Teil A: Ganzheitliches VP-Management / 4.4.9.1 Wann und für wen lohnt sich eine VP-Dokumentationssoftware?

Die Anschaffung einer VP-Dokumentationssoftware ist unseres Erachtens erst ab einem bestimmten Reifegrad der VP-Dokumentation sinnvoll. Abbildung 45 fasst einzelne typisierte Entwicklungsstadien zusammen:

Abb. 45: Entwicklungsstadien von VP-Dokumentationskonzepten

Bereits ab Phase 5 bietet der Einsatz einer VP-Dokumentationssoftware gegenüber einer Dokumentationserstellung per Word/Excel und Sharepoint zahlreiche Vorteile:

• Die Dokumentationsinhalte des Vorjahres sind der Ausgangspunkt bei der Bearbeitung eines neuen Dokumentationszeitraums, wobei zeitraumbezogene Daten durch den Einsatz von Variablen automatisch aktualisiert werden (Roll-forward). Dadurch werden Dokumentationstexte automatisch mit den erfassten Daten befüllt. Sind gegenüber dem Vorjahr keine wesentlichen Änderungen eingetreten, kann die Dokumentation weitgehend automatisiert erstellt werden. Diesen Vorteil einer VP-Dokumentationssoftware können alle Konzerne nutzen, unabhängig davon, welches VP-Modell zum Einsatz kommt.
• Einmal erstellte Dokumentationsinhalte für eine Gesellschaft sind für VP-Dokumentationen anderer Gesellschaften des Konzerns verfügbar. Durch die Mehrfachverwendung von Textblöcken können konsistente, im Extremfall nahezu identische Local Files erstellt werden. Änderungen eines für mehrere VP-Dokumentationen relevanten Textblocks werden automatisch die Dokumentationsinhalte aller betroffener VP-Dokumentationen ändern. Jede Änderung wird protokolliert und kann dauerhaft nachvollzogen werden. Der Effizienzgewinn steigt mit dem Reifegrad der VP-Dokumentation und ist umso höher, je mehr ähnliche Gesellschaften mit redundantem Funktions- und Risikoprofil existieren.
• Die Abstimmungsprozesse zwischen den mit Dokumentationsaufgaben betrauten Mitarbeitern werden automatisiert, um den ansonsten oft sehr komplexen und aufwendigen manuellen Koordinationsaufwand per E-Mail und Excel zu reduzieren oder sogar gänzlich zu vermeiden. Die Verantwortung für Teilaufgaben wird einzelnen Personen zugewiesen, Delegationen sind einfach nachvollziehbar, interne (prozessbezogene) Fristen werden festgelegt und durch die VP-Dokumentationssoftware überwacht (automatisierte Erinnerungs-E-Mails, Dashboards für die Konzernzentrale).
• Werden für bestimmte Gesellschaften keine VP-Dokumentationen ›auf Vorrat‹ erstellt, ist es durch den Einsatz einer VP-Dokumentationssoftware möglich, sehr schnell mit den im System vorhandenen Daten qualitativ hochwertige Dokumentationsberichte fristgerecht zu erstellen. Dieser Vorteil ist besonders wichtig bei kurzen gesetzlichen Vorlagefristen.^[48]
• Durch eine zeitnahe Datensammlung und eine zentrale Datenspeicherung in einer VP-Dokumentationssoftware sind die relevanten Informationen, z. B. Dokumentationsentwürfe, Hintergrundinformationen, Transaktions- und GuV-Daten, Berechnungen und ergänzende Unterlagen bei Bedarf sofort abrufbar. Dies ist ein keineswegs zu unterschätzender Vorteil. Wenn Erinnerungen verblassen oder auskunftsfähige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben, dann werden wegen der zentral im System abgespeicherten Daten Informationsverluste und ein zeitaufwendiges Suchen in Archiven oder lokalen E-Mail-Accounts vermieden.
• Durch Schnittstellen oder ›Data Gathering Tools‹ kann der Zahlenteil der Dokumentation, also die Transaktionsvolumina und die zum Angemessenheitsnachweis benötigten Finanzkennzahlen sowie die für das CbCR benötigten Daten, effizient erfasst werden, um ihn anschließend in der VP-Dokumentationssoftware weiterzuverarbeiten (zu prüfen, analysieren, aggregieren und zwischen den Transaktionspartnern abzugleichen).

Wie hoch die Effizienzgewinne durch den Einsatz einer VP-Dokumentationssoftware im Einzelfall tatsächlich sind, richtet sich demnach neben der bloßen Anzahl von Local Files auch danach, wie homogen das Funktions- und Risikoprofil der einzelnen Konzerngesellschaften ist, also ob gleichartige Transaktionsgruppen und damit redundante Dokumentationsinhalte vorhanden sind, und wie viele Personen konzernweit mit der VP-Dokumentation betraut sind. Und es hängt davon ab, wie sehr die zentrale Steuerabteilung den Tochtergesellschaften ›Sonderlocken‹ in den Local Files zugesteht oder nicht. Oft sehen wir leider, dass große Standardisierungs- und Effizienzgewinne aufgrund der Gleichartigkeit der Gesellschaften und/oder Transaktionen möglich wären, diese aber dadurch vernichtet werden, dass die lokalen firmeninternen oder -externen Autoren abweichende Formulierungen und Beschreibungen verwenden wollen, die eigentlich für die Verwertbarkeit der Local Files nicht nötig wären. Je mehr Gesellschaften mit einem vergleichbaren Profil und je mehr beteiligte Personen, desto höher sind die durch Softwareeinsatz erzielbaren Effizienzgewinne. Eine Umfrage unter den Nutzern der Software globalDoc Solution(r) im Jahr 2019 hat ergeben, dass die Kosteneinsparungen langfristig 30 % bis 70 % betragen können:

Abb. 46: Kosteneinsparpotenzial bei der Verwendung von VP-Dokumentationssoftware

[48] Vgl. für Deutschland: § 90 ...