Treiberbasierte Personalprognose bei der DB Cargo / 4.2 Dezentrale Verantwortung für Teilprozesse

Um einen Betrachtungszeitraum von 5 Jahren vollständig abbilden zu können, müssen 3 verschiedene Teilprozesse bearbeitet werden. Zunächst teilt sich der Mittelfristzeitraum von 5 Jahren auf in den Bestandsvorschauzeitraum der ersten beiden Jahre (= aktuelles Jahr + Folgejahr) und dem Prognosezeitraum für die letzten 3 Jahre.

Im 1. Teilprozess werden durch die Anwendergruppe der HR Business Partner in den HR-Managements der Regionen die Daten der Bestandsvorschau verarbeitet. In diesem Zeitraum der ersten beiden Jahre existieren i. d. R. erhärtete Erkenntnisse in den Personalmanagements über Zu- und Abgangsbewegungen von Mitarbeitern, die detailliert in das System erfasst werden.

Der 2. Teilprozess im Prognosezeitraum sieht die Zu- und Abgangsplanung in den Jahren 3 bis 5 vor. Die Erkenntnisse über Zu- und Abgänge sind in diesem Zeitraum weniger erhärtet, sodass das Modell mit treiberbasierten Werten (z. B. Prozentwerte) rechnet. Des Weiteren stellt das Modell durchschnittliche Vergangenheitswerte als Orientierung für einen treiberbasierten Wert zur Verfügung, die von den Anwendern übernommen werden können.

Der 3. Teilprozess ist die Kontingentierung der Funktionsausbildungsplätze aus dem übermittelten Kursplanangebot des Bildungsplanungstools per live angebundener Schnittstelle. In diesem Teilprozess müssen neu angebotene Kurse auf die jeweiligen Standorte bzw. deren Einsatzstellen durch die Anwender kontingentiert werden. Das System erhält dadurch die Information, an welchen Standorten externe Mitarbeiter eingestellt werden und mit welcher Dauer ein Mitarbeiter in seiner Funktionsausbildung qualifiziert wird, um anschließend als leistungsfähiger Bestand in der Prognose berücksichtigt zu werden. Ebenso berücksichtigt das System durch die Kontingentierung Qualifizierungsmaßnahmen für Mitarbeiter, die bereits im Unternehmen sind und damit eine interne Fortbildung absolvieren.

Diese 3 Teilprozesse erreichen die Anwender über verschiedene Eingabemasken auf der Startseite, sodass nach Fertigstellung des Bearbeitungsprozesses dieser 3 Teilschritte ein homogenes Bild für den Betrachtungszeitraum von 5 Jahren entsteht.

Des Weiteren können über die Eingabemasken auf der Startseite Vergangenheitswerte analysiert, zukünftige Ausprägungen simuliert und deren Auswirkungen auf den Personalbestand direkt sichtbar gemacht werden. Berechnungen erfolgen dabei in Echtzeit über die gesamte Applikation hinweg. Jede dezentrale Anpassung eines Treibers durch die Anwender in den regionalen Personalmanagements hat unmittelbare Auswirkungen auf die gesamte Personalbestandsentwicklung des Unternehmens. Z. B. kann in der Eingabemaske für die Prämissen, hier zu verstehen als vereinfachte Treiber für einzelne Zu- und Abgangsarten, der vermutete Anteil an natürlicher Fluktuation als Prozentwert für einzelne Prognosejahre eingegeben werden. Deren Auswirkungen auf die gesamte Personalprognose würde der Nutzer direkt im Bericht sehen können.

Abb. 2: DB Cargo HR Prognosemodell – Eingabemaske Prämissen

Für einzelne Szenarien können durch die Zentrale Vorgaben über die Szenarioadministration in den Eingabemasken Anpassungen vorgenommen werden. Z. B. durch Veränderung des jeweiligen Treibers oder den Treibern selbst (s. Abb. 2). Entweder auf Ebene des gesamten Unternehmens oder für eine oder mehrere der 5 Regionen. So lassen sich sowohl zentral gesteuerte Szenarien umsetzen als auch regional individuelle Entwicklungen prognostizieren.