Projektkalkulation / 5 Wie identifiziert und analysiert man Projektrisiken?

Da ein Projekt per Definition einmalig ist, können viele Annahmen nur unter mehr oder weniger großer Unsicherheit getroffen werden. Diese Risiken lassen sich im Vorfeld meist nur bedingt ausschalen oder verringern, indem man z. B. versucht, die Genauigkeit der Aufwandsschätzung durch eine weitgehende Detaillierung der einzelnen Aufgaben, der Einholung verbindlicher Angebote von Zulieferern oder einen Rückgriff auf die Erfahrungen mit ähnlichen Projekten in der Vergangenheit zu erhöhen.

Jede Projektkalkulation sollte daher möglichst auch eine Risikoanalyse umfassen, die besondere Gefährdungen identifiziert, mögliche Auswirkungen verdeutlicht und Maßnahmen zur Reduzierung oder Vermeidung der Risiken vorschlägt.

Kostenrisiken

Typische Risiken sind z. B. ein zu hoher oder zu niedriger Ansatz von

• Personalstunden,
• Materialverbräuchen,
• Komponenten oder Teilen,
• Leistungen Dritter,
• Investitionen,
• Beschaffungspreisen.

Erlösrisiken

Auch auf der Erlösseite sind häufig erhebliche Risiken zu finden. Werden Termine nicht eingehalten oder entsprechen die erbrachten Leistungen nicht den Vereinbarungen, besteht für den Auftraggeber häufig die Möglichkeit, entweder Teilzahlungen zu kürzen und/oder den Projekterlös zu reduzieren. Außerdem kommen u. U. zusätzliche Konventionalstrafen zum Tragen, die das Projektergebnis empfindlich schmälern können.

Sensitivitätsrechnungen

Um die Auswirkungen einzelner Veränderungen darstellen zu können, sollte man mit einer guten Projektkalkulation auch Sensitivitätsrechnungen erstellen können (vgl. Abb. 2). Stellt man der ursprünglichen Version weitere Varianten mit unterschiedlichen Veränderungen gegenüber, lässt sich sehr schnell erkennen, wie sich das Ergebnis verändert, wenn z. B. der Umsatz um 10 % zurückgeht oder wenn die Personalkosten um 10 % steigen bzw. fallen. Meist genügt es, die Sensitivitätsrechnungen auf Jahresbasis zu erstellen. Ein Herunterbrechen auf Monate oder Arbeitspakete lohnt i. d. R. nur bei besonders großen und bedeutenden Projekten.

Praxis-Tipp

Eintrittswahrscheinlichkeit von Risiken abschätzen

Nachdem mögliche Risiken für ein Projekt ausgemacht worden sind, sollte man versuchen, deren Eintrittswahrscheinlichkeit zu schätzen. Hier kann man durchaus sehr pragmatisch vorgehen, und die Wahrscheinlichkeit anhand einer Skala von 1–5 bewerten. Eine 5 steht für eine hohe, eine 1 für eine geringe Eintrittswahrscheinlichkeit. Meist genügt es, wenn man eine fundierte Schätzung vornimmt. Zuerst fragt man, wo es bei anderen Projekten in der Vergangenheit besondere Schwierigkeiten gegeben hat. Waren die Planung der Personalstunden oder die Materialplanung der Schwachpunkt? Gab es Defizite in der Meilensteinplanung? War auf bestimmte Zulieferer kein Verlass? Haben Verzögerungen bei den Meilensteinen zu Kürzungen bei den Teilzahlungen oder beim Projektumsatz geführt? Oder lagen die Fehler in ganz anderen Bereichen? Den Risikozuschlag kann man dann abhängig von der Eintrittswahrscheinlichkeit wählen. Eine hohe Eintrittswahrscheinlichkeit bedeutet dabei meist auch ein hohes Risiko und umgekehrt. Beträgt die Eintrittswahrscheinlichkeit z. B. "5", sollte ein Zuschlag von 20 % gewählt werden. Beträgt sie "1" oder "2", genügen geringere Prozentzahlen. Dann sollte man noch einmal mit dem zuständigen Projektleiter sprechen und gemeinsam die möglichen kritischen Punkte des zu kalkulierenden Projektes durchgehen. Sieht der Projektverantwortliche die gleichen Risiken? Gibt es Unterschiede? Wenn ja, in welchen Bereichen und warum? In der Sensitivitätsbetrachtung werden zunächst nur die Risiken mit hohen Bewertungen verändert und die Auswirkungen auf das Ergebnis geprüft. Dann spricht man mit dem Projektleiter über mögliche Präventionsmaßnahmen und Alternativen.

Beispiel einer Sensitivitätsanalyse (Zusammenfassung, Auszug)

Projektergebnisse unmittelbar von Einhaltung der Termine abhängig

Besondere Risiken entstehen auch, wenn die meist sehr knapp kalkulierten Termine nicht eingehalten werden können. Hier sollte im Vorfeld geprüft werden, welche Termine voneinander abhängen und wo die Möglichkeit besteht, Arbeitspakete ggf. vorzuziehen oder zu verschieben, wenn Engpässe auftreten. So lassen sich Mehrausgaben oder Konventionalstrafen auf Grund von Arbeitsverzögerungen vermeiden.