Softwareauswahl für Business Intelligence und Analytics: ... / 2.3 Detailevaluierung

2.3.1 Testszenarien mit eigenen Daten

In der Phase "Detailevaluierung" werden die 3–5 herausgefilterten Softwarelösungen auf ihre Eignung genauer untersucht. Wichtig hierbei ist, diese Untersuchung möglichst anhand aufgebauter Testszenarien mit eigenen Daten und idealerweise innerhalb der eigenen Infrastruktur durchzuführen. Als Gegenstand der Untersuchung dienen die eigenen fachlichen Aufgabenstellungen in gekürzter und für die Prüfung überschaubarer Form. Die Kürzung sollte jedoch den Anspruch des Softwaretests nicht mindern. Vielmehr gilt es darauf zu achten, anspruchsvolle Aufgaben für die Detailevaluierung auszuwählen um die Software auf ihre möglichen Grenzen zu testen. Hier sollten auch zukünftige Anforderungen, die heute ggf. noch nicht mit Software umgesetzt wurden, geprüft werden.

Zur detaillierten Prüfung der Software haben sich 3 grundsätzliche Vorgehensweisen etabliert:

• Teststellung,
• strukturierte Anbieterpräsentation oder
• Proof of Concept.

Alle 3 Formen basieren auf ausgewählten Aufgabenstellungen/Szenarien, die konsolidiert beschrieben werden und wesentliche Anforderungen aus dem Anforderungskatalog widerspiegeln. Die Ergebnisse bzw. Bewertung der Umsetzungsmöglichkeiten und -güte der Szenarien dienen daraufhin als Entscheidungsgrundlage.

2.3.2 Teststellung zur Detailevaluierung

Im Rahmen einer Teststellung werden die Softwarelösungen auf der Shortlist durch die eigenen Mitarbeiter des Unternehmens geprüft. Die Software wird installiert (oder eine Software-as-a Service-Version genutzt) und die testenden Mitarbeiter für alle zu untersuchenden Lösungen geschult. Um die Softwareevaluierung fair und vergleichbar durchzuführen, sollte jeder beim Test beteiligte Mitarbeiter jede Lösung prüfen und bewerten.

2.3.3 Proof of Concept und strukturierte Anbieterpräsentation

Die beiden anderen Formen der Softwareevaluation – strukturierte Anbieterpräsentation und Proof of Concept – beziehen für die Umsetzung der Aufgabenstellungen die jeweiligen Anbieter der Lösungen ein. Die Durchführung ist ähnlich, der einzige Unterschied liegt darin, dass ein Proof of Concept in der technischen Umgebung des Unternehmens und nicht des Anbieters umgesetzt wird. Das bedeutet, dass der Anbieter oder Partner des Anbieters die Implementierung der Aufgaben im Hause des Kunden auf dessen Rechnern durchführt. So wird nicht nur das Ziel, sondern auch der Weg zum Ziel nachvollziehbarer und transparenter und es können auch Rückschlüsse auf die Installation und Nutzung der Software gezogen werden. Zudem lernen die Parteien sich während einer Vor-Ort-Umsetzung bereits kennen und können ihr späteres Verhältnis besser einschätzen.

Die in der Detailevaluierung erarbeiteten Ergebnisse können häufig als erste Lösungsbestandteile oder als Vorlage für die spätere Umsetzung verwendet werden.