Softwareauswahlprozess für Planungswerkzeuge / 3.8 Tipps aus der Praxis

Verhandeln tut nicht weh!

Lizenzen, Support, Weiterentwicklung, Wartung – bei der Einführung einer Planungslösung können Organisationen diese Kosten durch kluges Agieren reduzieren. Die Preislisten der Hersteller schrecken Interessenten häufig mit Kosten ab, die nur wenige bereit sind zu zahlen. Daher ist es empfehlenswert, im Rahmen der Softwareauswahl einen ausreichenden Zeitraum zu definieren, in dem gezielt die Projektkosten verhandelt werden.

Dabei ist hinsichtlich der Beratungs- und Implementierungsleistung meist vergleichsweise schnell ein Punkt erreicht, bei dem man sich auf Tagessätze einigt. Wesentlich mehr Spielraum gibt es bei den Lizenzpreisen, diese sollten mit den Anbietern intensiv verhandelt werden. Neben den reinen Lizenzpreisen erheben Softwareanbieter eine jährliche Gebühr für Softwarepflege. Dieser Spielraum gilt ebenfalls für fertige bzw. zu entwickelnde Planungsmodelle, Berichte und Analysen. Je besser das Leistungsverzeichnis definiert ist, umso erfolgreicher können die Verhandlungen aus Sicht des Kunden sein. Es lohnt sich alle Angebotspositionen zu verhandeln.

Kaufe das Produkt, nicht den Anbieter!

Investitionssicherheit ist bei der Entscheidung für einen bestimmten Anbieter häufig ein sehr hoch bewertetes Kriterium. Vor allem bei kleinen Software-Anbietern haben Kunden oft Sorge vor dessen Insolvenz oder dessen Übernahme durch einen Wettbewerber verbundenen mit der Notwendigkeit für kostspielige Neuanschaffungen oder Migrationsprojekte. So verständlich die Sorge ist, so falsch sind häufig die Schlüsse, die IT-Entscheider in Unternehmen daraus ziehen. Auch große Software-Anbieter geben keine Garantie für die Kontinuität einer Softwarelösung. Gerade in Randbereichen ihres Portfolios stellen große Software-Anbieter Produkte viel schneller ein als kleinere Spezialisten, die von einem oder wenigen Produkten leben. Natürlich streichen auch Spezialanbieter Produkte aus ihrem Portfolio. Doch gerade wenn ein Anbieter wettbewerbsfähige Produkte hat, die den Kern seiner Geschäftstätigkeit ausmachen, ist die Investitionssicherheit höher als im vermeintlich sicheren Hafen der großen Anbieter. Und selbst wenn so ein Spezialist von einem größeren Anbieter geschluckt werden sollte, erfolgt die Akquisition häufig wegen der Technologie oder den guten Produkten. Diese werden dann vom Aufkäufer i. d. R. weitergeführt und weiterentwickelt – hierzu gibt es zugegebenermaßen auch Ausnahmen.

Anwender sollten beachten: Größer ist nicht immer besser – auch vermeintlich "große" Anbieter können von noch größeren geschluckt werden oder mit anderen zusammengehen. Die reine Größe eines Anbieters eignet sich nicht als Entscheidungskriterium.