Praxisbeispiel: Integrierte Personalkostensteuerung bei einem Versicherungsunternehmen

Zusammenfassung

• Ziel des beschriebenen Projektes ist die Einführung einer integrierten Personalkostensteuerung aus Planung, Forecasting, Reporting und Simulation. Die Lösung soll effizient und adressatengerecht aufgebaut werden.
• Der Planungsprozess der HDI Group sieht eine Top-down Zielfestlegung der wesentlichen Steuerungsgröße, den aktiven Stammmitarbeitern, vor und wird dann in einem Bottom-up Prozess validiert.
• Die Umsetzung der Steuerungslösung erfolgte in SAP Analytics Cloud (SAC). In diesem System wurde ein kombiniertes Modul zur Durchführung von Planung und Forecasting, eine Lösung zum Reporting sowie eine Szenarienrechnung implementiert.
• Der Einsatz einer modernen Cloudlösung für die Steuerung von Personalkosten wird aus Sicht des Projektteams empfohlen.
• Die Implementierung der SAC erfolgte mit den Projektbeteiligten in einer agilen Methodik: dem HDI HR Controlling sowie der IT, dem Beratungsunternehmen Horváth und dem Implementierer Infomotion.

1 Einführung: Ausgangssituation & Zielsetzung der HDI Group

In diesem Beitrag wird ein Einblick in die Transformation der Human Resources Systemlandschaft der HDI Group gegeben. Es wird das Projekt zur Einführung

• einer neuen Personalkostenplanung,
• einem integrierten Reporting sowie
• einer Szenarienrechnung

beschrieben. Dieser Beitrag geht dabei auf die detaillierte Umsetzung und die damit einhergehenden Herausforderungen ein. Zum Schluss werden die Erfahrungen in einem Fazit zusammengefasst.

Die HDI Group stand zu Beginn des Projektes vor der Herausforderung, in einem dezentral organisierten Konzern eine einheitliche, moderne und effiziente Human Resource (HR)-Planungslösung zu implementieren. Die bis dato eingesetzte Eigenentwicklung stand vor der Ablösung.

Eine neu ausgewählte Lösung mit SAP Analytics Cloud (SAC) bettet sich dabei in eine neue Ziel HR-Systemlandschaft, welche die Anforderungen des Business und HR bedient. Das SAC dient als Schnittstelle zwischen den verschiedenen Anwendungen (s. Abb. 1) und stellt eine interne Schnittstelle zwischen den Systemen dar.

Abb. 1: Systemlandschaft Personalbereich der HDI Group

1.1 Optimierung durch eine neue Personalkostensteuerung

Der Fokus der neuen Lösung liegt auf einer Personalkostensteuerung mit integrierter Planung, Forecasting-Reporting und Szenariorechnung. Das alte System ist eine historisch gewachsene Eigenentwicklung, die schwer zu warten ist und nicht mehr alle Erwartungen wie eine flexible Anpassbarkeit und mobile Nutzung erfüllt. Die Lösung zur Personalkostensteuerung soll dabei verschiedene Anforderungen erfüllen:

Mithilfe der neuen Lösung soll ein hohes Maß an Effizienz erreicht werden. Wie in Kapitel 3.1 noch erläutert wird, findet die HR-Planung in verschiedenen Bereichen Bottom-up statt. Der hohe Aufwand in der Datenerfassung, der eine optimale Analyse ermöglicht, soll durch ein effizientes Tool minimiert werden. Durch heterogene Planungsansätze und Anforderungen an die Granularität wird prozessseitig die Komplexität getrieben. Auch Nacharbeiten zur Verbesserung der Datenqualität im Anschluss an den Planungsprozess sollen reduziert bzw. möglichst abgelöst werden.

Dem Business sollen adressatengerechte Berichte zur Steuerung des Personalbestands und -entwicklung sowie der resultierenden Personalkosten zur Verfügung gestellt werden. Der Versand von Berichten in Form von PDF-Dokumenten soll vollständig abgelöst und durch eine Pull-Lösung (individueller Zugriff bei Bedarf) ersetzt werden. Der Fokus des HR-Reportings liegt auf Analysen zur Kapazität, der Hauptsteuerungsgröße und deren Auswirkungen auf die Personalkosten.

Mittels weiterer Steuerungsinstrumente soll es möglich sein, passende Maßnahmen abzuleiten. Hierzu soll eine Szenariorechnung implementiert werden. Durch stärkere Zukunftsorientierung via "Was-wäre-wenn"-Analysen soll der Blick in der Steuerung nach vorne gerichtet werden – statt sich auf rückwärtsgerichtete Abweichungsanalysen zu beschränken.

Zusätzlich sollen alle Prozesse mit einer passenden Workflowunterstützung durchgeführt werden. Die damit gewonnene zusätzliche Prozesstransparenz unterstützt dabei sowohl die planenden Einheiten als auch die unterstützenden Controlling-Einheiten. Ferner soll eine neue Personalkostensteuerung die Rolle des HR-Controllings von einer Einheit der operativen Prozessunterstützung zu einer HR-Experten- und Impulsgeberrolle wandeln.

Durch eine Optimierung der Benutzerfreundlichkeit (Usability) soll die Akzeptanz der neuen Lösung sichergestellt werden. Dazu wird eine medienbruchfreie Lösung benötigt. Es sollen im Reporting Analysen via Drill-down verfügbar werden. Drill-downs stellen für den Endnutzer die Möglichkeit dar, z. B. in der Kostenhierarchie eine Ebene tiefer zu wechseln und das mit nur einem einzigen Klick. Eine mobile Nutzung insbesondere des HR-Reportings soll bereitgestellt werden.

2 Prozess zu Planung und Forecasting

2.1 Ziel des Planungsprozesses

Kern der Lösung ist das Modul zur Planung und Forecasting. Dies soll wesentliche Vergleichswerte für die Steuerung bereitstellen.

Zunächst muss der Unterschied zwischen Planung und Forecasting abgegrenzt werden:

• In der Planung wird definiert, welche Ziele künftig erreicht werden sollen. Planung hat dah...