Prozessanalyse als Voraussetzung für die erfolgreiche Di ... / 3.4 Grafische Darstellungen

Auf der Basis der umfangreichen Excel-Datei mit den über 1.000 Datenflüssen, Prozessinformationen und Datenattributen wurde ein grafisches Modell erstellt. Die Suche nach einem geeigneten Tool, das

• die Prozessinformationen aufnehmen und darstellen,
• reine Datenflussmodelle darstellen und vor allem
• Auswertungen über die vielfachen Detailinformationen bereitstellen

kann, resultierte in der Entscheidung für das bereits vorhandene Tool ARIS Connect.

Die Datenbank hinter den Modellen ermöglicht die Aufnahme vielfältiger Detailinformationen wie die Datenattribute, aber auch Erläuterungstexte und Beispiele zu jedem einzelnen Element. Wie bei datenbankgestützten Modellierungssystemen üblich werden IT-Systeme, Organisationseinheiten etc. nur einmal modelliert und dann ggf. mehrfach in den verschiedenen Modellen verwendet. Änderungen von Bezeichnungen, Ergänzungen von Datendetails etc. werden dann auch nur einmal zentral vorgenommen und sind sofort in allen Modellen geändert.

Dennoch war die Modellierung eine aufwendige Fleißarbeit, da zu allen Datenflüssen, IT-Systemen und Datenobjekten die jeweiligen Attribute in 2 Sprachen erfasst wurden. Abb. 8 zeigt am Beispiel der Erstellung einer Bestellung, welche Datenattribute gepflegt wurden.

Abb. 8: Pflege von Datenattributen

Als Ergebnis der Modellierung wurden 2 unterschiedliche Modelle erstellt, nämlich

• ein Datenflussdiagramm, in dem "nur" alle IT-Systeme und die Datenflüsse zwischen ihnen dargestellt wurden und
• eine Prozess-/Datenflussdarstellung, in der die wesentlichen Prozessschritte mit all ihren Verknüpfungen und den bearbeiteten Datenobjekten und IT-Systemen dargestellt wurden.

3.4.1 Datenflussmodell

Das Datenflussmodell ist für eine reine IT-Betrachtung wertvoll und liefert kompakte Informationen zum Zusammenwirken der IT-Systeme. Für ein tieferes Verständnis sollte jedoch die Prozessdokumentation hinzugezogen werden. Ein größerer Ausschnitt aus dem Datenflussmodell ist in Abb. 9 dargestellt. Alle Datenflüsse sind mit dem jeweiligen Inhalt gekennzeichnet, es ist in einer vergrößerten Darstellung also genau zu erkennen, welche Datenobjekte welche Inhalte in die jeweiligen Systeme bringen oder aus den Systemen gelesen werden.

Abb. 9: Datenflussmodell

3.4.2 Prozess-/Datenflussdarstellung

Die Prozessdarstellung mit allen Datenflüssen, IT-Systemen und Datenobjekten auf einer Seite ist ein gewaltig großes Bild, bietet aber für alle Beteiligten, z. B. Projektleiter oder Process Owner, einen verständlichen und vollständigen Überblick. Die Verantwortlichkeiten sind dabei über Swimlanes dargestellt, wodurch auch Verantwortlichkeitswechsel in den Datenflüssen erkennbar sind. Abb. 10 zeigt einen leicht verfremdeten Ausschnitt des riesigen Bildes, um die Systematik zu zeigen, in der pro Prozessschritt die Datenobjekte und die IT-Systeme modelliert wurden.

Abb. 10: Datenflussmodell (Detaillierter Ausschnitt)