt für eine Weiterentwicklung der Planungs- und Steuerungsprozesse bietet das sog. "F.A.S.T.E.R."-Framework der Unternehmensberatung Horvát...