RPA im Controlling: Steigerung der Effizienz im Reportin ... / 8 Fazit

Unter Berücksichtigung der Tätigkeitsfelder eines Controllers (Governance, Design und Production, Business Partnering) sowie der Controlling-Prozesslandschaft hat sich insbesondere das Reporting als geeignetes Einsatzgebiet für RPA herausgestellt. Es zeigt sich, dass sich die frei gewordenen Kapazitäten (Zeitersparnisse) entweder zur Generierung von Kosteneinsparungen und/oder für eine Umschichtung der Aktivitäten der Controller nutzen lassen und damit ihren Beitrag bei der Entwicklung einer modernen CFO-Organisation leisten.

Im Rahmen der Herangehensweise an ein RPA-Projekt wurde herausgestellt, dass neben der gezielten Vorauswahl eines Piloten auch die Vorbereitung der Phase des Live-Betriebs eine zentrale Rolle spielt. Der Einsatz von RPA sollte keine punktuelle Entscheidung sein. Vielmehr geht es darum, durch eine Vielzahl von Automatisierungen die Effizienz im Controlling/Reporting zu steigern: "Roboter" brauchen Auslastung. Zentrales Element für den Erfolg ist in derartigen Projekten der Faktor "Mensch". Hier gilt es, die Vorteile transparent zu machen, Überzeugungsarbeit zu leisten und die Nutzer/Nutznießer für RPA zu begeistern. Im Idealfall ist es nicht eine zentrale Abteilung, welche die kommenden Prozessautomatisierungen festlegt, sondern es sollte stets in einem Tandem aus Fachbereich und Automationsspezialisten geschehen. Dies erhöht die Akzeptanz der Lösung und sorgt zeitgleich für die Identifikation solcher Prozesse, die dem Fachbereich aktuell Schmerz bereiten. Es gilt, die Interaktion mit den automatisierten Prozessen (mittels RPA) als festen Bestandteil in die Organisation zu integrieren.

Betrachtet man die Möglichkeiten von RPA ganzheitlich, sind umfassende Effizienzgewinne möglich. Neben dem Controlling können auch weitere Unternehmensbereiche "automatisiert" werden. Unsere Erfahrungen lassen die folgenden, generellen Schlussfolgerungen zu:

• Fokussierung auf einzelne Prozesse im Controlling/Reporting vermeiden, die Summe aller Effizienzgewinne macht RPA erfolgreich.
• Menschliche Barrieren/Widerstände proaktiv angehen, das Umdenken der Mitarbeiter ist durch ein aktives Changemanagement zu begleiten.
• RPA-Prozesse als festen Bestandteil in die Organisation verankern, die Definition des Governance/ Service & Delivery Models frühzeitig angehen.

Der Einsatz von RPA im Controlling/Reporting ist eine gute Möglichkeit, die Prozessdauer zu verkürzen und die Prozessqualität zu steigern. Zudem handelt es sich bei RPA um eine Einstiegstechnologie, die als fester Bestandteil einer Digitalisierungsstrategie in Betracht gezogen werden sollte und den Grundstein einer langfristigen "intelligenten Prozessautomation" bildet.