Budgetierung, Jahres- und Quartalsabschlüsse sind Termine, die durch den allgemeinen Jahresverlauf für jedes Unternehmen identisch vorgegebenen werden. Die Kostenrechnung hat nur wenig Spielraum in den Fristen beim Jahresabschluss, gewinnt etwas bei den Quartalsabschlüssen und kann beim Budget variieren. Doch der Anlass der Arbeiten ist für alle Unternehmen identisch. Diese Saison durchläuft jede Kostenrechnung.
Zusätzlich hat jedes Unternehmen eigene Fixpunkte, die in festen Rhythmen wiederkehren. Nicht alle sind jährliche Ereignisse, einige treten mehrmals im Jahr auf. Gemeinsam ist allen, dass gerade in der Kostenrechnung die Arbeiten fast immer unter Zeitdruck durchgeführt werden müssen. Sei es, weil die vorbereitenden Arbeiten anderer Abteilungen zu spät abgeschlossen werden, sei es, weil die Termine zu kurz hinter den notwendigen Abschlüssen im Jahresverlauf liegen. Beispiele für solche unternehmensindividuellen Ereignisse sind Messen und Ausstellungen, Katalogerscheinungen oder Gesellschafterversammlungen.
3.1 Messen und Ausstellungen – nicht nur Arbeit für den Vertrieb
Für viele Unternehmen sind Messen und Ausstellungen ein wichtiger Vertriebsweg, auf dem Kontakte geknüpft und Aufträge geschrieben werden. Für andere Hersteller und Händler sind diese Markttreffen eine willkommene Unterstützung der eigenen Vertriebsaktivitäten. Immer aber sind Messen für die Branche und die ausstellenden Unternehmen wichtige Termine, zu denen neue Produkte, neue Konzepte und neue Preise vorgestellt werden.
Aufgaben für die Kostenrechnung ergeben sich erst auf den zweiten Blick:
- Auf den wichtigen Messen werden immer auch neue Produkte vorgestellt. Diese müssen von der Kostenrechnung kalkuliert werden, damit die Verkaufspreise ermittelt werden können.
- Viele Großereignisse sind traditionell die Eröffnung einer Saison, die auch neue Preise mit sich bringt. Die Kostenrechnung muss durch die Plankalkulationen die Ermittlung der neuen Preise unterstützen.
- Auf den Messen kommt es zum direkten Kontakt zwischen Vertrieb und Kunde. Wichtige Vereinbarungen, vor allem mit ausländischen Kunden, werden abgeschlossen oder vorbereitet. Dazu sind aktuelle Informationen über den Kunden notwendig. Diese liefert das Vertriebscontrolling.
- Nicht zuletzt verursacht eine solche Messe erhebliche Kosten. Diese werden immer öfter als Projektkosten geplant, festgehalten und geprüft – eine Aufgabe für die Kostenrechnung.
Die Messetermine kommen in einem bestimmten Rhythmus immer wieder. Sie werden in die Jahresplanung der Kostenrechnung aufgenommen und erhalten dort einen Platz wie die Ereignisse, die vom Jahreskalender abhängig sind.
3.2 Gesellschafter wollen informiert sein
Externe Gesellschafter, die nicht in die tägliche Unternehmensführung eingebunden sind, wollen und müssen regelmäßig informiert werden. Wann und in welchem Rhythmus dies geschieht, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Immer aber bedeutet dies Arbeit für die Kostenrechnung, die umfangreich werden kann. Wenn möglich, sollte der dazu notwendige Aufwand frühzeitig eingeplant werden. Obwohl die Zahlen, die den Gesellschaftern präsentiert werden, in der Regel verfügbar sind, entsteht zusätzliche Arbeit wegen der notwendigen Aufbereitung und der oft knappen Zeit nach dem eigentlichen Abschluss:
- Für die Gesellschafterversammlung werden in der Regel die vorläufigen Abschlüsse des letzten abgeschlossenen Monats verwendet. Diese sind entsprechend aufzubereiten, auch grafisch. Grundlage sind die vorhandenen Quartalsabschlüsse.
- Die Budgets aus der Planung werden zumindest in wichtigen Punkten von der Gesellschafterversammlung genehmigt. Die Einhaltung wird in den unterjährigen Informationen geprüft, so dass die Kostenrechnung z. B. Angaben über bereits getätigte Investitionen, erreichte Umsätze oder bestimmte aufgelaufene Kosten liefern muss.
- Besonders wichtig für solche Fälle ist die Hochrechnung des laufenden Jahres auf das Jahresende hin. Hier werden die Istwerte bis zum abgeschlossenen Monat und die Erwartungen der folgenden Monate kombiniert. Einfach ist die Addition der Istwerte und der Budgetwerte für die noch folgenden Monate, besser ist die qualifizierte Betrachtung der Kosten- und Leistungsentwicklung.
Pflichten erfüllen!
Das Management eines Unternehmens, also z. B. Geschäftsführer oder Vorstände, müssen die Gesellschafter oder Aktionäre schon aus eigenem Interesse regelmäßig über das laufende Geschäft und unregelmäßig über besondere Entwicklungen mit Risiken für das Unternehmen unterrichten. Nur so kann im Schadensfall auf das Wissen der Eigentümer verwiesen werden, was Schadenersatzforderungen gegen die Manager erschwert.
3.3 Banken verlangen Daten
Ähnlich wie die Geldgeber aus dem Kreis der Gesellschafter wollen auch die Fremdkapitalgeber, in der Regel die Banken, regelmäßig informiert werden. Dazu liefert die Buchhaltung die monatlichen Zahlen oder die Quartalsabschlüsse. Auch für die Kostenrechnung bleiben Aufgaben, die sich vor allem mit den Sicherheiten der Banken beschäftigen:
- Im Anlagevermögen stecken viele Sicherheiten der Banken. Daher wollen diese über die aktuellen Buchwerte (sowohl bila...