Teil A: Ganzheitliches VP-Management / 4.4.8.4 Projektvorgehen

Nachdem die unterschiedlichen Lösungen zur Automatisierung der Dienstleistungsverrechnung betrachtet wurden, soll nun ein Blick auf das Implementierungsprojekt gerichtet werden.

Schritt 1: Optimierung der gegenwärtigen Verrechnung – ›Fit machen für die Automatisierung‹

Die meisten Dienstleistungsverrechnungsmodelle sind historisch gewachsen und teilweise für eine sofortige Automatisierung ungeeignet. Dies kann einerseits daran liegen, dass das Verrechnungsmodell strukturell veraltet ist und z. B. den aktuellen steuerlichen Anforderungen nicht mehr gerecht wird oder dass die gelebten Prozesse derart kompliziert ausgestaltet sind, dass eine Automatisierung nur wenig Effizienzgewinne mit sich bringt (z. B. zu viele Spezialfälle etc.). Hier ist es dringend geboten, zuerst eine klassische Optimierung des Modells vorzunehmen, dabei die Lücken zu schließen und den Prozess um unnötige Prozessineffizienzen zu verschlanken. Bei der Durchführung eines solchen Vor-Projekts sind üblicherweise die Kollegen der Controlling-, Steuer- und Accounting-Abteilung sowie meist externe Berater involviert. Ziel des Optimierungsprojekts sollte es dabei auch sein, die neuen Prozesse so schlank wie möglich auszugestalten, damit anschließend ein sehr hoher Automatisierungsgrad erreicht werden kann.

Schritt 2: Erarbeiten des Datenmodells sowie Festlegen der Funktionalitäten (Lastenheft)

Nachdem die prozessuale Optimierung abgeschlossen ist, beginnt die Automatisierung mit dem Festlegen des Datenmodells und der gewünschten Funktionalitäten. Im Rahmen des Datenmodells werden alle benötigten Ein- und Ausgangsdaten festgelegt sowie die Systeme identifiziert, die diese Daten enthalten. Dazu gehört auch, zu bestimmen, wie die Daten zusammenhängen, d. h., wie sich z. B. die Kostenstellen über welche Schlüssel und Empfängergruppen auf die Leistungsempfänger verteilen – das betrifft also den gesamten Allokationsmechanismus. Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Schnittstellen zu Daten oder Systemen, soweit diese benötigt werden. Gibt es bereits ein etabliertes (Excel-)Modell, von dem die Allokationslogik übernommen werden kann, oder sollte dieses Modell sowieso überarbeitet und an die steuerlichen Anforderungen angepasst werden?

Neben dem Datenmodell wird weiterhin durch die Prozessbeteiligten bestimmt, welche Funktionalitäten zukünftig bereitstehen sollen. Dabei kann entweder auf bereits bestehende Funktionalitäten zurückgegriffen werden oder es werden neue Funktionalitäten definiert, die anschließend programmiert und implementiert werden. Als Arbeitsergebnis steht zum Ende des Schritts 2 neben dem Datenmodell das Lastenheft.

Schritt 3: Implementierung und Customizing

Im Rahmen der eigentlichen Implementierung werden nun die in Schritt 2 definierten Anforderungen erfüllt. Dabei werden u. a. die Schnittstellen angepasst, die benötigten Funktionalitäten neu geschaffen und auf den Kunden spezifiziert und es wird der Allokationsmechanismus eingerichtet. Nach dem erfolgreichen Testing auf den Mandantensystemen erfolgt die Übergabe und Abnahme sowie die Einweisung der Nutzer.

Schritt 4: Wartung und Weiterentwicklung

Nach dem erfolgreichen Roll-out verbleiben noch die Fragen, wer sich um notwendige Anpassungen der Lösung oder die Bereitstellung neuer Funktionalitäten kümmert. Wie in der vorigen Übersicht bereits angesprochen, kommt es zum einen auf die ausgewählte Lösung und zum anderen auf die intern vorhandenen Ressourcen an. Solle der Kunde berechtigt sein, den Source Code selbst zu ändern, kann die Pflege und Weiterentwicklung z. B. durch die Konzern-IT erfolgen. Sollte dies nicht gewünscht oder nicht möglich sein, wird dies durch die Anbieter oder Implementierungspartner erledigt.

Abb. 43: SC-Tool: Implementierungsprozess