Praxisbeispiel: Integrierte Personalkostensteuerung bei ... / 1.1 Optimierung durch eine neue Personalkostensteuerung

Der Fokus der neuen Lösung liegt auf einer Personalkostensteuerung mit integrierter Planung, Forecasting-Reporting und Szenariorechnung. Das alte System ist eine historisch gewachsene Eigenentwicklung, die schwer zu warten ist und nicht mehr alle Erwartungen wie eine flexible Anpassbarkeit und mobile Nutzung erfüllt. Die Lösung zur Personalkostensteuerung soll dabei verschiedene Anforderungen erfüllen:

Mithilfe der neuen Lösung soll ein hohes Maß an Effizienz erreicht werden. Wie in Kapitel 3.1 noch erläutert wird, findet die HR-Planung in verschiedenen Bereichen Bottom-up statt. Der hohe Aufwand in der Datenerfassung, der eine optimale Analyse ermöglicht, soll durch ein effizientes Tool minimiert werden. Durch heterogene Planungsansätze und Anforderungen an die Granularität wird prozessseitig die Komplexität getrieben. Auch Nacharbeiten zur Verbesserung der Datenqualität im Anschluss an den Planungsprozess sollen reduziert bzw. möglichst abgelöst werden.

Dem Business sollen adressatengerechte Berichte zur Steuerung des Personalbestands und -entwicklung sowie der resultierenden Personalkosten zur Verfügung gestellt werden. Der Versand von Berichten in Form von PDF-Dokumenten soll vollständig abgelöst und durch eine Pull-Lösung (individueller Zugriff bei Bedarf) ersetzt werden. Der Fokus des HR-Reportings liegt auf Analysen zur Kapazität, der Hauptsteuerungsgröße und deren Auswirkungen auf die Personalkosten.

Mittels weiterer Steuerungsinstrumente soll es möglich sein, passende Maßnahmen abzuleiten. Hierzu soll eine Szenariorechnung implementiert werden. Durch stärkere Zukunftsorientierung via "Was-wäre-wenn"-Analysen soll der Blick in der Steuerung nach vorne gerichtet werden – statt sich auf rückwärtsgerichtete Abweichungsanalysen zu beschränken.

Zusätzlich sollen alle Prozesse mit einer passenden Workflowunterstützung durchgeführt werden. Die damit gewonnene zusätzliche Prozesstransparenz unterstützt dabei sowohl die planenden Einheiten als auch die unterstützenden Controlling-Einheiten. Ferner soll eine neue Personalkostensteuerung die Rolle des HR-Controllings von einer Einheit der operativen Prozessunterstützung zu einer HR-Experten- und Impulsgeberrolle wandeln.

Durch eine Optimierung der Benutzerfreundlichkeit (Usability) soll die Akzeptanz der neuen Lösung sichergestellt werden. Dazu wird eine medienbruchfreie Lösung benötigt. Es sollen im Reporting Analysen via Drill-down verfügbar werden. Drill-downs stellen für den Endnutzer die Möglichkeit dar, z. B. in der Kostenhierarchie eine Ebene tiefer zu wechseln und das mit nur einem einzigen Klick. Eine mobile Nutzung insbesondere des HR-Reportings soll bereitgestellt werden.