Zusammenfassung
Das Reporting ist fester Bestandteil im Controlling, das dem Management die Grundlagen für seine Entscheidungen liefern soll.
Bei der zunehmenden Komplexität der Aufgaben und immer mehr verfügbaren Zahlen ist gutes Reporting ein absolutes Muss für Jedes Unternehmen.Um diese Anforderung zu erfüllen, sind leserfreundliche, also sorgfältig aufbereitete und gut strukturierte Berichte erforderlich, die auf ihre Zielgruppe zugeschnitten sind.
Der Beitrag beleuchtet die 12 häufigsten Fehler, die das Controlling beim Reporting machen kann und erläutert die richtige Vorgehensweise, sodass alle Beteiligten – Verfasser und Leser – davon profitieren können.
1 Der Report orientiert sich nicht am Empfänger
Klares Ziel festlegen, relevante Daten wählen
Wer nach Prinzip "Zeige, was du weißt" arbeitet, kann keinen erfolgreichen Report schreiben. Reporting bedeutet, Informationen vor dem Hintergrund der jeweiligen Zielgruppe zielgerichtet auszuwählen. Die meisten Reports sind viel zu lang. Sie zwingen den Leser, sich die wesentlichen Informationen selbst herauszuziehen. Damit entsteht an zwei Seiten unnötiger Aufwand: Der Controller muss sehr viel schreiben, was später keiner liest. Der Leser liest Sachverhalte, die ihm nichts nutzen. Für Verschwendung dieser Art hat aber keiner Zeit. Das Problem entsteht durch unklare Ziele und eine mangelnde Abgrenzung der relevanten Daten. Der Autor muss für jeden Report ein klares Ziel festlegen, kann dann die jeweiligen Themen zuordnen, wählt die relevanten Daten aus und sucht eine geeignete Form, diese Daten darzustellen.
Fragen, was den Empfänger interessiert
Um einen wirklich guten Report schreiben zu können, muss der Autor wissen, welche Informationen der Empfänger erwartet beziehungsweise zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Daher kann ein Report nur durch einen engen Dialog mit dem Empfänger exakt auf ihn zugeschnitten werden. Das Ziel dieser Gespräche ist aber nicht, dass der Empfänger uneingeschränkt seine Wünsche äußert und der Controller darauf reagiert, sondern ein Dialog, in dem die Wünsche unmittelbar mit den Möglichkeiten abgeglichen werden. Erhalten Sie als Controller keine Information von Ihren Empfängern, können Sie nur spekulieren. Damit wird der Report in seiner Treffsicherheit leiden.
Reports nach der Zielgruppe ausrichten
Bei einer homogenen Zielgruppe oder einzelnen Personen, an die berichtet wird, ist es relativ einfach, die notwendigen Informationen zu erfragen. Schwierig wird diese Aufgabe bei heterogenen Zielgruppen. Die Lösung: Allgemeine Teile schreiben, die für alle gelten und spezielle Teile, die für einzelne Zielgruppen/Personen gelten. Empfängerorientierte Reports werden gelesen und verstanden. Außerdem werden Enttäuschung und Frustration beim Autor deutlich reduziert. Er kann gezielt und adäquat berichten.
Relevante Steuerungsinformationen liefern
Mit den heutigen Systemen in Rechnungswesen und Controlling werden vielfältige Datenmengen erhoben, die blitzschnell verarbeitet werden können. Der Fakt allein ist aber noch nicht wert, dass er in einen Bericht einfließt. Eine wichtige Entscheidungshilfe, um die Daten auswählen zu können, ist der Nutzen für den Empfänger. Dabei genügt es nicht, reine Informationen zu liefern; sie müssen relevante Steuerungsinformationen sein: Aufgrund dieser Daten trifft der Empfänger später seine Entscheidungen. Nur dann entsteht für den Leser ein Mehrwert durch den Bericht.
2 Der Controller entscheidet, was wichtig ist
Es ist nicht relevant, was dem Controller wichtig ist. Die Wichtigkeit von Daten richtet sich nach der zu steuernden Aufgabe und nach der Zielgruppe des Reports.
Wichtigkeit der Daten abhängig von Aufgaben und Zielgruppe
Selbstverständlich gibt es auch Informationen, die das Controlling kommunizieren sollte, um Entscheider frühzeitig hinsichtlich bestimmter Informationen zu sensibilisieren. Der Controller trägt die Verantwortung, welche Daten dieser Art er frühzeitig in die Berichte einbinden muss. Dabei müssen selbst verständlich auch kritische Aussagen gemacht werden.
3 Wir arbeiten nicht mit Standards
In den Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Reports, die häufig völlig unterschiedlich gestaltet sind. Das ergibt sich durch unterschiedliche Autoren und unterschiedliche Bereiche, in denen diese Reports erstellt werden. Der Leser muss sich dann in den unterschiedlichen Strukturen und Darstellungen zurechtfinden.
Reports die immer gleiche Struktur geben
Sehr hilfreich wären in dem Zusammenhang Standards. Der Report, egal von wem er kommt, folgt immer einer gleichen Struktur. Das beginnt mit einem einheitlichen Deckblatt, einer klaren Gliederung, einheitlichen formalen Inhalten (Autor, Empfängerliste, Agenda, Seitenzahlen etc.) und setzt sich fort mit einheitlichen Grafiken für bestimmte Kennzahlen.
Lesefreundlichkeit unterstützen
Je mehr Standards verwendet werden, umso vertrauter und gewohnter werden die Reports und umso leichter werden sie gelesen und übrigens auch geschrieben. Der Leser findet sich in diesen Reports wieder und erkennt zentrale Passagen sofort.
Die einheitliche Struktur und einheitliche Überschriften werden durch die gleichbleibende...