Lena Pflock, Andreas Wiener
Viel Text, viel Aussage?
Klassische Berichte zeichnen sich durch viel Text aus. Der Ersteller ist eher damit beschäftigt, mit Worten zu erklären wie und warum sich Dinge entwickelt haben, als diese als Zahlen in Tabellen und Diagrammen aufzubereiten. Texte in entsprechenden Berichten verständlich zu gestalten ist somit eine der Kernaufgaben. Die Ersteller der Berichte tun sich damit aber meist schwer, da Controller und IT’ler eher zahlenaffin als sprachaffin sind.
Konversationsmaxime von Paul Grice
Um sich trotzdem dem Thema zu nähern ist die Konversationsmaxime von Paul Grice eine Hilfe. Sie fordert den Ersteller auf, auf Quantität, Qualität, Relevanz und Modalität zu achten. Dies bedeutet:
Quantität:
- Mache deinen Gesprächsbeitrag mindestens so informativ, wie es für den anerkannten Zweck des Gesprächs nötig ist.
- Mache deinen Beitrag nicht informativer, als es für den anerkannten Zweck des Gesprächs nötig ist.
Qualität:
- Versuche einen Gesprächsbeitrag zu liefern, der wahr ist.
- Sage nichts, wovon du glaubst, dass es falsch ist.
- Sage nichts, wofür du keine hinreichenden Anhaltspunkte hast.
Relevanz:
- Sage nichts, was nicht zum Thema gehört, wechsle nicht das Thema.
- Vermische keine Inhalte.
Modalität:
- Vermeide Unklarheit.
- Vermeide Mehrdeutigkeit.
- Vermeide unnötige Weitschweifigkeit.
- Vermeide Ungeordnetheit.
Zusammenfassung der Konversationsmaxime
Zusammengefasst bedeutet dies, dass Ersteller sich kurz halten, ohne Manipulation berichten und sich klar und deutlich ausdrücken sollen. Die Forderung nach kurzen Inhalten ist hinreichend bekannt. Viele Manager fordern Einseiter oder stellen Regeln auf, dass ein Bericht nicht mehr als sieben Seiten haben darf. Auch daß wahrheitsgemäß und ohne Manipulation Sachverhalte dargestellt werden sollen, dürfte nichts Ungewöhnliches sein. Die Frage aber, wie sich der Controller oder IT-ler am besten klar und deutlich ausdrücken soll, bleibt oft unbeantwortet.
Empfehlungen für gute Texte
Folgende einfache Regeln samt Beispielen sollen helfen, um schnell gute Texte produzieren zu können:
Hauptsätze nutzen!
Vorher
Der Projektverlauf ist schwierig vorherzusagen, angesichts der häufig wechselnden Anforderungen, der mangelnden Unterstützung durch die Bereiche, die mit nachhaltigen Konsequenzen rechnen müssen, und der fehlenden Kommunikation gegenüber den Mitarbeitern.
Nachher
Der Projektverlauf ist schwierig vorherzusagen. Die Anforderungen wechseln zu oft. Die betroffenen Bereiche unterstützen das Vorhaben zu wenig. Die Mitarbeiter werden nicht informiert.
Verschachtelungen vermeiden!
Vorher
Die Berater, die für das Projekt eingesetzt wurden, das momentan sehr gute Ergebnisse erzielt, die unser Unternehmen positiv beeinflussen, sollten gelobt werden.
Nachher
Die Berater sollten gelobt werden. Das Projekt erzielt sehr gute Ergebnisse und unsere Firma wird dadurch positiv beeinflusst.
Aktiv-Formulierung nutzen!
Vorher
Das Ergebnis wird durch drei Faktoren beeinflusst.
Nachher
Drei Faktoren beeinflussen das Ergebnis.
Konjunktiv vermeiden!
Vorher
Ich würde empfehlen, das Werk in China schließen.
Nachher
Ich empfehle, das Werk in China zu schließen.
Stilmittel vermeiden!
Vorher
Das Projekt befindet sich in der Safety-Car-Phase.
Nachher
Das Projekt wurde vorläufig gestoppt.
Verben nutzen!
Vorher
Laut der Mitarbeiteransicht ist der Arbeitsaufwand zu hoch.
Nachher
Die Mitarbeiter sehen den Arbeitsaufwand als zu hoch an.
Adjektive vermeiden!
Vorher
Der Umsatz ist deutlich gestiegen.
Nachher
Der Umsatz stieg um 1,3 %.
Regeln gelten sprachübergreifend
Werden diese einfachen Regeln befolgt, dann verbessern sich die Lesbarkeit und damit auch die Verständlichkeit von Berichten deutlich. Ob die Berichtssprache nun deutsch oder englisch ist, spielt keine Rolle, da die Regeln in allen Sprachen gelten.
Besondere Relevanz besitzt dabei die Regel "Adjektive vermeiden!" Ersteller von Berichten neigen besonders hier dazu sich unklar und schwammig auszudrücken. Es ist immer besser die exakte Zahl in den Text zu schreiben als ein Adjektiv zu verwenden.
Keine Verwendung folgender Adjektive
Als Faustregel kann gelten, dass folgende Wörter in Berichten, Präsentationen oder Dashboards nicht verwendet werden sollten:
allem Anschein nach, an sich, andauernd, andernfalls, anscheinend, auch, auffallend, augenscheinlich, ausdrücklich, äußerst, bei weitem, bekanntlich, bereits, denkbar, des Öfteren, durchaus, eben, ein bisschen, ein wenig, einerseits, einige, etliche, ganz gerne, gänzlich, gar nicht, höchst, im Grunde genommen, immer, im Prinzip, in der Tat, insbesondere, irgendwie, lediglich, manchmal, mehr oder weniger, mehrfach, meines Erachtens, meinetwegen, meistens, möglichst, naturgemäß, offenkundig, offensichtlich, ohne weiteres, partout, riesig, schlicht, schlichtweg, selbstredend, seltsamerweise, stellenweise, stets, üblicher Weise, ungewöhnlich, unsäglich, vermutlich, voll und ganz, vollends, völlig, vollständig, weitgehend, wiederum, ziemlich, zudem, zumeist, zusehends, zuweilen, zweifelsfrei.
Schriftbild entscheidend
Ein guter Text zeigt ...