Auch wenn der Soll-Ist-Vergleich in unterschiedlichen Bereichen eingesetzt werden kann, gleicht sich die Vorgehensweise in den wesentlichen Punkten. Dennoch gibt es Unterschiede im Detail und Sie müssen andere Schwerpunkte beachten.
Vier typische Beispiele
Im Folgenden wird die grundsätzliche Vorgehensweise anhand von vier gängigen Sachverhalten exemplarisch beschrieben und durchgeführt. Bei der Darstellung wird gleichzeitig die Funktionsweise des Excel-Tools beschrieben:
- Umsatz-Soll-Ist-Vergleich
- Kosten-Soll-Ist-Vergleich
- Mengen-Soll-Ist-Vergleich
- Auftrags-Soll-Ist-Vergleich
2.1 Grundsätzliches zur Arbeit mit den Excel-Tools
Bei der Arbeit mit der Datei bzw. den Arbeitsblättern sollten Sie unbedingt folgende Punkte beachten:
- Tätigen Sie alle Eingaben nur in Zellen mit blauer bzw. roter Schrift. Zellen mit schwarzer Schrift können Formeln enthalten, deren Überschreiben die Datei unbrauchbar macht.
- In Zellen mit roter Schrift befinden sich entweder Formeln oder Textvorschläge, die Sie in der Regel verwenden können. Jedoch besteht die Möglichkeit, hier Veränderungen vorzunehmen, ohne die Funktionsfähigkeit der Datei bzw. des Arbeitsblattes zu beeinträchtigen.
- Die Beispiele in den Arbeitsblättern dienen der Erklärung und besseren Darstellung. Sie können von Ihnen gelöscht werden.
- In einigen Zellen finden Sie "rote Fähnchen" in der rechten oberen Ecke. Dies ist ein Hinweis für Kommentare, die Ihnen bei der Arbeit mit der Datei helfen sollen. Sie können, falls Sie sie nicht (mehr) benötigen, auch gelöscht oder verändert werden (mit der Maus auf die betreffende Zelle gehen, rechte Taste drücken und dort die Option "Kommentare löschen" anklicken.
- Alle für Sie zunächst positiven Abweichungen, etwa höhere Umsätze oder niedrigere Kosten, werden ohne, negative Abweichungen, also z. B. niedrigere Umsätze oder höhere Kosten, werden mit negativen Vorzeichen dargestellt.
- Abweichungen von 10 % und mehr werden immer fett und in roter Schrift herausgestellt, unabhängig davon, ob sie positiv oder negativ sind. Die Hervorhebungen sollen Sie direkt auf erhebliche Abweichungen hinweisen und Ihnen die Orientierung erleichtern.
Am Ende der Datei finden Sie eine Checkliste, die Sie bei der Umsetzung des SIV unterstützen soll. Die Liste können Sie entsprechend Ihren Wünschen und Vorstellungen anpassen und ergänzen.
Positive Abweichungen
Jede Abweichung hat ihren Grund, auch positive. Wenn Sie bei Kosten, Umsätzen, Mengen oder anderen Werten mehrfach Ihre Planungen positiv übertreffen, sollten Sie sich nicht nur freuen, sondern auch in diesen Fällen unbedingt den Ursachen auf den Grund gehen. Positive Abweichungen sind häufig ein Zeichen dafür, dass Sie das Potenzial Ihres Betriebes unterschätzt haben und Sie noch (unentdeckte) Reserven besitzen. Das Aufdecken der Ursachen führt dazu, dass Sie sich gezielt mit der Förderung Ihrer spezifischen Stärken auseinander setzen können. So ist es vergleichsweise leicht, dauerhaft zu besseren Ergebnissen zu gelangen.
2.2 Budgetierung und Festlegung von Zielen und Sollwerten
An erster Stelle steht die Festlegung von Zielen und Messgrößen für den oder die Bereiche und Sachverhalte. Da der SIV weitgehend im operativen Bereich zur Anwendung kommt, sollte die Ableitung der Ziele unproblematisch sein, wenn es in Ihrem Betrieb eine operative Planung gibt. Dann können für Umsätze, Kosten, Produktionsmengen usw. leicht Soll-Ist-Vergleiche vorgenommen werden. Wichtig ist, dass Sie zumindest bei Umsätzen und Kosten über ein detailliertes Preis-Mengen-Gerüst verfügen können.
Umsatz: Von Artikel X sollen im Monat März 18 Stück zu 129 EUR netto verkauft werden. Kosten: Vom Material Y sollen im gleichen Monat 200 Stück verbraucht werden. Der Planpreis für den Einkauf beträgt 38,75 EUR. Die Werte werden selbstverständlich netto ohne Mehrwertsteuer angesetzt.
Anders sieht der Fall häufig bei einem reinen Mengen-Soll-Ist-Vergleich aus. Hier benötigen Sie in der Regel keinen Plan- bzw. Istpreis.
Sie planen, im Monat März auf einer Maschine vom Artikel A 4.000 Stück herzustellen, und wollen wissen, ob und in welcher Höhe es Abweichungen gegeben hat. Hier genügt es, wenn Sie die tatsächlich erreichten Stückzahlen, etwa 3.800, gegenüberstellen.
Reine Mengenvergleiche sind außer im Produktionsbereich bei Unternehmen mit Massenfertigung oder auch bei Projekten oder Aufträgen mit hohen Personalstunden interessant. Auch Termine und Meilensteine können Sie auf diese Weise einem Vergleich unterziehen.
2.3 Durchführung des Soll-Ist-Vergleichs
In der betriebswirtschaftlichen Literatur wird je nach Kostenrechnungssystem in der Regel zwischen mehreren Abweichungsarten, etwa Preis-, Mengen- und Verbrauchsabweichung bei den Kosten, unterschieden. Beim Umsatz gibt es neben Preis- und Mengenabweichung auch noch eine kombinierte Preis-/Mengen-Abweichung. Im vorliegenden Beitrag wird lediglich auf Preis- und Mengenabweichungen eingegangen. Die möglichst unkomplizierte, praktische Anwendbarkeit sowie leichtere Verständlichkeit stehen im Vordergrund. Berechnungen und Formeln sind so gehalten, dass sie die genannten Sachverhalte erfassen und darstellen, auf we...