RPA im Controlling: Steigerung der Effizienz im Reporting durch Robotic Process Automation

Zusammenfassung

• Die Digitalisierung im Controlling wird durch 2 wesentliche Faktoren getrieben: Durch den Einsatz digitaler Methoden wird eine Verbesserung der Unternehmenssteuerung erwartet. Der Effizienzdruck auf die Finanzorganisation wird noch verstärkt, so dass der Finanzbereich heute die Weichen stellen muss, um morgen Leistungen für die internen Kunden unter Erfüllung sich verschärfender Effizienzvorgaben zu erbringen.
• Prädestiniert für die Automatisierung mit RPA sind im Reporting vor allem bisher manuell betriebene und häufig wiederkehrende Aktivitäten wie z. B. Datensammlung, -validierung und -aufbereitung.
• Die Effizienzgewinne können je nach Situation und Zielsetzung des Unternehmens für einen Kapazitätsabbau im Controlling, für eine langfristige Weiterentwicklung der Reporting-Landschaft und/oder den Ausbau des "Business Partnering" genutzt werden.

• Der Beitrag beginnt mit der Analyse der Controllingprozesse zur Automatisierung, bei der sich das Reporting als besonders geeignet erweist. Danach werden die Teilprozesse und Aktivitäten im Detail untersucht und Potenziale von RPA beschrieben. Abschließend folgen Empfehlungen und Erfolgsfaktoren für RPA-Projekte.

1 Lässt sich Controlling automatisieren?

1.1 Anforderungen an den Finanzbereich

CFOs stehen vor der enormen Herausforderung, gleichzeitig

• neue Methoden (bspw. Predictive Analytics) in der Organisation zu erproben bzw. zu etablieren und

• die bestehenden Abläufe so zu professionalisieren, dass diese

  1. allen Compliance-Anforderungen genügen und
  2. eine Erhöhung des Service-Levels in einem automatisierten Umfeld ermöglichen.

Neue Technologien auf diesem Gebiet erweitern die "Werkzeugkiste" des Finanzbereichs und erlauben neue Wege der Automatisierung. Ein aktuell intensiv diskutiertes Mittel der Automationslösungen ist die Anwendung von Robotic Process Automation oder kurz RPA.

Auch wenn die Anwendung von RPA in Teilen des Finanzbereichs heute noch am Anfang steht, zeigen (Pilot-)Anwendungsbeispiele schon nach kurzer Zeit nicht nur positive wirtschaftliche Effekte, sondern bestätigen auch die einfache und schnelle Anwendung von RPA.

Im Hinblick auf das Controlling wird der RPA-Einsatz bisher noch vernachlässigt oder zumindest systematisch unterschätzt. Dies kann auf drei Gründe zurückgeführt werden:

1. Controllingprozesse dienen grundsätzlich der Unterstützung von situativen Entscheidungen in volatilen Umfeldern. Damit sind diese tendenziell wenig reglementiert und wiederkehrend, was letztlich die Automatisierbarkeit per se einschränkt.
2. Viele der manuell durchgeführten Aktivitäten sind dem Fehlen integrierter Systeme (DWH, BI-Systeme für Planung, Reporting etc.) geschuldet. Die Automatisierung durch RPA konkurriert im Controlling folglich mit umfassenderen Ansätzen zur Modernisierung der Systemarchitektur. Letztere verfolgen das Ziel der langfristigen Eliminierung des Bedarfs an manuellen Aktivitäten (etwa der Datenübernahme, -validierung und -aufbereitung) durch bspw. automatische Datenladeketten (ETL), ausgereifte BI-Tools oder nutzbare Algorithmen (künstliche Intelligenz). RPA hingegen setzt nicht an den Ursachen für manuelle Tätigkeiten an, sondern lindert "nur" den mit den manuellen Ausführungen verbundenen "Schmerz".
3. Viele Controllingorganisationen haben (noch) kein klares Verständnis der Einsatzmöglichkeiten und Grenzen von RPA, was die Verbreitung entsprechend bremst.

1.2 Häufige Defizite aktueller BI-Systemlandschaften

Im Idealfall sind Controllingprozesse in einer BI-Systemlandschaft automatisiert eingebettet. Dies bietet eine Vielzahl an Lösungen, um situationsspezifischen Anforderungen gerecht zu werden. In der Realität greift dieses Idealbild allerdings deutlich zu kurz:

• Viele Controllingprozesse (bspw. im Reporting oder in der Planung) weisen auf Ebene der Teilprozesse und Aktivitäten eine Vielzahl repetitiver und standardisierter Tätigkeiten auf, die erhebliche Ressourcen binden können.
• Die Modernisierung der Controlling-Systemarchitektur ist gerade in großen Konzernen sehr zeit- und investitionsintensiv. Die Erfahrung zeigt, dass typischerweise ein Restumfang manueller Aktivitäten bestehen bleibt, für die sich eine systemseitige Automatisierung nicht als wirtschaftlich umsetzbar erweist.

Genau an dieser "Automatisierungslücke" kommen im Controlling die Vorteile von RPA zum Tragen. Die Frage, ob und wie RPA im Controlling wirtschaftlich eingesetzt werden kann, ist demzufolge jeweils unternehmensspezifisch zu beantworten. Es gilt dabei diejenigen Prozesse zu identifizieren, für die eine systemseitige Automatisierung entweder zu teuer, zu langwierig oder prozessual zu unflexibel ist. Dafür sind drei Voraussetzungen wichtig, die im weiteren Verlauf dieser Unterlage betrachtet werden.

1. Schaffung eines klaren Verständnisses zu den Einsatzmöglichkeiten von RPA
2. Identifikation von RPA-Ansatzpunkten in der heutigen Controlling-Prozesslandschaft
3. Darstellung eines geeigneten Prüf- und Bewertungsschemas zur Identifikation der mittels RPA automatisierbaren Prozesse

2 Controllingprozesse auf dem "RPA-Prüfstand"

Das Controlling ist typischerweise die größte Funktion innerhalb des Finanzbereichs. Benchmarks zeigen, dass idealerweise eine Quote von ca. 3...