Produktionscontrolling für mittelständische Unternehmen ... / 3.1 Vorteile von MS Excel und MS Access

Das Konzept für ein Produktionscontrolling in KMU basiert auf der Annahme, das mit dem Tabellenkalkulationsprogramm MS Excel im Unternehmen gearbeitet wird.

Excel ist flexibel und ermöglicht schnelle Berichte

In der Tat ist Excel eine weit verbreitete und häufig genutzte Software, die v.a. wegen ihrer Flexibilität und der Möglichkeit, relativ schnell Auswertungen und Berichte zu erstellen und letztlich wegen ihrer hohen Kompatibilität zu anderen MS-Office-Programmen (z. B. PowerPoint und Word) sehr geschätzt wird. Gerade in Unternehmen, die keine integrierten ERP-Lösungen haben oder bei Geschäftsprozessen, die nur mit verhältnismäßig hohem Aufwand in ERP-Systemen abbildbar sind, spielt Excel häufig eine große Rolle für Planungs-, Berichts- und Steuerungsprozesse. Es ist davon auszugehen, dass das in KMU in stärkerem Maße der Fall ist als in Großunternehmen.

Das im Folgenden vorgeschlagene Konzept für ein Produktionscontrolling in KMU basiert deswegen darauf, dass nicht mit einer Standard-Controllingsoftware, sondern mit dem Datenbankprogramm MS Access und mit dem Tabellenkalkulationsprogramm MS Excel gearbeitet wird. Dadurch ergeben sich zum einen keine oder nur geringe zusätzliche Lizenz- und Wartungsgebühren, da diese Programme i. d. R. durch ein MS-Office-Paket bereits im Unternehmen vorhanden sind oder die Lizenzen für MS Access preiswert zusätzlich zu erwerben sind. Zum anderen ist das Datenhandling mit Excel den meisten Nutzern bekannt, so dass sich der Schulungsaufwand in Grenzen hält.

Rechenvorgänge komfortabel und nachvollziehbar gestalten

In MS Excel werden dabei die für das Produktionscontrolling erforderlichen Stamm- und Bewegungsdaten gepflegt oder aus verschiedenen Vorsystemen zusammengefasst (vgl. Abb. 1). MS Access dient in der Lösung als Rechenprogramm, indem es die umfangreichen Rechenvorgänge einer Kostenrechnung durchführt. Durch die Funktionalitäten in Access kann dies erheblich komfortabler und v.a. auch in stärkerem Maße transparenter und nachvollziehbarer als in Excel gestaltet werden. Die Berichtsfunktionen von Access unterstützen eine schnelle und standardisierte Ergebnisdarstellung.

In MS Excel können die erforderlichen Stamm- und Bewegungsdaten bspw. von den Produktionsverantwortlichen fachmännisch gepflegt und neben dem tagesbezogenen Leistungs- und Verbrauchscontrolling somit auch wichtige Vorarbeiten für die Durchführung einer Kostenrechnung mit erledigt werden. Die monatliche Kostenrechnung kann dann von Mitarbeitern des Rechnungswesens oder der Buchhaltung durchgeführt werden.

Abb. 1: Funktionsprinzip der Controllinganwendung