Prozesskostenrechnung: Durchführung der Prozessanalyse u ... / 2.4 Verdichtung zu Hauptprozessen

Die sachlich zusammenhängenden Aktivitäten, die die erstellten Prozesslisten dokumentieren, werden zu kostenstellenübergreifenden Hauptprozessen zusammengefasst. D.h., man verlässt hier die kostenstellenorientierte Betrachtungsweise und baut dafür eine prozessorientierte Sichtweise auf. Dazu werden die in den Prozesslisten beschriebenen Tätigkeiten in einer dem tatsächlich im Unternehmen ablaufenden Prozess entsprechenden Abfolge aufgelistet – unabhängig davon, welche Kostenstelle jeweils betroffen ist.

Damit verbunden ist eine Ablaufanalyse, durch welche der Hauptprozess auf seine logische und tatsächliche Abfolge untersucht und dokumentiert wird (vgl. Tabelle 2 Hauptprozessliste).

Mit wenigen Hauptprozessen beginnen

Bei der Durchführung einer Prozessanalyse müssen nicht notwendigerweise alle Hauptprozesse auf einmal erfasst werden. Es ist oft sogar sinnvoller, nur einen oder zwei wichtige Hauptprozesse herauszugreifen und diese gezielt zu analysieren. Dabei ist zu beachten, dass alle nicht auf die untersuchten Prozesse entfallenden Tätigkeiten mit ihren Kostenanteilen auf der jeweiligen Kostenstelle stehen bleiben und weiterhin im Rahmen der herkömmlichen Kalkulationsverfahren verrechnet werden müssen.

Hauptprozess: Material beschaffen Kostentreiber: Anzahl der Bestellungen
Aktivität/Teilprozess	Leistende Kostenstelle	Vgl. Zeile in ­Prozessliste Tab. 1
1. Angebote einholen	Einkauf	1
2. Bestellungen durchführen	Einkauf	2
3. Warenannahme	Materiallager	6
4. Warenprüfung	Materiallager	7
5. Reklamationen bearbeiten	Einkauf	3
6. Einlagerung	Materiallager	8
7. Kontenfreigabe für ­Kreditoren	Verwaltung	15

Tab. 2: Hauptprozessliste

In der Hauptprozessliste werden in der ersten Spalte die im Hauptprozess aufeinander folgenden Tätigkeiten aufgelistet, und zwar in der Reihenfolge ihrer tatsächlichen Abfolge.

Dabei spielt es keine Rolle, welche Kostenstelle die jeweilige Tätigkeit leistet. Der Hauptprozess kann durchaus über mehrere Kostenstellen verlaufen. D.h., der Hauptprozess wird somit kostenstellenübergreifend gebildet. Um dies zu verdeutlichen, können Sie in der zweiten Spalte der Hauptprozessliste vermerken, auf welcher Kostenstelle die jeweilige Tätigkeit geleistet wird. Um zu vermerken, wo sich diese Tätigkeiten in der ursprünglich angelegten Tätigkeitenliste (vgl. Tab. 1) befinden, ist hier noch eine dritte Spalte angefügt. In dieser ist die Zeilennummer festgehalten, in der sich die Tätigkeit in der Tätigkeitenliste (Tab. 1) wiederfindet.

Tab. 3: Prozessdiagramm

Praxis-Tipp

Sinnvoll ist es, sich bereits an dieser Stelle den Verlauf des Hauptprozesses durch die verschiedenen Kostenstellen mit Hilfe eines Prozessdiagramms zu verdeutlichen. Dies ist im Hinblick auf später eventuell vorzunehmende Änderungen und Optimierungen des Prozesses im Rahmen des Prozessmanagement sehr nützlich.

Achtung

Liegen in einem Hauptprozess zu viele "Sprünge" zwischen den Kostenstellen vor, kann unterstellt werden, dass damit jedes Mal "Reibungsverluste" im Sinne von Zeit- und Effizienzverlusten entstehen. Dadurch kann es zu höheren Kosten im Ablauf des Gesamtprozesses kommen.