Verwaltungskosten: Lösungsansätze für die richtige Planu ... / 1.2 Mehrstufige Verwaltungskosten

Verwaltungskosten, zumindest die im engeren Sinne, werden meist aus den genannten Gründen als ein Block behandelt und nach mehr oder weniger stimmigen Schlüsseln auf die Kostenstellen verteilt bzw. in der Kalkulation als prozentualer Aufschlag verrechnet. Der Kostenrechner kann jedoch durch die Veränderung der Sichtweise auf die Verwaltungskosten eine Differenzierung als erste Möglichkeit der Beeinflussung erreichen. Werden die Kosten nicht von den Arten her betrachtet, sondern z. B. vom Ort der Entstehung, verdeutlicht dies, dass sich verschiedenen Entstehungsorten auch unterschiedliche Verwaltungskosten zuordnen lassen. Reduziert man die Auflösung, werden die Verwaltungskosten mehrerer Bereiche zu einem übergeordneten Bereich zusammengefasst, dem wiederum bisher noch nicht verteilte Verwaltungskosten zusätzlich zugeordnet werden können. Hierdurch entsteht eine Mehrstufigkeit der Verwaltungskosten, in der Regel entlang der Kostenstellenhierarchie.

Praxis-Beispiel

Verwaltungskosten in 2 Werken

Ein Unternehmen produziert in 2 unterschiedlichen Werken mit jeweils einer eigenen Personalabteilung und einer selbstständigen Produktionssteuerung im ERP-System. Die Werke liefern unterschiedliche Produkte, die über einen gemeinsamen Vertrieb verkauft werden. Auch das Rechnungswesen und die allgemeine Verwaltung werden gemeinsam genutzt. Damit entstehen sowohl Verwaltungskosten jeweils für die Werke getrennt als auch für das gesamte Unternehmen (s. Tab. 1).

Werk I	Werk II
Kosten der Personalverwaltung Werk I	Kosten der Personalverwaltung Werk II
IT-Kosten Produktionssteuerung Werk I	IT-Kosten Produktionssteuerung Werk II
Versicherungen Feuer, Sturm, … Werk I	Versicherungen Feuer, Sturm, … Werk II
Gesamt-Verwaltungskosten Werk I	Gesamt-Verwaltungskosten Werk II
Kosten der Personalverwaltung (ohne Werk I + Werk II)
IT-Kosten (außer Produktionssteuerung Werk I + Werk II)
Kosten des Rechnungswesens
Sonstige Verwaltungskosten
Gesamt-Verwaltungskosten Unternehmen

Tab. 1: Mehrstufige Verwaltungskosten im Beispiel

Diese Mehrstufigkeit findet sich nicht nur bei den Verwaltungskosten, sondern auch bei vielen anderen Gemeinkosten. 2 Überlegungen machen deutlich, warum dies gerade bei den Verwaltungskosten wichtig ist:

1. Teile der Verwaltungskosten werden nicht über den Betriebsabrechnungsbogen auf die anderen Kostenstellen verteilt. Vielmehr existiert eine Hauptkostenstelle Verwaltung, deren Kosten über den Verwaltungsgemeinkostenzuschlag in der Zuschlagskalkulation verrechnet werden. Je mehr Verwaltungskosten auf unteren Stufen verursachungsgerecht zugeordnet werden können, desto gerechter ist die Belastung der Kostenträger.
2. Die Verwaltungsgemeinkosten erhalten eine größere Rolle in der Bewertung von selbst erstellten Vermögensgegenständen und von Fertigungsaufträgen, die über den Bilanzstichtag hinaus bearbeitet werden. Die Rechnungslegungsstandards, die sich international immer mehr anpassen, schreiben z. B. die Bewertung mit den produktionsnahen Verwaltungsgemeinkosten vor. Dazu müssen diese ermittelbar sein. Das wiederum geschieht über die stufenweise Zuordnung der Verwaltungskosten zu den verschiedenen Verursachern. So erkennen Sie schnell, welche Verwaltungsgemeinkosten produktionsnah sind und welche nicht.